Долговременный архив

В чем отличие Долговременного архива от СЭД

Предназначение

Долговременный архив

Система электронного документооборота

Характеристики

Долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости до 75 лет согласно требованиям законодательства. Разгрузка оперативного хранилища других систем

Хранение всех типов документов и оперативный доступ к ним на горизонте до 10 лет. Документы используются при согласовании, подписании и оперативной деятельности

Совместимость

Низкая стоимость хранения большого объема информации, ограниченный доступ к документам

Высокая скорость доступа. Гарантированная доступность большому числу пользователей

Юридическая значимость

Хранение документов в специализированном формате. Они поступают из разных систем, и не нужно реализовывать работу с архивом в каждой из них

Хранение документов в формате офисных приложений (тексты, таблицы, изображения, PDF), реже — других типов

Архивное делопроизводство

На всем сроке хранения используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A

На всем сроке хранения, но с ограничениями из-за особенностей формата CAdES-XL и устаревания сертификатов электронных подписей

Специальные регулярные процедуры для архивного хранения, ведение фондов и пр., регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение

Не используется

Возможности решения

Решение Directum RX «Долговременный архив» помогает создать централизованный архивный фонд компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов. Все фонды хранятся по правилам архивного делопроизводства.

Прием документов в архив

Ответственный за дело подготавливает документы для передачи в архив и в несколько кликов создает сдаточную опись бумажных дел или электронных документов. Кроме того, сдаточная опись может формироваться автоматически фоновым процессом, тогда ручные действия не требуются совсем.

Далее сдаточная опись передается на проверку архивисту в соответствии с внутренними процессами в организации. Когда архивист подписывает опись, система автоматически проверяет целостность документов и принимает их на хранение.

Создание сдаточной описи

Пример схемы передачи бумажных дел в архив

Карточка сдаточной описи

Размещение в архиве

Решение помогает архивисту систематизировать и проводить учет поступивших документов:

• вести архивные фонды для группировки дел по организациям и филиалам;
• формировать сводные описи бумажных дел и электронных документов;
• создавать учетные документы, с помощью которых можно получить наглядное представление изменений в архивных фондах. Например, годовые разделы или реестры сводных описей.

В системе также автоматически ведется список «Книга поступления и выбытия». В нее помещаются согласованные сдаточные описи и подписанные акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Годовой раздел сводной описи дел

Книга поступления и выбытия

Работа с документами

Если сотруднику необходимо получить информацию из архива, он направляет запрос, например, на предоставление архивной справки или временного доступа к документам. Контролирующие организации также могут запрашивать необходимые архивные документы.

Запрос на выдачу доступа к архивному документу

>Массовая выгрузка документов по организации

Для сотрудника архивист отбирает документы удобным способом, например с помощью поиска, а затем добавляет их в специальную папку в системе. По запросу от контролирующей организации архивист формирует выгрузку по критериям: вид документа, фонд, период и т.д. Отобранные документы выгружаются в папку на компьютере.

Регулярные процедуры

Важно поддерживать сохранность и юридическую значимость архивных документов. Для этого решение регулярно:

• проверяет неизменность содержимого документа;
• проставляет метки доверенного времени (штампы времени). Постепенно подпись документа совершенствуется до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени и используется для долгосрочного хранения подписей.

Процедуры проходят в фоновом режиме без участия архивиста.

Уничтожение документов

Сроки хранения контролируются системой. Документы с истекшим сроком передаются на экспертизу ценности. По решению экспертной комиссии документы, потерявшие ценность, уничтожаются.

Карточка акта о выделении дел к уничтожению

Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения, сокращает трудоемкость рутинных операций ответственного за дело и архивиста.