Оцифровка архивов

Проблема

В крупных организациях бумажные архивы занимают тысячи квадратных метров и миллионы коробов. В таких условиях замедляется поиск документов, подготовка к налоговым и другим проверкам.

Часто документы поступают в компанию через различные каналы (по почте, с курьером, по email, через операторов ЭДО) и хранятся в разных местах. Из-за этого оригиналы легко потерять.

Когда подразделения компании раскиданы по всей стране, а документы хранятся локально в одном архиве, получить к ним быстрый доступ невозможно. На оформление запроса, поиск нужного экземпляра, отправку уходит слишком много времени.

Постоянно нужно закупать архивные короба, стеллажи и шкафы. Растут расходы на внеофисное хранение, выемку и поиск документов при необходимости.

Решение

Оцифровать бумажные архивы и создать единую базу документов, чтобы:

• хранить все сканы централизованно в электронном архиве Directum RX (финансовом, долговременном, кадровом или делопроизводственном);
• обеспечить быстрый и удобный поиск нужной информации: в карточке указано местонахождение оригинала, достаточно нескольких кликов, — и документ найден;
• гарантировать многопользовательский доступ к документу из разных мест и с разграничением прав;
• быстрее готовить ответы на запросы контролирующих органов и представлять документы;
• снизить трудозатраты на архивные процедуры (формирование учетных документов, контроль сроков хранения, уничтожение документов и т. д.);
• уменьшить вероятность потери информации за счет разграничения прав доступа.