Финансовый архив
Проблема
- Сжатые сроки на предоставление документов по требованию контролирующих органов.
- Длительный поиск документов, хранящихся в нескольких системах или на разных носителях.
- Существует риск удаления файла из первоисточника.
- Сложно контролировать факты отправки, получения и возврата документов.
- Без единого архива электронных и бумажных документов на подготовку квартальных и годовых отчетов уходит много времени.
Решение
Внедрить электронный финансовый архив Directum RX, чтобы:
- централизованно хранить электронные и отсканированные бумажные документы;
- сократить время на обработку документов благодаря встроенным интеллектуальным сервисам (при выборе поставки системы Directum RX Intelligence);
- поддерживать неизменность и юридическую значимость документов, подписанных ЭП;
- ускорить представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон;
- облегчить хранение и поиск документов благодаря их связыванию в единый комплект.
Возможности решения
Единое хранилище электронных и бумажных документов
Финансовый архив Directum RX помогает соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» по хранению электронных и скан-образов бумажных документов.
В него заносятся:
- документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например, СБИС или Диадок (требуется при подключении модуля интеграции);
- исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum RX после формирования их в учетной системе;
- договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum RX или синхронизировались из учетной системы;
- скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.
Интеллектуальные сервисы заполняют за человека все необходимые реквизиты документов, занесенных в систему, например, определяют их вид и содержание, указывают данные контрагента и нашей организации. Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение.
Использование встроенных интеллектуальных механизмов доступно в варианте поставки Directum RX Intelligence.
Контроль полноты архива
В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.
Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.
Удобный поиск по архиву
На поиск документов, которые хранятся в бумажном виде, зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum RX сотрудники в несколько кликов находят документы и формируют комплекты по заданным критериям: тип документа, контрагент, период и т.д., например, для сверок с контрагентами.
Быстрая подготовка к налоговым проверкам
В Directum RX сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка файлов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первично-учетные документы к соответствующему договору. Чтобы их экспортировать, достаточно задать критерии и выгрузить все данные в нужном формате.
Дополнительно скачивается отчет с результатами.
Возможности финансового архива Directum RX можно расширить интеллектуальной обработкой требований от ФНС и автоматической подготовкой ответов по ним. Без помощи человека ИИ извлекает из PDF-документа и заносит в систему все необходимые сведения:
- дату и номер документа;
- наименование инспекции;
- сроки предоставления отчета;
- перечень истребуемых документов;
- список организаций-контрагентов;
- период проверки и пр.
Далее с помощью инструментов поиска система автоматически подбирает нужные документы, одновременно подсвечивая недостающие. Бухгалтеру придет задача на верификацию извлеченных данных и проверку наличия запрашиваемых документов. Чтобы не опоздать с предоставлением ответа, система автоматически установит дату выполнения задачи по извлеченному из требования сроку.
Финансовый архив можно интегрировать с налоговыми витринами данных. Это позволит перейти на цифровое взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга. Подробнее об этом читайте на странице «Архив для налогового мониторинга».
