Счета на оплату
Проблема
Сотрудники тратят много времени на согласование счетов.
Нет единого реестра хранения документов, невозможно быстро найти нужный счет.
Сложно отследить своевременность оплаты, возникает риск неисполнения договорных обязательств.
Счета хранятся в открытом доступе, невозможно гарантировать безопасность данных.
Решение
Используйте удобный инструмент для работы с входящими и исходящими счетами на оплату:
- легко отслеживайте этапы работ со счетами и проверяйте статус оплаты;
- храните все выставленные компании счета в едином реестре;
- находите любой счет в пару кликов по реквизитам: номеру договора или наименованию организации;
- сохраняйте конфиденциальность данных благодаря разграничению прав доступа;
- ускоряйте согласование счетов и освобождайте время сотрудников на другие важные задачи.
Возможности решения
Создание счетов на оплату
В системе можно заносить входящие счета на оплату, полученные от
В карточке счета указывается полная информация о нем. Благодаря этому найти его не составит труда. А настройки прав доступа на документ помогут обеспечить конфиденциальность данных.
Согласование входящих счетов
Входящие счета на оплату создаются при заключении договоров и поступают в организацию от контрагентов. Занесенный счет отправляется на согласование в соответствии с порядком, принятым в организации, по заранее настроенным процессам. Сотрудникам не надо запоминать, кому и в какой последовательности отправлять счет: нужный процесс выбирается автоматически.
Согласующие получают задания, по которым можно:
- проверить обоснованность выставления счета;
- проверить содержание счета на соответствие поставленным целям и нормативным документам;
- убедиться, что у организации есть средства для оплаты;
- согласовать оплату счета или отправить задание на доработку.
После согласования оплаты счет автоматически преобразуется в PDF, а на подписанных счетах ставится штамп с информацией об электронной подписи. Ответственный сотрудник получает задание на проведение оплаты и переводит средства контрагенту. Когда задание будет выполнено, участникам процесса автоматически придет уведомление об оплате.
Отправка исходящих счетов
Для создания исходящего счета удобно использовать готовые шаблоны. Это помогает придерживаться утвержденной в организации типовой формы документа. При использовании шаблона в содержимое автоматически подставляются данные из карточки.
Из системы можно отправлять контрагентам исходящие счета на оплату вместе с комплектом документов. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту.
Хранение счетов
В системе с помощью гибкой фильтрации можно просматривать счета в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.
Цифровизация охватывает полный цикл работы с входящими счетами: от занесения в систему до согласования и формирования реестра. Решение проработано и готово к внедрению в короткие сроки.
Для централизованного хранения финансово-хозяйственных документов, их быстрого поиска, подготовки к налоговым и аудиторским проверкам можно использовать решение «Финансовый архив».
