Портфели и программы
Проблема
Куратор работает с десятками проектов одновременно, управлять ими неудобно и трудоемко:
- нет системного подхода и «взгляда сверху» на проектную деятельность компании;
- бюджеты и ресурсы распределяются неэффективно;
- нет инструментов для быстрой оценки ключевых событий без погружения в нюансы конкретных проектов;
- сложно контролировать влияние проектов друг на друга, возникают конфликты и простои;
- верхнеуровневые данные о проектной деятельности в компании приходится рассчитывать и актуализировать вручную.
Решение
Оптимизировать управление проектами:
- структурировать проектную деятельность: группировать проекты в программы и портфели, распределять между ними ресурсы и бюджет, передавать их в верхнеуровневое управление руководителям;
- фиксировать и отслеживать ожидаемые результаты с помощью контрольных точек;
- устанавливать межпроектные связи;
- визуализировать ход работ по проектам и их взаимосвязи на дорожной карте.
Возможности решения
Чтобы эффективнее управлять проектами с общими целями, ресурсами и бюджетом, руководитель может объединять их в портфели и программы.
Портфель помогает куратору контролировать проектную деятельность на верхнем уровне для достижения стратегических целей компании. В портфель можно включать проекты, программы и другие портфели, отслеживать их статус и наличие проблем.
Программа предназначена для управления цепочкой связанных проектов. В нее можно включать проекты и другие программы. Куратор отслеживает статус программы и сроки выполнения работ, а также управляет затратами.
Наглядная структура портфеля и автоматический учет его характеристик
Портфели и программы помогают упорядочить проектную деятельность в организации. Ключевая информация по связанным проектам собрана в одном месте, благодаря этому удобно отслеживать их статус, ход работ и использование ресурсов.
Кроме того, автоматизируется учет затрат и трудоемкости. Данные рассчитываются по дочерним портфелям, программам и проектам.
При помощи решения «Планирование проектов» можно составлять детализированные планы и отслеживать их исполнение. Характеристики проектов рассчитываются по всем элементам плана. Исполнителям достаточно отчитаться по своему блоку работ, чтобы куратор получил сводные данные по всем проектам под его управлением.
Финансовые показатели портфеля или программы отображаются в карточке на отдельной вкладке. Благодаря этому можно быстро оценить финансовый поток объекта управления и отследить отклонения от утвержденного бюджета.
Контрольные точки и дорожная карта
За выполнением проектных работ можно следить при помощи контрольных точек: создавать их в системе и фиксировать ожидаемые результаты.
Дорожная карта визуализирует объекты управления и связи между ними: есть возможность оценить текущее состояние работ, узнать о проблемах и проверить контрольные точки. Также в дорожной карте отображается информация о руководителях и сотрудниках, ответственных за достижение целей.
Межпроектные связи
Если используется решение «Планирование проектов», можно устанавливать связи между проектами. Для этого необходимо указать одну и ту же контрольную точку для вех разных планов проектов:
Это удобно, если нужно контролировать достижение результата, значимого сразу для нескольких проектов. Например, для одного из них контрольная точка может быть результатом, а для другого — условием для начала этапа. При этом руководители видят отклонения по контрольной точке и могут заранее перепланировать свои проекты.
Управление рисками
Чтобы достичь намеченных целей, необходимо своевременно реагировать на возникающие проблемы: распознавать и предотвращать риски, а также минимизировать их последствия.
Решение помогает вести перечень типовых рисков, которые возникают при реализации проекта, портфеля или программы. На их основе можно создавать идентифицированные риски для конкретных объектов управления. В карточке риска заполняются вероятность его наступления, последствия, а также план по предотвращению и устранению проблем.
Статусная модель рисков помогает отслеживать, какие из них реализовались, какие — были устранены, а какие — потеряли актуальность. Список всех рисков по проекту, портфелю или программе можно открыть прямо из карточки объекта управления:
Благодаря решению «Планирование проектов» риски, которые связаны с конкретными работами, отображаются в плане проекта. Так руководитель видит всю информацию в едином окне и может вовремя принять меры.
Чтобы участникам проекта было проще понять статус риска, в плане есть специальные значки. Если риск наступил, отображается красный значок, а если был устранен — серый. При этом, если у этапа несколько рисков с разными статусами, выбирается наименее благоприятный из них.
Проектные инициативы
Для достижения стратегических целей компании важно выбирать наиболее перспективные проекты. С помощью решения можно систематизировать процесс оценки и отбора предпроектных разработок. Для этого создаются проектные инициативы.
Чтобы предварительно оценить трудоемкость и затраты по инициативе, можно создать для нее черновик проекта и план. Его данные не будут отображаться в сводных отчетах и показателях родительских объектов управления.
После утверждения инициативы проект нужно перевести в состояние инициации. Показатели утвержденных и отложенных инициатив можно отразить в сводных отчетах.
