Directum в Правительстве Удмуртской Республики
—
более 10 лет совместного развития
В ноябре 2010 года Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики во главе с заместителем Председателя Правительства УР приступили к разработке и реализации программ развития информатизации и связи в регионе. Требовалась мощная основа для формирования инфраструктуры электронного правительства Удмуртии. Так, ключевыми направлениями стали:
- организация информационного взаимодействия между государственными органами Удмуртии, органами местного самоуправления и федеральными органами власти;
- предоставления государственных и муниципальных услуг населению в электронном виде.
На платформе Directum были созданы региональные государственные информационные системы для:
- электронного документооборота государственных органов (СЭД ГО УР);
- предоставления государственных и муниципальных услуг (СИР УР);
- автоматизации МФЦ (АИС МФЦ Удмуртии);
- сбора отчетности от исполнительных органов власти.
С системами работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, подведомственные учреждения и другие организации, заключившие с оператором единой системы соглашение об информационном взаимодействии.
Электронные государственные и муниципальные услуги — без очередей и нарушения сроков
Проект по переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид на базе «Система исполнения регламентов УР» (СИР УР) стартовал в 2011 году.
Сегодня предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде в Удмуртской Республике организовано через региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) (РПГУ) — uslugi.udmurt.ru. В число первых 28 услуг вошли первоочередные услуги из Распоряжения Правительства РФ от 25.12.2013 № 2516-р «Об утверждении Концепции развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде», а также другие государственные и муниципальные услуги, наиболее востребованные у граждан. В их числе такие услуги как: «Прием заявлений и выдача документов о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения», «Постановка граждан на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях»; «Выдача гражданам справок о государственной регистрации заключения брака» и т. д.
В основе инфраструктуры лежит пул решений Directum
Как работают госуслуги Удмуртии
- Гражданин заполняет заявление на РПГУ. Заполненное заявление передается через СМЭВ в СИР.
- Ответственный получает заявку, проверяет ее корректность, далее услуга автоматически передается в ответственное ведомство.
- В случае необходимости получения справок, документов или сведений из других органов исполнительной власти и местного самоуправления Удмуртской Республики, а также из федеральных органов исполнительной власти чиновник формирует в СИР запросы и получает на них ответы.
- Гражданин может отслеживать ход рассмотрения своей заявки через личный кабинет РПГУ, в который передаются актуальные статусы.
- По итогу предоставления услуги гражданин получает уведомление о факте предоставления услуги (5 этап) либо приглашение за получением результата (4 этап).
Схема работы регионального портала государственных услуг
Ведомства могут производить мониторинг предоставления услуг, оценивать, сколько и каких услуг предоставлено в электронном виде или при личном приеме, проверять выполнение сроков, а также оценивать активность граждан в зависимости от дня недели, времени года и других факторов. Подобный анализ позволяет принимать правильные управленческие решения и оптимизировать деятельность госслужащих, участвующих в предоставлении госуслуг.
Цифровизация деловых процессов — как организована работа в системе электронного документооборота государственных органов УР
В соответствии с планом развития системы межведомственного электронного документооборота в 2012 году был дан старт проекту внедрения системы электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики на базе возможностей Directum.
Делопроизводство и работа с поручениями
Вся корреспонденция и организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД ГО УР. Руководители подразделений рассматривают документы, выносят резолюции, выдают поручения и контролируют ход их исполнения в системе. Аналогичным образом выстраивается работа с проектами документов — согласование ведется по настроенным регламентированным маршрутам с четким соблюдением сроков и участников.
Даже при работе с бумажными экземплярами контролируется перемещение документа, так что в любое время секретарь-делопроизводитель знает, у кого в работе находится документ. Благодаря тому, что к работе в СЭД ГО УР подключены Администрация Главы и Правительства Удмуртской Республики, все исполнительные органы государственной власти Удмуртии и администрации муниципальных районов, приказы и распоряжения быстро доводятся до адресатов. Кроме того, Directum подсказывает, действительно ли сотрудники ознакомились с содержанием.
Работа с обращениями граждан и интернет-приемная
Еще одно направление затронуло работу с обращениями граждан. Согласно Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обрабатывать обращения граждан и вовремя отправлять им ответы. Для цифровизации процесса вновь использовались решения Directum — «Обращения граждан» и «Интернет-приемная обращений граждан», которые позволили:
Заявителям
- удобно формировать обращения на сайте ведомства;
- контролировать ход рассмотрения обращения.
Ведомствам
- автоматически заносить сформированные на сайте обращения в СЭД ГО УР;
- отправлять на рассмотрение по регламентированному маршруту с учетом установленных сроков;
- быстро готовить ответ заявителю прямо из карточки зарегистрированного обращения;
- вести единый реестр обращений;
- готовить отчеты по выполнению работ в рамках поступивших обращений.
Проекты нормативных правовых актов
министр информатизации и связи Удмуртской Республики.
Одно из важнейших направлений деятельности ведомств — это подготовка, согласование и учет проектов нормативных правовых актов.
Автоматизирована работа с постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Главы Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики. В качестве удобств и преимуществ использования системы сотрудники выделяют:
- в цифровой вид перевели каждый этап работы с проектом НПА: создание и согласование. Все необходимые действия удобно расположены на обложке специального разработанного модуля;
- документы согласуются по заранее настроенным маршрутам, соответствующим регламенту Правительства Удмуртской Республики. Также автоматически формируются листы согласования и лист рассылки со списком организаций и способом доставки;
- после внесения на рассмотрение документ автоматически заносится в единую базу. Система сразу присваивает регистрационный номер подписанному руководителем ведомства проекту НПА;
- единая электронная база проектов НПА реализована в системе. Сотрудник, обладая необходимыми правами доступа, всегда может быстро найти нужный документ. Кроме того, справочники системы отображают этап рассмотрения НПА.
Статистика использования решения за год
Сбор отчетности от исполнительных органов власти
В 2020 году в единую информационную систему добавлена функциональность для межведомственного электронного взаимодействия. Появился удобный инструмент, позволяющий повысить прозрачность процессов:
- распределенного сбора информации с исполнительных органов власти городских округов и муниципальных районов, для оценки эффективности их деятельности за отчетный год и прогнозирования на 3-летний период;
- согласования значений параметров для измерения результатов деятельности органов местного самоуправления с региональными органами исполнительной власти;
- расчет размера дотаций из бюджета УР в виде грантов за достижение наилучших показателей.
Проект с историей — результаты и показатели
Цифровизация ведомственных процессов дает возможность контролировать этапы и сроки работ, и это положительно отражается на исполнительской дисциплине. Мобильная работа руководителей с помощью приложения Directum Solo позволяет сохранять гибкость в работе — оперативно подключаться к срочным вопросам, соблюдать регламентированные сроки по рассмотрению документов.
Электронные государственные услуги и выстроенная система работы с поступающими заявками сокращают стоимость и ускоряют государственные процессы. Снижаются трудозатраты на рутинные операции, исключается необходимость передачи бумажных документов между ведомствами.
В 2016 году, в рейтинге Минкомсвязи Удмуртская Республика вошла в десятку регионов по количеству зарегистрированных граждан на едином портале государственных услуг. В 2019 году показатель увеличился в два раза.
министр информатизации и связи Удмуртской Республики.
Новый этап: легитимное хранение электронных документов
В 2021 году для органов власти и подведомственных организаций в Удмуртии был создан цифровой архив на базе решения Directum «Долговременный архив».
Разработка системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) вошла в число «бережливых» инструментов, которые внедряются в республике.
министр информатизации и связи Удмуртской Республики.
Также благодаря САХЭД упростился учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в программе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском, что заметно ускоряет процесс. Раньше, чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требовалось от 15 минут до 3-4 дней. Теперь поиск занимает 10-15 минут.
В САХЭД учтены все требования, которые предъявляются Росархивом. При передаче документов из системы документооборота формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан. Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Благодаря этому обеспечивается юридическая значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения.
В ближайшие годы в Удмуртии планируют масштабировать САХЭД — подключить к ней все органы власти в регионе и муниципальные архивы, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.
Подключение искусственного интеллекта
Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных механизмов Directum для обработки входящей корреспонденции.
В АГиП УР ежегодно поступает около 46 000 писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут:
- 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
- еще 6 минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции.
Основной целью проекта стало сокращение трудозатрат делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут и высвобождение их ресурсов для решения более важных задач.
ИИ подключается к нескольким этапам процесса:
- проверке входящих писем на дубли;
- заполнению реквизитов и регистрации РКК;
- формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК;
- определению ответственного исполнителя.
После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненную РКК и отправить проект резолюции на рассмотрение руководителю — Главе УР или Председателю Правительства. Шаблон текста поручения при этом сформируется автоматически.
Процесс обработки входящего письма с применением интеллектуальных механизмов Directum
В результате проекта достигнуты следующие показатели:
- 80% — корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
- 91% — корректность автоматического заполнения шаблона текста проекта поручения;
- 67% — корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.
В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.
Остались вопросы? Напишите нам
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
