Все на борт: цифровые
кадровые процессы
в «ЮТэйр»
«ЮТэйр» — российская авиакомпания. Вместе со своими дочерними структурами образует один из крупнейших в стране авиахолдингов — Группу «ЮТэйр».
Компания выполняет пассажирские и грузовые авиарейсы по России и за рубежом, обеспечивает техническое обслуживание и капитальный ремонт воздушных судов (самолетов и вертолетов) и подготовку персонала. В 2023 году регулярными рейсами «ЮТэйр» воспользовались более 7 млн пассажиров.
Авиакомпания имеет крупнейший в мире по грузоподъемности вертолетный флот и выполняет вертолетные работы.
В штате «ЮТэйр» — более 10 тыс. сотрудников.
Предпосылки проекта
Интерес к кадровому электронному документообороту (КЭДО) в Группе «ЮТэйр» возник в период пандемии, когда ответственным специалистам приходилось подписывать документы с работниками удаленно. Обширная география присутствия компании, разъездной и дистанционный характер работы сотрудников подкрепили намерение перейти на КЭДО.
Вступление в силу 377-ФЗ и 407-ФЗ дало бизнесу «зеленый свет» для перехода на новый формат.
При анализе ПО учли ряд критериев:
Сергей Шитов
«В связи с растущими потребностями во внедрении новых технологий и импортозамещении устаревшего ПО руководство компании еще в 2018 году приняло решение о переходе на новую, современную систему управления документами с поддержкой всех актуальных функций и механизмов для электронного подписания.
Проанализировав массу вариантов на рынке, мы остановились на известном отечественном решении от компании Directum, так как для нас в первую очередь была важна поддержка производителя, возможность получения обновлений не реже 2-3 раз в год, наличие партнерской сети. Уже в 2020 году, когда пандемия бросила нам вызов, мы приняли решение в первую очередь перевести в цифру кадровые процессы, так как этот блок практически не был покрыт автоматизацией».
На пути к эффективной
коммуникации
Группа «ЮТэйр» стремится обеспечить комфортный формат взаимодействия работника и работодателя. Поэтому основной целью проекта было упростить и улучшить коммуникацию, а также сделать компанию более привлекательной на рынке труда.
Ключевые задачи:
- создать единый интерфейс для взаимодействия работодателя с сотрудниками;
- выстроить сквозные кадровые процессы на одной платформе;
- отказаться от бумаги и перейти на электронное подписание кадровых документов;
- сократить операционные издержки.
Цифровые HR-процессы:
как это работает
Внедрение КЭДО на базе системы Directum HR Pro в Группе «ЮТэйр» стартовало в апреле 2023 года. В сентябре начали эксплуатировать систему в двух Обществах Группы, а с ноября 2023 по февраль 2024 года шло тиражирование решения еще на пять Обществ. В результате суммарная численность пользователей преодолела отметку в 5 тыс. сотрудников.
Для синхронизации данных об организационной структуре и сотрудниках настроили интеграцию с учетной системой 1С:ЗУП. Чтобы обеспечить работников сертификатами электронной подписи, внедрили готовое решение от вендора — интеграцию с удостоверяющим центром Контур.
В первую очередь в цифровой вид перевели запросы различных справок в кадровой и бухгалтерской службах. Затем перешли к самому востребованному процессу — оформлению отпуска, который создал предпосылки для изменения смежного блока задач — управления личным составом и планирования летной работы.
- подключение
сотрудников - ознакомление
с документами
- выдача справок
- 2-НДФЛ
- выдача д/с под отчет
- о задолженности
- по оплате труда
- по графику
- по заявлению
- подтверждение / перенос
Планирование отпусков
В компании процесс идет без разделения на виды отпусков. Это значит, что сотрудник может запланировать все доступные дни отдыха — не важно, ежегодный оплачиваемый это отпуск или, например, отпуск за ненормированный рабочий день. Кроме того, для планирования доступны накопленные за весь период работы дни отдыха.
Штатная и организационная структуры не совпадают, поэтому для вычисления согласующего руководителя ввели дополнительные признаки.
Все эти нюансы учли в итоговой схеме процесса. При отправке заявления на согласование сотрудник может вручную скорректировать руководителя, которому уйдет задача, если система вычислила его неверно.
Руководитель в задаче на согласование отпуска видит доступное количество дней отдыха сотрудника, а также запланированные по графику периоды отпуска. Эта информация помогает оперативно принять решение.
Адресное распределение кадровых задач
Вопросы, связанные с кадровым делопроизводством, в Группе «ЮТэйр» переданы объединенному центру обслуживания (ОЦО). Каждое подразделение «ЮТэйр» закреплено за конкретным сотрудником ОЦО. Для удобной и оперативной работы в системе Directum HR Pro настроили автоматическое распределение кадровых задач по ответственным исполнителям.
Автоматическое помещение документа в дело
В зависимости от вида подписания и наличия признака «вредность» документы автоматически распределяются в конкретные дела. В будущем это поможет организовать долговременное хранение кадровых документов.
Привлечение к работе в праздничные
и выходные дни
В Группе «ЮТэйр» большинство штата трудится в сменном режиме и часто переезжает с места на место. Оформить выход сотрудников в выходной было сложно:
- приходилось «ловить» людей, чтобы получить подписи на документах;
- часто случались ошибки в датах выхода и отгулов (иногда они пересекались с отпусками);
- ручной перенос данных из сканов приводил к неточностям в приказах;
- срывались сроки оформления, в результате чего кадровые специалисты задерживались на службе;
- учет отгулов велся в Excel, что усложняло контроль.
Реинжиниринг и оптимизация
Теперь руководитель создает заявку в Directum HR Pro, выбирая сотрудников и даты выхода. Система автоматически проверяет, нет ли пересечений с отпусками. Согласование проходит по одному из двух регламентов — стандартному или срочному. Участники подтверждают заявку через
После согласования сотрудник получает уведомление и выбирает условия: двойную оплату за выход на работу или одинарную с днем отдыха. Также он может отказаться от привлечения к труду. Если ответ не приходит вовремя, система автоматически фиксирует отказ.
Работник подписывает согласие и подтверждает, что знает о своем праве не согласиться. Все документы автоматически собираются в комплект, а данные попадают в специальный справочник. Затем система формирует приказ и запускает его согласование.
Весь процесс занимает несколько минут: руководитель создает заявку, Directum HR Pro автоматически проверяет даты и согласовывает документы. Сотрудники подтверждают выход удаленно, без бумаг и визитов в офис.
Результаты проекта
Изменения коснулись всех работников Группы «ЮТэйр» (наземный, летный, технический персонал) и топ-менеджеров: от начальников отделов/служб/цехов/летных отрядов до заместителей и директоров Обществ.
К системе Directum HR Pro подключены руководители штатных подразделений, а также ответственные за обеспечение процессов сотрудники:
- специалисты по планированию летного персонала;
- начальники штабов летных отрядов;
- специалисты кадровой службы;
- специалисты бухгалтерской службы;
- специалисты по расчету с персоналом;
- специалисты по учету и оплате труда;
- табельщики.
Бизнес-эффект
и его согласование
приказа на подпись
контроль подписания, возврат
на работу в выходной день
на согласование приказа
о работе в выходные дни
с приказом о работе в выходной
день под подпись
и помещение его в дело
отпуска
уведомления на отпуск
Планы по развитию
с ИС Meridian
Запланирован полный переход из прежней системы документооборота на решения экосистемы Directum для управления делопроизводством, ознакомления с ЛНА и др.
Один из ключевых проектов на перспективу — внедрение архива для долговременного хранения юридически значимых электронных документов и организация процедур по подготовке как бумажных, так и электронных документов к сдаче и приемке.
