Ввод и преобразование документов

В организации поступает много документов в бумажном виде. Удобнее, дешевле и надёжнее работать с электронными документами, чем с их бумажными копиями. На первый план выходят задачи по сокращению «бумаги» в документообороте компании, повышению скорости занесения информации в систему и ее обработки.

Для решения этих задач специалистами компании Directum были разработаны механизмы ввода документов в ECM-систему и их преобразования.

Ввод документов

Служба ввода документов (Directum Capture Service, DCS) облегчает массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, папок файловой системы, электронной почты). В дальнейшем документы с помощью механизма преобразования могут быть конвертированы в различные форматы.

Служба ввода включает в себя модули по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализует первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам — наличию и типу штрихкода, однотонному листу, количеству страниц, тайм-ауту и т.д.).

Модуль ввода из файловой системы

Модуль ввода принимает документы из папки файловой системы и ее подпапок в порядке появления документов в папке. Группирует отдельные образы страниц в документы. Отправляет содержимое документов в Directum, предоставляя информацию о полном пути к файлам документа. Служба поддерживает не только графические образы, но и изначально электронные документы и может работать с сетевыми сканерами (децентрализованное сканирование) — через папки файловой системы и FTP.

Модуль ввода с электронной почты

Модуль ввода загружает почтовые сообщения (текст письма и его вложения). Чтобы отобрать из входящих писем только необходимые, на почтовом сервере используется фильтрация с помощью правил. После захвата писем модуль ввода удаляет сообщения с почтового сервера или помечает их прочитанными (в зависимости от настроек службы). Далее захваченные файлы автоматически импортируются в Directum или в произвольную систему.

Обработка документов интеллектуальными инструментами

Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.

Преобразование документов

Механизм преобразования переводит документы в формат PDF.

Механизм обеспечивает высокую скорость преобразования документов, а также гарантирует преобразование больших файлов в PDF. Можно настраивать произвольное количество преобразований в PDF, каждое из которых характеризуется своими настройками безопасности и качеством конечного документа.

Извлечение штрихкодов

Использование популярных библиотек Aspose.Barcode для работы со штрихкодами обеспечивает высокое качество распознавания штрихкодов. Функциональность извлечения и распознавания штрихкодов используется и в службе ввода. По штрихкоду определяется, есть ли такой документ в системе Directum. Таким образом, исключается дублирование импортируемых документов. Если документ уже есть в системе Directum, для него создается новая версия.

Решения

Служба ввода документов представлена набором модулей, которые, интегрируясь с различными компонентами, например, с потоковыми сканерами, отвечают за продвижение документа по предопределённым или динамически настраиваемым этапам. Компонентная структура службы ввода позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Решения, использующие технологии службы ввода документов, адаптируются под каждый бизнес-процесс индивидуально, что обеспечивает их гибкость и максимальную эффективность. Типовой же сценарий, востребованный большинством организаций, можно условно свести к следующему: перед предприятием стоит задача полного избавления от бумажной документации за пределами отдела делопроизводства. В этом случае применяются практически все возможности службы ввода документов. Будучи автоматизированными, такие сценарии предполагают ввод любой входящей документации в систему со сканеров и других источников, последующую обработку документов механизмами преобразования и дальнейшее продвижение электронных образов документов по предопределённым маршрутам уже в Directum.

Качественный эффект

При достижении целей внедрения службы ввода документов можно наблюдать ярко выраженные качественные эффекты:

• существенное сокращение времени занесения документов в систему вне зависимости от источника поступления и, как следствие, значительное увеличение скорости работы с документами (в т.ч. за счет избавления от бумаги);
• повышение надёжности за счёт сведения к нулю риска неверного занесения документа;
• повышение уровня надежности и безопасности доступа к документам за счёт использования преобразования некоторых исходящих документов в неизменяемые форматы.

Целевая аудитория службы ввода документов — крупные, средние и небольшие компании, которые ориентированы на эффективную автоматизацию управления контентом, или компании, в которых уже построен электронный документооборот — именно в этом случае входящая информация максимально быстро достигнет адресата и будет грамотно обработана.

Служба ввода документов Directum облегчает переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, сокращая время, затрачиваемое на рутинную обработку входящей документации.