Управление доверенностями
Какие доверенности есть в компании
Простые доверенности
Проблема
Сотрудники тратят много времени на оформление доверенностей.
Приходится переключаться между различными сервисами, чтобы выпустить МЧД, зарегистрировать ее в распределенном реестре ФНС, отозвать и пр.
Маршруты утверждения доверенности могут отличаться в зависимости от указанных в ней полномочий, что затрудняет поиск ответственных за согласование.
Бумажные и электронные доверенности хранятся в разных местах, поэтому сложно контролировать срок их действия.
Сотрудники подписывают документы на основании устаревшей доверенности.
Решение
Перейти на цифровой формат работы:
- быстро создавать доверенности с помощью шаблонов или импорта файла, автоматически заполнять реквизиты на основе данных из справочников системы;
- в едином интерфейсе выпускать МЧД и регистрировать в реестре ФНС;
- оперативно согласовывать и подписывать доверенности;
- вести единый реестр доверенностей, выданных сотрудникам компании;
- подписывать документы ЭП на основании действующих доверенностей;
- отслеживать статус доверенности и оперативно отзывать из распределенного реестра ФНС.
Возможности решения
Создание доверенности
Электронные доверенности в формате 003, в том числе с правом передоверия, можно создавать в системе. Также можно импортировать доверенности, сформированные на сайте ФНС или других платформах.
При создании все реквизиты добавляются в доверенность автоматически. В карточке документа сотрудник указывает одного или нескольких представителей и доверителя, задает срок действия и выданные полномочия. Их можно указать вручную или выбрать из справочника. В нем содержатся актуальные данные, импортируемые из единого классификатора Минцифры.
При импорте поля в карточке доверенности заполняются автоматически. Вместе с доверенностью загружается электронная подпись руководителя.
Доверенности формируются в виде двух файлов: один в формате XML для дальнейшей автоматической обработки, а другой в формате PDF для удобного просмотра и печати.
Простую доверенность можно быстро создать в системе с помощью готового шаблона: часть информации в нем уже заполнена. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность ошибок. Если доверенность оформлена в бумажном виде, то в систему она заносится в виде скан-копии.
Согласование и регистрация доверенности
Чтобы доверенность обрела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации. При этом в зависимости от предоставляемых полномочий может потребоваться консультация, например с юристом или бухгалтером. Система позволяет адаптировать процесс согласования доверенностей под регламенты компании. Сотрудникам не нужно задумываться, кому показать документ: система сама отправит задания всем заинтересованным лицам.
Подписанные электронные доверенности можно зарегистрировать в реестре ФНС. Для автоматизации этого процесса предусмотрена возможность интеграции с сервисом Контур.Доверенность. Также с помощью коннектора можно отзывать доверенности из реестра и отслеживать их актуальное состояние.
Если доверенность подписывается усовершенствованной подписью, то в системе можно автоматически изменять дату начала действия эл. доверенности на дату подписания. Это помогает успешно регистрировать документ в ФНС, так как на сайте проверяется, что дата начала действия документа не отличается от даты его подписания более чем на 1 день.
Контроль срока действия доверенности
За несколько дней до завершения доверенности уведомление придет сотруднику, которому выдана доверенность, его руководителю или автору документа. Таким образом, можно избежать ситуации, когда важные документы оказываются неподписанными
Если настроена интеграция с Контур. Доверенность, статусы доверенностей автоматически сверяются с реестром ФНС и обновляются в системе. Кроме того, статус можно проверить вручную по кнопке в карточке документа.
Иногда действие электронной доверенности необходимо прекратить, не дожидаясь завершения ее срока. Например, если представитель уволился. В таком случае нужно подготовить и отправить в реестр ФНС заявление на отзыв доверенности. В системе можно создать заявление напрямую из карточки электронной доверенности. Отзыв подписывает руководитель организации, и затем заявление в один клик отправляется в реестр ФНС.
Настройка прав подписи
Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, администратору достаточно настроить право подписи. При этом в карточке права подписи автоматически заполняются данные о сотруднике, которому выдана доверенность, а также указывается период ее действия.
Право подписи можно ограничить. Например, разрешить сотруднику подписывать договоры с суммой только до 1 миллиона рублей. Эти условия сопоставляются с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ своей электронной подписью.
Подписание документов на основании доверенности
Машиночитаемые доверенности используются при подписании электронных документов в различных процессах, например при обмене электронными первичными документами с контрагентами или в кадровом ЭДО. Функциональность поддерживается в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС.
Если документ подписан на основании электронной доверенности, то после преобразования в PDF номер доверенности и срок ее действия отображается в отметке об электронной подписи.
При подписании финансово-хозяйственных документов данные о доверенностях автоматически заполняются на титуле покупателя или продавца.
Поиск доверенностей организации
Все доверенности в системе попадают в список «Реестр доверенностей», который можно открывать из решений «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».
Чтобы быстро найти нужные документы в реестре, список можно отфильтровать по сотруднику, периоду действия и другим критериям:
Таким образом, оформление доверенности в системе не требует много сил и времени: готовый шаблон помогает быстро заполнить данные для простой доверенности, а электронные доверенности автоматически создаются в форматах XML и PDF. Чтобы визировать документы на основании доверенности, достаточно настроить право подписи. Когда у доверенности заканчивается срок действия, система заранее уведомляет об этом.
