Финансовый архив

Централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, быстрый поиск документов, подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
в 15 раз
сокращаются потери документов за счет их централизованного хранения
в 7-12 раз
быстрее подготовка к проверке контролирующими органами
в 7-20 раз
увеличивается скорость поиска документов

Проблема

  • Сжатые сроки на предоставление документов по требованию контролирующих органов.
  • Длительный поиск документов, хранящихся в нескольких системах или на разных носителях.
  • Существует риск удаления файла из первоисточника.
  • Сложно контролировать факты отправки, получения и возврата документов.
  • Без единого архива электронных и бумажных документов на подготовку квартальных и годовых отчетов уходит много времени.

Решение

Внедрить электронный финансовый архив Directum RX, чтобы:

  • централизованно хранить электронные и отсканированные бумажные документы;
  • сократить время на обработку документов благодаря встроенным интеллектуальным сервисам (при выборе поставки системы Directum RX Intelligence);
  • поддерживать неизменность и юридическую значимость документов, подписанных ЭП;
  • ускорить представление документов в контролирующие органы за счет удобной фильтрации и выгрузки экземпляров с подписями обеих сторон;
  • облегчить хранение и поиск документов благодаря их связыванию в единый комплект.

Возможности решения

Единое хранилище электронных и бумажных документов

Финансовый архив Directum RX помогает соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» по хранению электронных и скан-образов бумажных документов.

В него заносятся:

  • документы, которые контрагент прислал через сервис обмена, например, СБИС или Диадок (требуется при подключении модуля интеграции);
  • исходящие финансово-хозяйственные документы, которые загружаются в финархив Directum RX после формирования их в учетной системе;
  • договорные документы, которые поступили от контрагентов, созданы в Directum RX или синхронизировались из учетной системы;
  • скан-копии бумажных документов, полученные от контрагентов.

Интеллектуальные сервисы заполняют за человека все необходимые реквизиты документов, занесенных в систему, например, определяют их вид и содержание, указывают данные контрагента и нашей организации. Сотруднику остается проверить корректность и полноту занесения документов. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение.

Использование встроенных интеллектуальных механизмов доступно в варианте поставки Directum RX Intelligence.

Контроль полноты архива

В решении предусмотрены специальные списки для отслеживания подписания документов. С их помощью сотрудники быстро находят экземпляры, у которых отсутствуют скан-копии и по которым ожидается подписание.

Список Ожидают подписания
Список «Ожидают подписания»
Список Отсутствуют скан-копии
Список «Отсутствуют скан-копии»

Если в списке «Ожидают подписания» есть документы, ответственный отслеживает их согласование. Например, звонит контрагентам или организует подписание в компании. А если документы находятся в списке «Отсутствуют скан-копии», то ответственный за финансовый архив может отправить сотрудникам задачи на занесение отсканированных экземпляров.

Удобный поиск по архиву

На поиск документов, которые хранятся в бумажном виде, зачастую тратятся часы, а иногда дни. В финансовом архиве Directum RX сотрудники в несколько кликов находят документы и формируют комплекты по заданным критериям: тип документа, контрагент, период и т.д., например, для сверок с контрагентами.

Быстрая подготовка к налоговым проверкам

В Directum RX сотрудники оперативно собирают документы для представления в контролирующие органы. Доступна как выборочная, так и массовая выгрузка файлов. Например, для массовой выгрузки можно привязывать все первично-учетные документы к соответствующему договору. Чтобы их экспортировать, достаточно задать критерии и выгрузить все данные в нужном формате.

Дополнительно скачивается отчет с результатами.

Выбор критериев и параметров для выгрузки
Выбор критериев и параметров для выгрузки
Выгрузка документов в папки
Выгрузка документов в папки

Возможности финансового архива Directum RX можно расширить интеллектуальной обработкой требований от ФНС и автоматической подготовкой ответов по ним. Без помощи человека ИИ извлекает из PDF-документа и заносит в систему все необходимые сведения:

  • дату и номер документа;
  • наименование инспекции;
  • сроки предоставления отчета;
  • перечень истребуемых документов;
  • список организаций-контрагентов;
  • период проверки и пр.
Интеллектуальная обработка требований от ФНС
Интеллектуальная обработка требований от ФНС

Далее с помощью инструментов поиска система автоматически подбирает нужные документы, одновременно подсвечивая недостающие. Бухгалтеру придет задача на верификацию извлеченных данных и проверку наличия запрашиваемых документов. Чтобы не опоздать с предоставлением ответа, система автоматически установит дату выполнения задачи по извлеченному из требования сроку.

Подборка документов для ответа на требования ФНС
Подборка документов для ответа на требования ФНС

Финансовый архив можно интегрировать с налоговыми витринами данных. Это позволит перейти на цифровое взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга. Подробнее об этом читайте на странице «Архив для налогового мониторинга».

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна