Финансовый архив

Хранение электронных и бумажных документов

Финансовый архив Directum СЭД+ помогает соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» по хранению электронных и скан-образов бумажных документов.

В него заносятся:

• документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например Saby (СБИС) или Диадок (требуется при подключении модуля интеграции);
• исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum СЭД+ после формирования их в учетной системе;
• договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum СЭД+ или синхронизировались из учетной системы;
• внутренние учетные документы, которые фиксируют хозяйственные операции компании и служат основанием для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета;
• входящие платежные поручения, полученные от контрагентов при переводе денежных средств нашей организации;
• скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.

Интеллектуальные сервисы заполняют за человека все необходимые реквизиты документов, занесенных в Directum СЭД+: вид, содержание, данные контрагента и нашей организации. Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение.

Использование встроенных ИИ-механизмов доступно в варианте интеллектуальной поставки Directum СЭД+.

Контроль полноты архива

В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.

Список «Ожидают подписания»

Список «Отсутствуют скан-копии»

Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.

Удобный поиск по архиву

На поиск документов, которые хранятся в бумажном виде, зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum СЭД+ сотрудники в несколько кликов находят документы и формируют комплекты по заданным критериям.

В системе разделено хранение внутренних учетных документов и финансовых документов для обмена с контрагентами. Чтобы быстро найти нужное в реестре, список можно отфильтровать по датам действия, статусу в ЭДО и другим критериям:

Кроме того, каждый сотрудник может настроить вид списка. Например, бухгалтеру удобнее работать с актами и счетами, если документы сгруппированы по контрагентам и видам:

Подготовка к налоговым проверкам

В Directum СЭД+ сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка файлов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первично-учетные документы к соответствующему договору. Чтобы их экспортировать, достаточно задать критерии и выгрузить все данные в нужном формате.

Дополнительно скачивается отчет с результатами.

Выбор критериев и параметров для выгрузки

Выгрузка документов в папки

В интеллектуальной поставке Directum СЭД+ есть возможность обработки требований ФНС и автоматической подготовки ответов по ним. Без помощи человека ИИ извлекает из PDF-документа и заносит в систему все необходимые сведения:

• дату и номер документа;
• наименование инспекции;
• сроки предоставления отчета;
• перечень истребуемых документов;
• список организаций-контрагентов;
• период проверки и пр.

Интеллектуальная обработка требований от ФНС

Далее с помощью инструментов поиска система автоматически подбирает нужные документы, одновременно подсвечивая недостающие. Бухгалтеру придет задача на верификацию извлеченных данных и проверку наличия запрашиваемых документов. Чтобы не опоздать с предоставлением ответа, система автоматически установит дату выполнения задачи по извлеченному из требования сроку.

Подборка документов для ответа на требования ФНС

Финансовый архив можно интегрировать с налоговыми витринами данных. Это позволит перейти на цифровое взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга. Подробнее об этом читайте на странице «Архив для налогового мониторинга».