Командировки
Проблема
Оформление документов для рабочей поездки — долгий и трудоемкий процесс:
- согласование командировки непрозрачно и отнимает время командируемого, его руководителя, бухгалтера;
- затягивается подписание документов по поездке, что приводит к проблемам с закрытием отчетного периода;
- если лимиты по расходам на командировку превышены, ее оформление усложняется и замедляется;
- нарушаются сроки предоставления авансовых отчетов, так как сотрудники часто забывают заполнять их вовремя;
- данные по командировкам обрабатываются в различных системах — это приводит к дублированию информации, ошибкам и сложностям в коммуникации.
Решение
Перевести командировки и авансовые отчеты в электронный вид:
- создавать заявки на командировки в пару кликов, согласовывать их по настроенному маршруту в единой системе;
- автоматически интегрировать данные по рабочим поездкам в учетную систему;
- оперативно отменять командировку или изменять ее параметры в процессе согласования (например, в случае превышения расходов или переносе сроков);
- автоматически устанавливать лимиты;
- в краткие сроки формировать и заполнять авансовый отчет;
- быстро выгружать электронные документы для налоговых и аудиторских проверок, представления в ФНС и другие надзорные органы.
Возможности решения
Оформление командировки
Заявка на командировку создается в пару кликов в веб-версии системы или в личном кабинете. В ней можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы.
Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля. При этом командировку необязательно оформлять самому — в веб-версии системы ответственный может сделать это за сотрудника. Например, ассистент может организовать поездку руководителя.
Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.
После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс. На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке.
Доступна синхронизация данных с учетной системой «1С:Зарплата и управление персоналом». В нее автоматически отправляются сведения из согласованной заявки на командировку. Далее система сама создает кадровое событие, формирует приказ о направлении в рабочую поездку и отправляет его из 1С:ЗУП на подписание в Directum HR Pro.
Чтобы подписать документы или получить аванс, не нужно идти в бухгалтерию. Все взаимодействие ведется в электронном виде — командируемый знакомится с документами и подписывает их в личном кабинете, а работодатель — в веб-клиенте системы.
Сотрудник может отменить или изменить параметры командировки, например, если мероприятие, которое он планировал посетить, перенесли или отменили. А руководитель — отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.
Заполнение авансового отчета
По возвращении командируемый заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете. Если поездку оформлял ответственный, то он также может составить отчет по ней.
Табличная часть отчета формируется автоматически еще на этапе утверждения командировки — за основу берутся плановые расходы. Если сотрудник уехал в командировку на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте.
Сотрудник проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет и служебную записку — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.
Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.
Подготовка к проверкам
Решение дает возможность выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.
С решением «Командировки» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании.
