Бизнес-процессы

Возможности решения

Организация бизнес-процессов в цифровом виде

В системе Directum RX сотрудники взаимодействуют между собой через задачи: согласуют документы, обсуждают вопросы, оформляют заявки и пр. Чтобы организовать бизнес-процесс, достаточно создать задачу — это может сделать любой пользователь системы. Сотрудник указывает тему, исполнителей, сроки и содержание работ, прикладывает необходимые файлы и папки, а после стартует работы.

Для более сложных регламентов можно настроить процессы, по которым будет определяться последовательность маршрута. Например, процесс для согласования договора или приказа. Они настраиваются в соответствии с регламентами компании. При создании такой задачи сотруднику не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправить документ, система все сделает сама.

Если в организации нет утвержденных регламентов, используются задачи на свободное согласование. Сотрудник указывает участников процесса вручную. При этом документ можно отправлять на доработку и повторную проверку.

Иногда в отделе несколько человек выполняют одинаковые функции, например, нормоконтроль или регистрацию документов. Чтобы такие работы не задерживались на определенном сотруднике и исполнялись быстрее, в системе используются конкурентные задания. Они отправляются сразу нескольким сотрудникам, и исполнителем становится тот, кто первым берет задание в работу. Тогда задания у остальных сотрудников прекращаются.

Также сотрудники могут отправлять уведомления. В отличие от задач, уведомления не требуют выполнения строго заданных работ, а используются для ознакомительных целей.

Удобное выполнение задач

При получении задания исполнитель может запланировать время на его выполнение или назначить обсуждение с другими исполнителями. Для этого достаточно в один клик добавить встречу в календарь Microsoft Outlook, Evolution или для macOS в приложение «Календарь».

Перед выполнением сотрудник может ознакомиться со вложенным документом с помощью удобной панели предпросмотра: текст документа виден прямо в карточке задания. Также из карточки можно создать подзадачу, если к работам надо подключить другого сотрудника. Или запросить продление срока, если по объективным причинам на выполнение работ требуется больше времени.

Некоторым сотрудникам часто приходится разбирать потоки заданий, например на регистрацию, печать и согласование документов. Чтобы упростить обработку этих заданий, в системе можно включить специальный вид проводника. В таком интерфейсе записи имеют компактный вид, работать с карточкой можно прямо из списка, а переключаться между заданиями — в один клик. При необходимости с помощью no-code можно скрыть лишние объекты или изменить расположение предпросмотра, чтобы сфокусировать внимание на содержимом документа. Например, в системе такой вид проводника настроен для руководителей.

Документы для внешнего согласования с контрагентами можно легко отправить из карточки задачи по электронной почте или через сервисы юридически значимого документооборота. Адресаты заполняются автоматически данными из системы.

Если у исполнителя остались вопросы, с помощью всплывающих подсказок можно быстро связаться с инициатором и обсудить детали. В переписке при наведении курсора на фото или ФИО сотрудника отображаются его подразделение, должность, руководитель, рабочий телефон.

Когда работы готовы, сотрудник описывает результат. Отчитаться по задаче помогают автотексты. Система адаптируется под человека: запоминает уникальный набор фраз, которые сотрудник часто пишет в тексте, и предлагает их для выбора.

Контроль исполнения работ

Все задачи хранятся в папках «Входящие» и «Исходящие». Поэтому сотрудники всегда знают, какие работы им нужно сделать, и какие переданы на исполнение. Записи в папках легко фильтруются и сортируются по личным предпочтениям. Например, руководитель отдела может отсортировать все исходящие задачи по сроку и проверить их статус.

Точное состояние работ показывает переписка по задаче: ее постановка, отправленные подзадачи, а также результаты выполнения. Если исполнителей много и переписка разрастается, то полную картину по работам можно посмотреть на вкладке «Состояние». Кроме того, статусы подзадач также удобно отслеживать на вкладке «История». Таким образом для инициатора и всех участников процесс полностью прозрачен.

В задачах по процессу можно отследить ход согласования документа по кнопке Показать схему. Там виден статус работ по каждому этапу, а текущий этап для наглядности выделяется синим цветом. Если нужно предоставить отчет о ходе работ в бумажном виде, то схему согласования можно распечатать. Все это обеспечивает удобный контроль исполнения работ.

Если нужно отследить общие показатели исполнительской дисциплины, можно использовать виджеты. Например, они позволяют быстро получить информацию по срокам задач и загрузке сотрудников в виде графиков и таблиц.

Настройка бизнес-процессов

В Directum RX можно изменять бизнес-процессы прямо в проводнике системы с использованием визуальных инструментов без разработки кода. Для этого аналитик или ведущий пользователь открывает редактор, где с помощью блоков и переходов задает схему процесса.

Например, инструменты no-code используются для настройки процессов согласования документов в системе. Нужные блоки просто «перетаскиваются» на схему. И затем для них задается свой набор параметров, например, исполнитель, срок, ответственный за доработку, за контроль выполнения. Значения могут быть абсолютные и относительные. Например, если в качестве исполнителя указать роль, а не конкретного сотрудника, то в зависимости от этапа исполнитель вычисляется автоматически.

Когда настроек согласования недостаточно, любые задачи организации можно решить на уровне кода (low-code). Например, организовать обработку сервисных заявок или обращений во внутренние службы компании. При этом не нужно создавать объекты «с нуля», достаточно перекрыть или унаследовать существующие карточки системы и доработать их под потребности компании.

Замещение сотрудников

Во время отсутствия коллеги необходимо принимать его входящие и контролировать исполнение отправленных задач, чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании. Для этого настраивается замещение. У замещающего появляется папка «Замещение» и вложенные папки потоков другого сотрудника. Отображение этих папок можно настроить: показать только «Входящие», только «Исходящие» или папки обоих потоков. При этом, если в папке есть непрочитанные, то папки потока замещаемых отображаются развернутыми. Таким образом, замещающему легко найти нужные задачи и отследить новые.

Кроме того, замещающий может подписывать документы электронной подписью от имени отсутствующего коллеги с результатом «Согласовано» или «Не согласовано». В информации о подписях будет указано, что документ подписан за коллегу.

Чтобы работы по замещению не остались без внимания, администратор системы может настроить email-оповещения о новых непрочитанных или просроченных задачах.

Управление бизнес-процессами в Directum RX улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и повышает общую эффективность работы компании. Решение настроено под типовые бизнес-процессы и готово к внедрению. Возможна адаптация под действующие задачи заказчика.