Совещания

Возможности решения

Подготовка совещания

Для организации встречи сотрудник создает в системе карточку совещания. Из нее вся информация автоматически переносится в повестку: время, длительность, место проведения, список участников. К карточке совещания привязываются повестка, протокол и другие документы. Благодаря этому нужная информация всегда находится под рукой.

Содержимое повестки можно сформировать с помощью генеративного ИИ. Он подготовит список вопросов для обсуждения на совещании и оформит их в официально-деловом стиле.

Из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook и отправить приглашения всем участникам. Во встрече автоматически заполняются поля и добавляются ссылки на документы по совещанию.

Карточка совещания

Документы, связанные с карточкой совещания

Интеграция с Microsoft Outlook

Оформление результатов

Протокол встречи создается так же быстро, как и повестка: часть данных заполняется автоматически, ответственному сотруднику остается указать принятые решения. Поручения можно отправить в работу за пару кликов: они формируются из протокола, а сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение.

Контроль работ

Как правило, один сотрудник отвечает сразу за несколько совещаний и по каждому проверяет исполнение решений. В системе это сделать легко:

• в реестре совещаний можно быстро посмотреть текущее состояние выданных работ;
• благодаря списку протоколов можно найти все протоколы совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также протоколы, где вы или ваши подчинённые указаны исполнителями;
• с помощью отчета удобно контролировать сроки выполнения работ по совещаниям за выбранный период;
• на вкладке «Поручения» в карточке совещания можно отслеживать статус поручений, созданных по протоколу.

Реестр совещаний

Список протоколов

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений по совещаниям»

Вкладка «Поручения»