ЭДО с контрагентами

Организация сквозного процесса работы с внутренними и внешними электронными документами
в 5 раз
ускоряется обмен и подписание документов с контрагентами
на 70%
уменьшается трудоемкость обработки входящих документов
в 8 раз
быстрее заносятся в систему данные из финансовых документов

Проблема

На занесение и обработку документов от контрагентов сотрудники тратят до 50% рабочего времени. Чем больше трафик, тем монотоннее работа и выше риск допустить ошибку.

Часто документы поступают с задержкой, теряются в пути или приходят с ошибками. За несданную вовремя отчетность компания получает штрафы от ФНС: от 5000 до 30 000 руб. по каждому факту нарушения.

Когда сотрудники работают с документами в нескольких системах, им приходится переключаться между интерфейсами и дублировать информацию в каждую систему.

На базе оператора ЭДО сложно организовать длинные и нетиповые маршруты согласования, которые часто встречаются в крупных компаниях.

Решение

Перейти на комплексную работу с бумажными и электронными документами (договорными, первичными и др.) и обмениваться ими с контрагентами в режиме одного окна. В Directum RX:

  • связывается внутренний и межкорпоративный документооборот;
  • сокращается количество трудоемких ручных операций за счет обработки входящих документов встроенным искусственным интеллектом (ИИ);
  • снижаются риски налоговых штрафов благодаря тому, что ИИ подсвечивает расхождения и ошибки в документах;
  • исключаются потери первичных документов благодаря структурированному хранению и связям с договорами и счетами на оплату;
  • появляется прозрачность в согласовании документов за счет настроенных маршрутов.

Возможности решения

Подключение к электронному обмену

В Directum RX можно настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного решения с сервисами обмена Диадок и СБИС. После установки такого решения достаточно зарегистрироваться в сервисе и настроить в системе абонентский ящик организации.

Обмен можно организовать так, чтобы первичные документы поступали напрямую в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел. Кроме этого, есть возможность отправлять документы на адрес филиала или конкретного подразделения контрагента, а также получать их.

Чтобы начать электронный обмен, остается отправить приглашения контрагентам или наоборот принять их. При этом пригласить можно даже компании, которые еще не зарегистрированы в сервисах обмена.

Вариант организации абонентских ящиков
Вариант организации абонентских ящиков

Установленный обмен с контрагентом можно прекратить и возобновить. Также легко изменить реквизиты, например, если при внесении данных допустили ошибку.

Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций
Карточка контрагента, с которым настраивается обмен для трех наших организаций

Отправка документов через сервисы обмена

Неформализованные документы, например договоры, письма или коммерческие предложения, можно создать, согласовать и подписать в соответствии с внутренними процессами организации.

Пример схемы согласования в Directum RX
Пример схемы согласования в Directum RX

После этого их легко отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это удобно, так как не нужно переключаться между несколькими интерфейсами.

Формализованные документы создаются в учетной системе, например в 1С, после чего отправляются контрагентам через сервисы обмена и автоматически заносятся в Directum RX.

Документы можно подписывать усиленной квалифицированной подписью. Также в системе при подписании КЭП электронных документов используются машиночитаемые доверенности.

Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом. При необходимости в Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.

Информация о состоянии подписания в карточке документа
Информация о состоянии подписания в карточке документа
Список документов, которые находятся у контрагента на подписании
Список документов, которые находятся у контрагента на подписании

 

Чтобы признать отправленный документ недействительным, в его карточке можно создать соглашение об аннулировании, которое подписывается и передается контрагенту через сервис обмена.

Обработка поступивших документов

По каждому комплекту формируется задание на обработку. Ответственный проверяет документы и отправляет их на согласование и подписание, переадресовывает задание другому сотруднику или отправляет отказ.

Задание на обработку документов от контрагента
Задание на обработку документов от контрагента

Для подтверждения подлинности и юридической значимости документов на каждую страницу автоматически добавляются штампы с идентификатором документа в сервисе обмена и номером страницы, а на последнюю — ставится отметка о подписании.

Для удобного просмотра поступившие документы открываются в формате PDF. При необходимости неформализованный документ можно открыть в исходном формате, а формализованный — в сервисе обмена напрямую из Directum RX.

После согласования и подписания документов внутри компании ответственный сотрудник возвращает их контрагенту через сервис обмена.

Отметка о подписании документа
Отметка о подписании документа
Переход к документу в сервисе обмена из карточки Directum RX
Переход к документу в сервисе обмена из карточки Directum RX
Возврат подписанных на стороне нашей организации документов контрагенту
Возврат подписанных на стороне нашей организации документов контрагенту

Если контрагент присылает соглашение об аннулировании документа, то руководитель или другой ответственный сотрудник его утверждает или отказывает в подписании.

Контроль документооборота

При поступлении документов от контрагентов ответственный за абонентский ящик организации или подразделения выполняет задание на обработку, а в сервис обмена автоматически отправляется извещение о получении документов. В фоновом режиме система Directum RX проверяет, остались ли документы, получение которых не подтверждено. Если они есть, ответственный получает задание на подтверждение, которое при необходимости может перенаправить другому сотруднику. Например, если у самого нет подходящего сертификата электронной подписи.

Когда из сервисов обмена поступает более тысячи документов в день, можно настроить автоматическую отправку извещений о получении. Это ускоряет подтверждение и не требует участия сотрудников.

Убедиться, что все необходимые документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета.

Протокол электронного обмена документами между контрагентами
Протокол электронного обмена документами между контрагентами

При интеграции с Диадок и СБИС Directum RX удобно связывает внутренний и межкорпоративный документооборот компании: документы, полученные от контрагентов, могут автоматически помещаться в финансовый архив. В нем надежно хранятся документы (договоры и первичка) всех организаций, подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует компания.

Дополнительные возможности и инструменты

01. Извлечение данных из неформализованных документов

Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.

Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.

02. Сравнение документов
03. Перекрестные и арифметические проверки по документу
04. Сопоставление номенклатуры и сверка с заказом
05. Занесение данных в учетную систему
06. Легкая подготовка к налоговым проверкам
Рутинные операции по обработке входящих документов берут на себя интеллектуальные сервисы. Они распознают текстовую информацию, разделяют пакет документов по видам, извлекают реквизиты, создают и заполняют ими электронную карточку. Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.
Качественное извлечение фактов доступно для 20 видов документов. При необходимости можно самостоятельно дообучить ИИ-механизмы классификации и распознаванию других видов документов.
Искусственный интеллект проверяет, не вносил ли контрагент изменения в текст. Это помогает выявить расхождения на всех этапах согласования, а также при возврате подписанного документа от контрагента. Обнаруженные несоответствия выделяются цветом. Сотрудникам не нужно тратить время на вычитку всего текста — достаточно просмотреть изменившиеся места.
Сверка сумм по номенклатурным позициям для входящих первичных документов выполняется автоматически. Искусственный интеллект проверяет, нет ли ошибок в цене, количестве, стоимости, НДС. Бухгалтер получает результат с точностью до копейки.
Система без участия человека извлекает реквизиты из первичного входящего документа и сопоставляет номенклатуру с данными в учетной системе. Ни одна неточность в наименовании позиций не проскочит мимо искусственного интеллекта.
Благодаря интеграции с учетной системой сокращаются трудозатраты на занесение поступившего документа. Бухгалтеру не приходится вводить данные из входящей первички вручную. Основные реквизиты и номенклатурные позиции заполняются автоматически.
Кроме того, для удобства бухгалтера в учетную систему дублируется статус подписания документа, так как Directum RX в фоновом режиме проверяет подписание в сервисе обмена.
С помощью финансового архива в Directum RX за короткое время можно создать выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.). Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может переслать их через онлайн-сервисы отчетности или в рамках налогового мониторинга открыть инспектору доступ к запрашиваемым документам с помощью интеграции с витриной данных.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна