Закупки

Планирование

На старте формируется план закупок с привязкой к бюджетам. Для этого инициатор собирает потребности подразделений в системе и группирует похожие позиции. Процесс закупок становится прозрачным для сотрудников, а инициаторы всегда знают, на каком этапе работы.

В системе создается заявка с указанием бюджета закупки, описанием расходов, также отмечается предполагаемый поставщик. Программа автоматически проверяет остатки бюджетов и предупреждает о превышении лимитов. Согласуются заявки по настроенному в системе маршруту.

Проведение тендеров

Извещения о начале торгов и вся конкурсная документация автоматически генерируются на основе готовых шаблонов. Сотрудники не тратят время и ресурсы на эти процессы. Благодаря интеграции с ЭТП извещения можно публиковать в пару кликов на электронных торговых площадках. В системе оцениваются предложения поставщиков, выбирается победитель тендера и фиксируются результаты.

Заключение договоров

По итогам торгов заключается договор. Эти документы автоматически связываются друг с другом, а значит, не потеряются. Система сверяет условия договора с результатами тендера и остатками бюджета, предупреждает о возможном превышении. Если суммы укладываются в лимиты, договор подписывается электронной подписью.

Оплата и контроль исполнения

Входящие счета регистрируются в системе с автоматической привязкой к договорам и заявкам, а суммы сверяются перед оплатой. Счет направляется на согласование по настроенному маршруту, а после оплаты информация по остаткам бюджета обновляется автоматически.

Аналитика и отчетность

Получить информацию по всем закупкам в разных разрезах можно в специальном реестре. Здесь настроена фильтрация по критериям:

• текущий статус заявки;
• сумма;
• категория расходов;
• поставщик.

На вкладке «Лимиты» показаны остатки бюджетов с учетом текущих заявок, договоров и счетов. С помощью дашбордов руководители получают информацию по исполнению бюджетов, рейтингу поставщиков и динамике затрат.

Решение «Закупки» сокращает время оформления и согласования документов, помогает контролировать бюджет и все этапы исполнения, повышает прозрачность процессов. Подходит для компаний любого масштаба и отраслей. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.

Партнер

ООО «Центр внедрения документооборота» — генеральный партнер Directum. С 2008 года компания успешно реализовала более 160 проектов по комплексной цифровизации предприятий на базе платформы Directum RX, среди которых внедрение AI-решений, автоматизировала свыше 10 тыс. рабочих мест и обучила 5 тыс. специалистов. «ЦВД» проводит внедрение в короткие сроки — от 3 месяцев. Также компания разрабатывает собственные решения, включая модули для технической поддержки и интеграции с внешними сервисами.