Проблема
Сотрудники тратят много времени на согласование счетов.
Нет единого реестра хранения документов, невозможно быстро найти нужный счет.
Сложно отследить своевременность оплаты, возникает риск неисполнения договорных обязательств.
Счета хранятся в открытом доступе, невозможно гарантировать безопасность данных.
Решение
Используйте удобный инструмент для работы с входящими и исходящими счетами на оплату:
В Directum RX можно заносить входящие счета на оплату, полученные от организации-контрагента, и создавать исходящие счета. Занести в систему счета можно как в электронном, так и в бумажном виде с помощью сканера. Счет можно связать с договором или дополнительным соглашением. Это помогает быстро находить весь комплект документов по одному договору.
В карточке счета указывается полная информация о нем. Благодаря этому найти счет в системе не составит труда. А настройки прав доступа на документ помогут обеспечить конфиденциальность данных.
Входящие счета на оплату создаются в рамках договорной деятельности и поступают в организацию от контрагентов. Занесенный счет отправляется на согласование в соответствии с порядком, принятым в организации, по заранее настроенным процессам. Сотрудникам не надо запоминать, кому и в какой последовательности отправлять счет: система все сделает сама.
Согласующие получают задания, по которым можно:
После согласования оплаты счет автоматически конвертируется в формат PDF, а на подписанных счетах ставится штамп с информацией об электронной подписи. Ответственный сотрудник получает задание на проведение оплаты и переводит средства контрагенту. Когда задание будет выполнено, система уведомит участников процесса об оплате.
Для создания исходящего счета удобно использовать готовые шаблоны. Это помогает придерживаться утвержденной в организации типовой формы документа. При использовании шаблона в содержимое автоматически подставляются данные из карточки.
Из Directum RX можно отправлять контрагентам исходящие счета на оплату вместе с комплектом документов. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту.
В системе все созданные счета на оплату хранятся в списках «Входящие счета» и «Исходящие счета». С помощью гибкой фильтрации можно просматривать их в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.
Цифровизация в Directum RX охватывает полный цикл работы с входящими счетами от занесения в систему до согласования и формирования реестра, а также позволяет оформлять исходящие счета. Решение проработано и готово к внедрению в короткие сроки.
При необходимости для организации централизованного хранения финансово-хозяйственных документов, быстрого их поиска, подготовки к налоговым и аудиторским проверкам можно использовать решение «Финансовый архив».
Internet Explorer устарел и не соответствует требованиям безопасности
Для корректного отображения информации используйте любой браузер из списка ниже: