Электронный архив кадровых документов
Что нужно знать кадровику и архивисту
Кадровые документы составляют самую многочисленную часть в документальном фонде компаний, и ежедневно их количество увеличивается, особенно если сотрудников в компании много. Установленные законодательством сроки хранения для этой документации обычно длительные — до 50 лет и более.
Почему важно правильное хранение кадровых документов
Документы по личному составу могут быть полезны после сдачи в архив в различных ситуациях, например:
- при досрочном выходе на пенсию;
- для подтверждения стажа работы и расчета пенсии;
- при разногласиях с работодателем;
- в судебных разбирательствах.
Чтобы у граждан была возможность получить нужные сведения и защититься в спорных ситуациях, государство на законодательном уровне требует от компаний обеспечить сохранность документов, связанных с трудовой деятельностью. Несоблюдение норм и требований по архивному хранению может привести к штрафам и санкциям. Ведение кадровой документации в организациях регулярно проверяют контролирующие органы: пенсионный фонд, государственная инспекция труда, прокуратура, суды и т.д.
За соблюдение сроков и порядка хранения кадровых документов административную ответственность несут должностные, юридические и физические лица согласно КоАП РФ, с 2020 года сумма штрафов повышена. Законодательство не обязывает организацию иметь в штате архивариуса, но не освобождает от ответственности за невыполнение закона об архивном деле.
Некоторые организации служат источниками комплектования государственных архивов и потому обязаны сдавать туда свои документы. В их случае грамотное хранение оригиналов играет первостепенную роль. Другие организации обязаны хранить документацию в своих фондах и сдавать их в государственный архив в случае ликвидации юридического лица.
Переходим на электронный кадровый документооборот
С ноября 2021 года компаниям разрешено переходить на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Работа в цифровом виде удобнее, быстрее и для кадровиков, и для работников, а для компании — выгоднее, поскольку сокращает затраты на пересылку документов, расходы на бумагу и помещения для хранения.
Для электронных документов (ЭД), как и для бумажных, организации обязаны обеспечить сохранность, целостность, неизменность и юридическую значимость на всем сроке их хранения — как в оперативном контуре, так и в долговременном.
Согласно законодательству, практически все кадровые документы можно перевести в электронный вид за исключением:
- акта о несчастном случае на производстве,
- документов, подтверждающих прохождение инструктажа по охране труда,
- приказа об увольнении,
- трудовых книжек.
Трудовую книжку можно переводить в «цифру» с согласия работника, а если сотрудник отказался от этого варианта, то закон обязывает дублировать на бумаге всю информацию.
«Особенность текущей ситуации работы с архивами в разнородности документов: часть из них были и будут на бумаге, часть стали или станут электронными. То есть теперь архивистам нужно обеспечить и контролировать соблюдение регламентов и законодательства в двух областях – в классическом архиве и в новом электронном. Это существенно осложняет работу службе. Но если максимально перевести все архивы в цифровые, то это упростит работу и выведет архивы на новый уровень.»
Часто компании, которые принимают решение переходить на КЭДО, сталкиваются и с другими проблемами: выясняется, что электронный документооборот уже ведется в разных информационных системах. А еще и бумажные оригиналы находятся в разных местах. Возникает потребность создать единое хранилище, а также разгрузить свои оперативные информационные системы. Ниже мы рассмотрим, как правильно организовать электронный архив кадровых документов.
Получите консультацию по кадровому архиву
Нормативные акты, регулирующие хранение кадровых документов
Сегодня законодательство РФ достаточно широко регулирует работу с электронными документами, в том числе кадровыми. С некоторыми нормативными актами кадровики и архивисты давно знакомы, но стоит обратить внимание на законодательные новшества, связанные с цифровизацией, и разобраться в регулировании отдельных информационных технологий. Это пригодится при организации долговременного хранения цифровых документов.
Трудовое и архивное законодательство
Трудовой кодекс РФ и принятые поправки к нему —
Приказ Федерального архивного агентства от
Законодательство по ИТ, которое важно для архивистов и кадровиков
Приказ Министерства труда от
Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Разъясняет понятия СЭД и СХЭД и фактически является отраслевым стандартом.
Приказ Минцифры России от
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения кадровых документов определены в законодательстве, в таблице приведены сроки для наиболее часто встречающихся в работе организаций. В таблице приведены сроки хранения для наиболее часто встречающихся в работе организаций документов по персоналу. Полную информацию можно посмотреть в перечне, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) |
| Графики отпусков | 3 года |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года |
| Отчеты о командировках | 5 лет ЭПК* |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми; Инструкции работников – 50/75 лет |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет |
| Трудовые договоры, служебные контракты, доп.соглашения к ним | 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках - по уходу за детьми, без сохранения зарплаты; 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках; |
| Штатное расписание | Постоянно |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно |
| Коллективные договоры | Постоянно |
* Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по решению
Сдача и приемка кадровых документов в архив
Сроки хранения документов различаются, и необходимо обеспечить сохранность как в оперативном, так и долговременном контурах хранения. На всех этапах необходимо соблюдать целостность, неизменность, воспроизводимость и юридическую значимость документов. При сдаче и приемке на архивное хранение необходимо также придерживаться стандартов и правил.
С учетом законодательства требования к электронным и бумажным документам аналогичны, а в некоторых случаях для цифровых — более жесткие. Способы реализации требований будут отличаться. Например, для бумажных экземпляров необходимо поддерживать определенный уровень влажности в архиве, а для электронных — использовать такой формат, чтобы через 20-30 и более лет можно было файлы открыть и прочитать.
С учетом этого разработаны стандарты хранения цифровых документов, закрепленные законодательством. Приказ Минтруда 578н, который вступил в силу с 1 марта 2023 года, определяет следующий состав и форматы хранения:
- основная часть — файл в формате PDF/
A-1A ; - файлы приложений к основной части (при наличии);
- описание ЭД в формате XML;
- файлы электронных подписей основной части и приложения;
- машиночитаемая доверенность (при наличии).
Организация хранения бумажных и электронных кадровых документов
Как хранить долго и правильно
Общие правила работы с архивными фондами касаются этапов приема документов на хранение, их учета, обеспечения сохранности, использования и уничтожения. В отношении бумажных документов кадровикам и архивистам давно известно, как действовать, а для хранения электронных — необходимо учитывать содержание правил утвержденных приказом Росархива № 77. Например, требуется обеспечить:
- хранение архивных документов вместе с их метаданными, в том числе сведениями о проверке подлинности ЭП;
- приём документов вместе с регистрационно-учетными сведениями об электронных делах и описях;
- формирование проектов годовых разделов описей ЭД и иных обязательных архивных учетных документов;
- проверку состояния и воспроизводимости ЭД в автоматическом и ручном режимах с сохранением результатов контроля.
Если ЭКД длительно хранятся в обычных оперативных системах управления документами, то при переходе на новые системы могут возникнуть сложности миграции данных, могут отсутствовать достаточные доказательства целостности
Работа с электронными документами длительных и постоянных сроков хранения требует специальной архивной информационной системы. Такая система будет учитывать все особенности хранения и гарантировать целостность и воспроизводимость на период до 50 лет и выше.
Легитимность электронных кадровых документов
Юридическая сила кадровых документов — важная тема для каждого сотрудника и компании в целом. После перехода на КЭДО необходимо позаботиться о хранении электронных кадровых документов с гарантией подтверждения значимости для судебных органов.
Бумажный оригинал юридически значим, если он оформлен согласно установленному порядку, на нем есть обязательные реквизиты, он подписан собственноручной подписью уполномоченного лица. В отношении кадровых электронных документов собственноручная подпись заменяется электронной подписью.
Согласно
- подтвердить время подписания документа как со стороны работодателя, так и со стороны работника;
- определить, был ли действителен сертификат электронной подписи на момент подписания;
- отследить цепочку доверия сертификатов, если неаккредитованный УЦ закроется (а в РФ сегодня идет планомерное сокращение числа УЦ).
Но проблема в том, что в отличие от подписи на бумажном носителе, у ключа электронной подписи и сертификата проверки есть сроки использования. Согласно
Чтобы документы успешно проходили проверку ЭП на всем сроке хранения, наилучшим способом будет использование усовершенствованной электронной подписи с меткой доверенного времени. Эта метка нужна для повышения доверия к ЭП и законодательно введена с 2021 года, она пресекает фальсификацию.
Присоединение к ЭП информации о том, что сертификат подписи действует на момент заверения и называется «усовершенствованием подписи». Когда документ подписывается ЭП проходит проверка валидности сертификата и создание метки доверенного времени.
Системы долговременного архивного хранения позволяют поддерживать юридическую значимость документов и готовность сертификатов ЭП к проверкам на длительную перспективу. В фоновом режиме система проводит «перештамповку», то есть к усовершенствованной ЭП добавляется новая метка доверенного времени, продлевая легитимность на следующий период.
Зачем оцифровывать документы
За годы своей работы компании и организации накапливают большой бумажный архив. На КЭДО компании переходят постепенно. Часть документов согласно законодательства остаются бумажными. Весь этот груз нужно будет хранить десятки лет. Как быть с этим?
Чтобы максимально упростить работу с бумажным архивом, полезно оцифровать оригиналы. При оцифровке создается единая база отсканированной информации. Это помогает быстро и удобно находить нужные данные, снижает нагрузку на сотрудников архива и ускоряет подготовку ответов на запросы.
Электронный архив позволяет передать бумажные документы на внеофисное хранение с аутсорсингом и освободить офисные площади. При уменьшении обращений к бумажным оригиналам снижаются затраты на поддержание их сохранности.
Важно, чтобы документы были не просто отсканированы, но вся информация, содержащаяся в оригинале, была переведена в текстовый цифровой вид — то есть распознана. Только в таком виде вся информация из скан-копии будет максимально доступна для поиска. Но распознавание не простой процесс, нужно основательно подойти к этому этапу и выбору
Решения Directum для хранения кадровых документов
Directum HR Pro для оперативного кадрового архива Система для комплексной цифровизации кадровых процессов, документов и сервисов. 
Directum Ario для оцифровки архива бумажных документов Распознавание сканированных документов с помощью интеллектуальных сервисов. 
Долговременный архив юридически значимого архивного хранения Долговременное хранение кадровых документов до 75 лет и постоянно. Долговременный архив в Directum RX
Порядок в архиве
Решение «Долговременный архив» Directum RX помогает создать централизованный документальный фонд компании для электронных оригиналов и
Сдача документов в архив становится простой регулярной процедурой. Из оперативного архива Directum HR Pro кадровик или делопроизводитель формирует сдаточные описи одной кнопкой. Документы автоматически преобразовываютcя в
Не будут проблемой и другие рутинные процедуры: распределение дел по фондам, создание сводных описей с годовыми разделами, формирование актов о передаче дел, реестров дел, находящихся на хранении и т.д. Подбирать документы и готовить ответы на запросы будет быстрее и проще. Информация в отчетах и ответах будет полной, актуальной и точной.
Хранение с юридической значимостью, целостностью, читаемостью
Решение «Долговременный архив» обеспечивает целостность и легитимность документов на протяжении всего срока хранения, как это требует законодательство. При этом архивист максимально освобожден от рутинных процедур. Система выполняет в автоматическом режиме или по запросу процедуры контроля и обеспечения сохранности архива. Читаемость обеспечивает принятый формат хранения.
При приемке на архивное хранение из оперативной системы производится контроль контейнеров документов: проверка данных в ZIP-контейнере, проверка валидности ЭП, усовершенствование до архивного формата CAdES-A, формирование хэш-суммы контейнера.
Для контроля сохранности на всем сроке хранения система по расписанию и запросу выполняет проверку неизменности архивных документов. Уведомление о результатах направляется ответственному сотруднику.
Для поддержки юридической значимости на длительном периоде автоматически раз в 5 лет система усовершенствует электронную подпись, выполняя процедуру «перештамповки», то есть присоединяет новую метку текущего времени к ЭП для продления ее легитимности. Администратор может проконтролировать выполнение фоновых процессов.
Быстрый поиск и предоставление по запросу
Для формирования ответов на запросы в архив используются специальная функциональность. В зависимости от типовых запросов, может быть заложена разная логика исполнения. Внутренним сотрудникам по запросу может быть предоставлен доступ к архивному документу на определенный срок. История предоставления доступа сохраняется.
Для быстрого поиска и подбора информации архивист может использовать поиск по реквизитам документов или по содержимому. Благодаря оцифровке архива и умному распознаванию, пользователи могут найти ЭД по части текста, даже если он встречается в скан-копиях.
Уничтожение документов с истекшим сроком
Система автоматически производит отбор дел, подлежащих уничтожению, и формирует акт о выделении дел к уничтожению. Сотруднику архива остается только проверить, скорректировать, согласовать сформированный документ, далее отправить на экспертную комиссию и на утверждение руководителем организации. Заложенный в систему регламент согласования акта помогает соблюдать требуемый порядок.
Далее система проводит гарантированное уничтожение ЭД согласно акту о выделении дел. После завершения всех процедур в карточке документа появляется ссылка на акт об уничтожении.
Внедрение электронных архивов кадровых документов
Переход на единый электронный архив позволяет вывести работу архивной службы на новый уровень, выстроить единые регламенты работы при смешанном документообороте — бумажном и электронном, гарантировать соблюдение закона при хранении всего документального фонда компании, снизить затраты и вероятность финансовых потерь
«Общая тенденция цифровизации и перехода на электронные документы активно проникает в работу кадровой и архивной службы. Чтобы соответствовать требованиям времени и законодательства, необходимо как можно раньше начать подготовку построения цифровой архивной системы. Внедрение Directum RX позволяет комплексно решить задачи КЭДО, оперативного и архивного хранения кадровых документов».
