Алексей Белинский, «Локомотивные технологии»: «Мы пришли к почти полностью безбумажной работе»

Внедрение на предприятии системы электронного документооборота это требование времени. Это и понятно. Ведь чем более четко и системно построена работа с документооборотом, тем эффективней деятельность предприятия в целом. Использование СЭД позволяет значительно повысить производительность труда персонала, эффективность бизнес-процессов. Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой предприятия. В этой связи крайне интересен опыт крупных компаний, с широкой филиальной сетью по всей стране. Как они справляются с необходимостью координации процесса документооборота, какие системы внедряют и какие задачи ставят перед собой в будущем? Об этом мы поговорили с генеральным директором ООО «Локомотивные технологии» Алексеем Белинским.

ООО «Локомотивные технологии» («ЛокоТех») управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения.

В периметр группы управляемых активов входят ООО «ТМХ-Сервис», АО «Желдорреммаш», ООО «ТМХС-Лизинг», ООО «Торговый дом ТМХС», ООО «АВП-Технология», ООО «ЛокоТех-Промсервис» и другие. Производственную базу составляют 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных депо по всей России. Консолидированная выручка управляемых активов за 2015 год по РСБУ составила 86 млрд рублей.

Группа компаний под управлением ООО «Локомотивные технологии» уже не первый год успешно работает с СЭД DIRECTUM. Что предшествовало внедрению этой системы? Когда и как возникла в ней необходимость?

В 2014 году группа компаний «ЛокоТех» получила на полное сервисное обслуживание большую часть локомотивного парка РЖД — под нашу ответственность перешли обязательства по всем видам текущих ремонтов и технического обслуживания локомотивов.

Мы понимали, что эта работа потребует от нас высокой степени координации. Без современной информационной системы управлять таким большим активом трудно. Тогда мы и задумались о внедрении системы электронного документооборота.

Почему вы выбрали именно эту систему? Как был выбран партнер по внедрению?

Мы берем самые современные бизнес-практики и «прикручиваем» их к той реальности, которая у нас есть. И прежде чем выбрать партнера по внедрению СЭД, конечно, мы смотрели несколько систем: и зарубежные (Documentum, Open Text, IBM Lotus) и российские (DIRECTUM, 1С:документооборот, DocsVision). Сформировали рабочую группу, которая вела мониторинг и анализ всех систем. Сначала был выбран необходимый функционал и определен круг задач, проведен расчет стоимости пилотного проекта. Составлен шорт-лист возможных исполнителей. В первую очередь мы смотрели не столько на стоимость коммерческого предложения, сколько на качество работ, скорость исполнения, опыт, профессионализм и надежность. В итоге мы выбрали компанию «МайТэк».

Какие задачи были поставлены в рамках проекта? Какие процессы требовалось автоматизировать?

Задача, в общем-то, вполне понятная и очевидная — сделать качественный инструмент, способный быстро меняться под наши нужды. Мы начали с автоматизации простых стандартных задач — выдачи и контроля поручений, канцелярии, согласования организационно-распорядительных документов, договоров, заявок на оплату. Кроме того, мне важно было не быть привязанным к рабочему месту в офисе и иметь возможность работы с планшета.

В итоге через 2 года с момента запуска проекта автоматизировано 25 различных производственных процессов, касающихся «бумажной» работы и взаимодействия подразделений и сотрудников. Считаю, наше большое достижение, что мы пришли к почти полностью безбумажной работе. К примеру, договоры внутри группы компаний — а это свыше 15 тысяч документов в год — не распечатываются. Такие системы пока еще уникальны для России.

Возникали ли какие-то трудности в ходе внедрения?

Изменения, особенно затрагивающие повседневную жизнь людей, зачастую проходят со сложностями. Ведь люди по своей природе боятся и стремятся избежать изменений. Поэтому возникали, прежде всего, сложности организационного характера, но мы их успешно преодолели и теперь система электронного документооборота работает в полную силу.

Сколько занял проект внедрения? Сколько сотрудников предприятия стали пользователями СЭД?

К внедрению системы мы приступили в 2012 году, первый этап занял 4 месяца. Нам была очень важна скорость и качество работ. Это и сейчас наши ключевые требования. После первого этапа к DIRECTUM были подключены около 350 сотрудников группы компаний. В 2014 году мы постепенно подключили «Желдорреммаш» и руководство заводов. Далее «ТМХ-Сервис» и руководство филиалов и сервисных локомотивных депо. После создания единой управляющей компании была организована единая система DIRECTUM — к ней мы подключили весь административный персонал региональных подразделений. Сейчас в системе зарегистрировано около 5 тысяч пользователей, при этом работающих одновременно почти 2 тысячи.

Как был организован процесс обучения работы в системе?

Вообще интерфейс DIRECTUM интуитивный, пользоваться системой не трудно. Кроме того, при запуске программы можно просмотреть различные обучающие ролики. Но когда мы только начинали внедрять СЭД, все московские пользователи прошли очное обучение, часть сотрудников даже с последующей аттестацией. Региональные пользователи обучались на специальных вебинарах, после которых была проведена массовая аттестация. Ее прошли 2,5 тысячи человек. Сейчас мы также проводим вебинары и обучение для сотрудников по мере необходимости и при запуске новых сервисов.

Каковы главные итоги проекта? Что удалось добиться с помощью СЭД DIRECTUM?

У нас сформировалось единое информационное пространство. Все информационные процессы приводятся к общему знаменателю. По этому направлению «ЛокоТех» движется максимально быстро. По отзывам нашего партнера 1С, мы самые динамичные по скорости внедрения ERP-решений.

Но мы на этом не останавливаемся и продолжаем развивать и развиваться — автоматизируются новые процессы, проводится интеграция. Большой упор мы делаем на полный уход от бумаги как внутри группы, так и во взаимодействиях с контрагентами.

Интегрирована ли новая СЭД с другими системами?

Да. Как я уже говорил, автоматизированных процессов очень много. Часть из них затрагивает другие информационные системы. Сейчас DIRECTUM уже интегрирован с 8 другими системами — это различные конфигурации 1С и ServiceDesk.

Какие преимущества от внедрения нового решения получило руководство предприятия?

То, что необходимо, на мой взгляд, любому руководителю — прозрачность и контроль над всеми информационными процессами внутри компании. Кроме того, внедрение СЭД позволило провести оптимизацию, повысить скорость принятия решений и эффективность работы всей системы документооборота компании в целом, что особенно важно для нас, как для группы компаний с большой филиальной сетью.