Регламентирующие документы

Возможности решения

Регламентирующие документы — внутренние нормативные акты компании, регулирующие ее деятельность в различных сферах. Такие документы определяют порядок работы организации, ответственность персонала и руководителей, их права и обязанности. Сфера юрисдикции регламентирующих документов ограничивается конкретной компанией.

Решение работает с любыми регламентирующими документами, включая локальные нормативные акты и документы системы менеджмента качества. Для удобства предусмотрены готовые категории и виды, другие можно настроить самостоятельно.

Directum RX цифровизирует работу с регламентирующими документами и упрощает трудоемкие процедуры на всех этапах жизненного цикла:

Актуальный список действующих регламентирующих документов всегда под рукой. Его удобно фильтровать по видам, категориям и организациям. При необходимости в списке можно показать устаревшие и разрабатываемые редакции.

Кроме того, есть возможность в один клик перейти в реестр приказов, которые вводят в действие регламентирующие документы.

Реестр регламентирующих документов

Редакции регламентирующего документа

Реестр приказов, которые вводят в действие регламентирующие документы

Инициирование создания документов

В компании может возникнуть необходимость создать новый регламентирующий документ или обновить существующий. Это связано с изменениями внутри организации, в законодательстве, с запросом сотрудника или с плановым обновлением.

Обычно назначается ответственный или служба, которые разрабатывают, контролируют и подписывают новые регламентирующие документы, а также актуализируют существующие. Такие специалисты привлекают авторов к созданию документов и назначают ответственных в подразделениях. В едином цифровом пространстве эти процессы можно стартовать задачами в системе либо тикетами на цифровой Agile-доске.

Создание регламентирующих документов

Ответственный сотрудник может в пару кликов создать новый документ или редакцию существующего, настроить список ознакомления, а также внести всю необходимую информацию в карточку документа.

При формировании новой редакции документа не нужно заново заносить данные. Все сведения, например список ознакомления, заполняются автоматически по аналогии с данными предыдущей редакции.

Карточка регламентирующего документа

Согласование и утверждение регламентирующих документов

После создания сотрудник передает документ на согласование. Ему не нужно задумываться, кому отправлять документ на каждом этапе, — система сама определяет список согласующих. Кроме того, регламентирующий документ можно согласовать и подписать вместе с приказом о его введении в действие.

После согласования документ подписывается электронной подписью. В любой момент можно сформировать отчет с подписями и комментариями согласующих.

Ознакомление с регламентирующими документами

Список ознакомления с регламентирующим документом легко подобрать по должности, подразделению или группе участников. Выборка сохраняется и фиксируется в карточке.

Сотрудники ознакомляются с регламентирующим документом на своем компьютере или смартфоне в удобное время и в комфортной обстановке. Задание на ознакомление придет в системе, в мобильных приложениях Directum Jazz или Directum Solo. Контролировать ход ознакомления можно по переписке в задаче или из отчетов. При необходимости распечатайте лист ознакомления на бумаге.

Ознакомление с регламентирующим документом

Компания организует удобный доступ к регламентирующим документам в системе , используя общие папки, решение «База знаний» или публикуя их на внутреннем портале организации.

Актуализация регламентирующих документов

Система заранее предупреждает автора и куратора о завершении действия регламентирующего документа. Они выполняют необходимые действия: продлевают срок, отмечают устаревшим или создают новую редакцию и изменяют содержимое.

При актуализации документа автоматически формируется список ознакомления на основе данных предыдущей редакции. Ответственный видит, кто уже ознакомлен, а кого нужно добавить.

Сотрудники могут отправить запрос на разработку или актуализацию регламентирующего документа. Куратор получает задание на рассмотрение этого запроса и решает, что с ним делать:

• принять в работу и отправить ответственному поручение на создание нового документа или редакции существующего;
• отказать в выполнении;
• переадресовать рассмотрение запроса другому сотруднику, если это относится к его зоне ответственности
• отложить работы и занести их в перечень задач по ведению регламентирующих документов в организации. Или можно использовать решение «Agile-доски» — визуальный инструмент для распределения и отслеживания работ команды.

Дальнейшие действия легко просматривать благодаря совместной работе команды в единой цифровой среде Directum RX. Процесс актуализации становится прозрачным и контролируемым.

Отмену действия регламентирующего документа легко запустить и настроить по принятым в организации правилам.

Архивное хранение

Часть регламентирующих документов, например устав, штатное расписание, различные политики, имеют длительный срок хранения. В карточке каждого документа указывается дело, на основании которого определяется период хранения.

Для обеспечения архивных процедур используется «Долговременный архив», тогда подписанные документы даже через 50 лет останутся легитимными.

Возможности решения в поставке Intelligence

Intelligence — это расширение стандартных возможностей системы за счет встроенного искусственного интеллекта. Он автоматизирует рутинные задачи и снижает нагрузку на сотрудников. Инструменты, которые работают прямо в системе:

Поиск информации с помощью ИИ

В организациях может накапливаться большое количество регламентирующих документов. Ориентироваться в таком объеме информации непросто. Чтобы быстро найти нужную, применяется вопросно-ответный поиск с помощью генеративного ИИ.

Формулировать вопрос можно в свободной форме. ИИ проанализирует все подходящие документы и подготовит краткий ответ со ссылкой на источники:

Вопросно-ответный поиск информации в документах

Создание черновиков документов

Генеративные модели помогут сформировать черновик будущего документа. Для этого используется запрос сотрудника и подключенные источники — внутренние стандарты, нормативные акты, методические рекомендации, ГОСТы. Черновик получится содержательным и сразу приближенным к нужному формату.

Формирование аннотации

Перед отправкой на согласование или ознакомление нейросеть формирует краткую аннотацию. Это даст возможность быстро понять суть документа без необходимости читать его полностью.

Сравнение версий регламентирующих документов

Чтобы на новом круге рецензирования не перечитывать весь текст и посмотреть только внесенные правки, сотрудники применяют интеллектуальное сравнение документов. Сравнивать можно как две версии одной редакции, так и две редакции документа при его актуализации. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.

После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в нем значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.

Сравнение редакций документа

Результаты сравнения в PDF-отчете

Почему клиенты используют «Регламентирующие документы» от Directum

• Полный цикл работ с документами: от создания до архивирования. Легкая публикация, контроль состояния отчетов по документам и ознакомление сотрудников с ними.
• Полнофункциональный поиск и автоматический контроль сроков действия документов, снижение трудоемкости на протяжении всего жизненного цикла документа.
• Управление правами доступа, отслеживание истории коммуникации по документу, изменений по редакциям и версиям.
• Проверенные методики работы с документами, которые ускоряют внедрение системы и помогают сразу начать взаимодействия по единым стандартам.
• Адаптация без программирования карточек и форм. Настраиваемая иерархия и структура группировки документов.
• Использование интеллектуальных сервисов в поставке Intelligence.

Как подобрать оптимальное решение под ваши задачи?

Решение «Регламентирующие документы» нацелено на специфические задачи, которые возникают при работе с управленческой документацией. В линейке Directum есть продукт с похожей функциональностью, но другими характеристиками. Клиент может выбрать любое в зависимости от потребностей либо интегрировать решения.