Регламентирующие документы
Проблема
Долгое согласование и ознакомление с документами, особенно при большом штате сотрудников, территориально распределенной структуре или удаленной форме работы.
Сложно составлять выборки необходимых документов для ознакомления.
Потеря времени сотрудником до начала работы из-за долгого ознакомления с документами по технике безопасности, стандартам работы и т.д.
Высокая трудоемкость поддержки актуальности документов, контроля дублирования и сроков действия документов, что повышает риск нарушений и штрафов.
Разрозненное хранение документов затрудняет поиск регламентирующих документов.
Несвоевременное или неполное ознакомление с регламентирующими документами может повлечь административную и уголовную ответственность.
Решение
Перевести в цифру процессы управления документацией с помощью решения «Регламентирующие документы». Это поможет:
- сократить затраты на разработку, поиск и актуализацию документов;
- минимизировать риски неправильного применения нормативов;
- гарантировать удобный доступ к актуальным документам и истории их изменений;
- своевременно предоставлять полный комплект необходимых документов для ознакомления сотрудников по спискам;
- помочь сотрудникам быстрее изучить корпоративные стандарты, войти в курс дел и обязанностей;
- ускорить составление отчётов для проверяющих органов.
Какие документы относятся к регламентирующим
Решение «Регламентирующие документы» работает с широким спектром документов. Локальные нормативные акты/документы (ЛНА/ЛНД) это их часть, документы системы менеджмента качества (СМК) тоже являются подмножеством регламентирующих документов. Для удобства выделен набор категорий и видов, другие можно настроить самостоятельно. Например, категория «Управление закупками и договорами», вид «Положение» или другой пример: категория «Документы СМК» и вид «Стандарт».
документы
документы
Возможности решения
Решение цифровизирует работу с регламентирующими документами и упрощает трудоемкие процедуры на всех этапах жизненного цикла:
Единый реестр регламентирующих документов и обложка решения — предоставляют самые нужные инструменты для работы ответственных пользователей. С помощью обложки перейти к действиям с документами. Список можно отфильтровать, например, по видам, категориям или нашим организациям.
Для каждого регламентирующего документа можно посмотреть предыдущие и следующие редакции при их наличии.
При создании новой редакции документа не нужно заново заполнять карточку. Вся информация, например, список ознакомления, заполняются автоматически по аналогии с данными предыдущей редакции.
Кроме того, с обложки решения можно в один клик перейти в реестр приказов, которые вводят в действие регламентирующие документы.
Инициирование разработки документов
Потребность в новом регламентирующем документе или актуализации текущего может возникнуть при:
- получении запроса от сотрудников компании;
- плановой дате по графику разработки и актуализации документов;
- вступлении в силу новых законодательных или иных нормативных правовых актов органов государственной власти РФ и ее субъектов;
- изменениях в организации, ее структуре, процессах, положениях или правилах.
Обычно назначается сотрудник (куратор) или служба, которые организуют разработку, контроль и подписание новых регламентирующих документов, а также актуализацию созданных ранее. Такая служба привлекает непосредственно к созданию документов авторов и назначает ответственных в подразделениях. В едином цифровом пространстве эти действия можно стартовать в Directum RX в виде задач, либо в виде тикетов на цифровой канбан-доске. Система готова гибко реализовать различные управленческие сценарии.
Разработка регламентирующих документов
Сотрудник, ответственный за регламентирующий документ, в пару кликов может создать новый документ или редакцию существующего, а также настроить список ознакомления. Вся информация о документе заполняется в его карточке.
Согласование и утверждение регламентирующих документов
После разработки сотрудник отправляет документ на согласование. Задания на каждом этапе формируются автоматически, и можно не задумываться, кому отправить документ дальше.
Кроме того, регламентирующий документ можно согласовать и подписать вместе с приказом о введении его в действие. Для этого достаточно вложить его в задачу на согласование приказа.
Для согласования и утверждения документов участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Чтобы на новом круге рецензирования не перечитывать весь текст и посмотреть только внесенные правки, сотрудники применяют интеллектуальное сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum RX Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного документа, так и две редакции документа при его актуализации. При этом документы могут быть в разных форматах, например, в PDF, DOCX или JPG.
После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в нём значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.
Ознакомление и публикация
Список ознакомления легко подобрать по должности, подразделению, по группе участников, зафиксировать список в карточке и сохранить для дальнейшего использования.
Ознакомиться с регламентирующим документом сотрудники могут на своем компьютере или смартфоне в удобное время и в комфортной обстановке. Задание на ознакомление придет в системе Directum RX, в личном кабинете Directum HR Pro, в мобильных приложениях Directum Jazz или Directum Solo. Контролировать процесс ознакомления можно по переписке в задаче или из отчетов решения. При необходимости для неавтоматизированных пользователей можно распечатать лист ознакомления на бумаге.
Компания может организовать удобный доступ к регламентирующим документам в системе Directum RX с помощью общих папок, или использовать решение «База знаний», или реализовать публикацию на внутренний портал организации.
Актуализация регламентирующих документов
Система заранее предупреждает о завершении действия регламентирующего документа автора и куратора. Затем в зависимости от актуальности документа сотрудники выполняют необходимые действия: продлевают срок действия, отмечают устаревшим, создают новую редакцию и вносят изменение в ее содержимое.
При актуализации редакция документа сразу имеет список ознакомления на основе предыдущего. Ответственный видит, кто ранее был ознакомлен с предыдущей версией, а кого нужно добавить.
Сотрудники могут отправить запрос на разработку или обновление регламентирующего документа. Куратор получает задание на рассмотрение этого запроса и решает, что с ним делать:
- принять в работу и отправить ответственному поручение на разработку нового документа или создание редакции существующего;
- отказать в выполнении;
- переадресовать рассмотрение запроса другому сотруднику, если это относится к его зоне ответственности;
- отложить работы и занести их в перечень задач по ведению регламентирующих документов в организации. Или можно использовать решение «Agile-доски» — визуальный инструмент для распределения и отслеживания работ команды.
Дальнейшие работы легко отслеживать благодаря совместной работе команды в единой цифровой среде Directum RX. Процесс актуализации становится прозрачным и контролируемым.
Предусмотрена процедура отмены действия регламентирующего документа, которую легко запустить и настроить по принятым в организации правилам.
Архивное хранение
Часть регламентирующих документов, например, устав, штатное расписание, различные политики, имеют длительные сроки хранения. В карточке каждого документа указывается дело, на основании которого определяется период хранения.
Для обеспечения архивных процедур используйте решение «Долговременный архив». С помощью этого решения подписи даже через 50 лет и далее остаются действительными и легитимными.
Выберите нужное вам решение
Решение «Регламентирующие документы» нацелено на специфические задачи работы с управленческой документацией. В линейке Directum есть продукты с похожей функциональностью, но с другими характеристиками. Клиент может выбрать любое в зависимости от потребностей, либо интегрировать решения.
| Регламентирующие документы | ЛНА в HR Pro | |
|---|---|---|
| Состав охватываемых документов | Широкий состав документов | ЛНА — это одно из подмножеств регламентирующих документов |
| С какими документами работает решение | Регламентирующие документы (РД) — официальные внутренние документы организации многократного применения, регулирующие ее деятельность | Локальные нормативные акты (ЛНА) — категория документов, содержащих нормы трудового права, регулирующих трудовые отношения и условия труда в конкретной организации |
| Как сотрудники используют документы | Ознакомление, изучение и применение документа в работе | Ознакомление с документом |
| Способы ознакомления и публикации | Доступны разные варианты (в электронном виде или на бумаге; «под подпись» или без подписания), в том числе в Базе знаний и на порталах | В личном кабинете «под подпись» |
| Этап разработки документа | Есть, со сбором пожеланий по документам и с применением инструментов | Нет |
Почему клиенты выбирают это решение
- Полный цикл работ с регламентирующими документами. Легко выполнять широкий спектр действий с документами: от инициации до передачи в архив, различные варианты ознакомления и публикации, контроль актуальности, отчетность и т.д.
- Полнофункциональный поиск и автоматический контроль сроков действия документов, снижение трудоемкости управляющих действий на всем жизненном цикле документов.
- Управление правами доступа, отслеживание истории коммуникации по документу, изменений по редакциям и версиям.
- Единые подходы и методология управления изменениями регламентирующих документов. Основы методики организации работы с управленческой документацией входят в поставку и ускоряют внедрение.
- Адаптация без программирования карточек и форм. Настраиваемая иерархия и структура группировки документов.
- Использование интеллектуальных сервисов Directum Ario для сверки версий или редакций.
В результате внедрения решения «Регламентирующие документы» вы ускорите трансформацию процессов:
- сократите в разы сроки и трудоемкость разработки и согласования документов, ознакомления с документами, поиска и актуализации;
- повысите уровень соблюдения стандартов качества и трудовых регламентов;
- минимизируете риски штрафов от контролирующих органов;
- получите регламентную базу организации, которой легко управлять.
