Отпуска
Проблема
Планировать отпуска на бумаге или в Excel-файле — долго и трудозатратно: нужно собрать информацию по всем сотрудникам и найти пересечения в подразделениях.
Много времени и сил занимает ручная проверка отпусков: сколько дней отпуска доступно сотруднику, соответствуют ли периоды законодательству и т.д.
Несвоевременное утверждение графика отпусков грозит штрафами для компании.
Решение
Управлять отпусками в цифровом виде:
- организовать прозрачный процесс планирования отпусков для всех сотрудников;
- автоматически формировать графики отпусков и проверять возможные пересечения в пару кликов;
- оперативно изменять и переносить отпуска;
- выполнять все требования законодательства. Например, система сама напоминает о приближающемся отпуске сотрудника.
Возможности решения
Планирование
С помощью решения специалист по работе с персоналом организовывает годовое планирование в электронном виде, быстро и удобно для всех участников. При этом система сама выполняет рутинные действия, например рассылку заданий сотрудникам или сведение итогового графика по форме Т-7. Специалисту достаточно убедиться, что введены верные данные о видах отпусков и их продолжительности. Эти данные можно в пару кликов получить из внешней учетной системы, например «1С: Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), с помощью интеграционных решений. При этом учитываются и остатки отпусков за прошлые периоды.
Решение позволяет адаптировать планирование отпусков под особенности организации. Например, его можно организовать по подразделениям или для отдельных сотрудников. Также можно включить в планирование дополнительные виды отпусков, если они используются в компании.
Сотрудники планируют отпуска в личном кабинете или в системе Directum RX. Понятный интерфейс помогает заполнить всё правильно — например, подсказывает, если коллега запланировал отпуск на те же даты. Также система проверяет, что как минимум один период отпуска включает 14 дней. Конечная дата отпуска определяется автоматически с учетом его длительности и праздничных дней. Если сотрудник совмещает в компании несколько должностей, система помогает ему запланировать отпуск по каждой должности.
Запланировать можно только часть отпуска, если это предусмотрено регламентами компании. Например, только ежегодный оплачиваемый. На оставшиеся дни отпуска сотрудник впоследствии может оформить заявление.
Возможные пересечения отпусков легко отследить на общем графике подразделения или организации. Для наглядности совпадающие периоды выделяются цветом.
Итоговый график подписывается руководителем и автоматически загружается в 1С:ЗУП. После этого сотрудники в любой момент могут увидеть свои плановые отпуска в личном кабинете или системе Directum RX.
Оформление
За две недели до отпуска система автоматически отправляет сотруднику уведомление, чтобы удостовериться, что планы не изменились. При этом сотрудник может выбрать коллегу, который будет замещать его на время отпуска.
Если после составления графика у сотрудника остались дни отпуска, он может легко оформить и отправить заявление, следуя подсказкам системы. Она отобразит возможные даты и количество доступных дней.
Система формирует заявление по шаблону и отправляет его на согласование руководителю. Шаблоны заявлений и приказов гибко настраиваются, а при необходимости специалист может загрузить в систему собственный шаблон.
После согласования заявления система организует все сама. В 1С:ЗУП создает и проводит кадровый документ, формирует приказ, отправляет его на подпись руководителю и ознакомление сотруднику. Далее, если отпуск оплачиваемый, отправляет бухгалтеру задание на начисление отпускных. Все это происходит автоматически, а специалист по работе с персоналом получает уведомления.
Перенос
Сотрудник может перенести запланированный отпуск: достаточно указать новые даты, оставить комментарий и в один клик отправить запрос. После этого руководитель сотрудника получит задание на согласование переноса, а специалист по работе с персоналом — задание на проверку новых дат.
Специалист по работе с персоналом может посмотреть общий список отпусков компании в специальном реестре.
Отзыв и досрочный выход
Отозвать сотрудника из отпуска по всем требованиям законодательства не составляет труда. Руководитель указывает дату выхода и условия отзыва. На основании этих данных автоматически создается и отправляется сотруднику согласие на отзыв из отпуска. Он может подписать его, запросить изменение условий или отказаться.
Сотрудник также может самостоятельно прервать свой отпуск. Для этого в системе формируется заявление и отправляется на согласование руководителю.
Подготовка к проверкам
Выгружать документы по отпускам для контролирующих органов можно в несколько кликов. Доступна как массовая, так и точечная выгрузка.
Массово документы экспортируются в формате контейнера, установленного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н.
Трудовое законодательство сегодня разрешает вести работу с отпусками полностью в цифровом виде. Однако без нужных компетенций организовать процесс правильно с первого раза — нетривиальная и трудоемкая задача.
С решением «Отпуска» от Directum вы получаете полную методологическую поддержку и сопровождение на всех этапах проекта внедрения: готовые шаблоны организационных документов, необходимые регламенты, консультации, а также гарантию легитимности готового цифрового процесса.
