Прием на работу
Проблема
Прием сотрудников из других городов и стран сильно затруднен, если работодатель обменивается с кандидатами бумажными документами.
Затягивается сам процесс, могут потеряться документы, и в таких условиях практически нереально достоверно подтвердить личность соискателя.
Пересылать личные данные по незащищенным каналам — небезопасно и незаконно.
При ручном заполнении данных систематически возникают ошибки.
Решение
Управлять приемом персонала в цифровом виде:
- оформлять новых сотрудников полностью удаленно при помощи интеграции с порталом Госуслуг с подписанием электронной подписью всех документов, включая трудовой договор;
- прозрачно контролировать сроки трудоустройства в интуитивно понятном интерфейсе системы;
- автоматически заносить подтвержденные данные сотрудников в учетную систему организации;
- использовать специализированные цифровые решения, защищающие информацию в соответствии с 152-ФЗ.
Возможности решения
Удобное трудоустройство онлайн или в офисе
Технологии удаленного приема на работу не только ускоряют внутренние процессы компании и повышают их эффективность — они усиливают репутацию компании как современного работодателя и укрепляют лояльность кандидатов и работников.
Сегодня трудовое законодательство разрешает проводить прием кандидатов на работу полностью в цифровом виде, без личного визита в офис. Онлайн-прием полезен при работе с удаленными кандидатами и при наличии филиалов в разных городах с кадровой службой в центральном офисе.
С решением от Directum возможно полностью легитимное онлайн-трудоустройство. Весь процесс проходит в несколько этапов:
- По ссылке в смс-сообщении новый сотрудник получает доступ в личный кабинет (ЛК), где указывает свои данные и прикладывает фото документов. При интеграции с рекрутинговыми системами часть информации в ЛК может быть заполнена заранее.
- Чтобы подписать заявление на получение сертификата усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), новичок проходит аутентификацию на сайте ЕСИА (Госуслуги) и проставляет на заявлении свою электронную подпись Госуслуг.
- Удостоверяющий центр получает информацию о подтверждении личности работника и выдает ему УНЭП. Полученной ЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, а затем — трудовой договор и остальные документы, связанные с работой.
Компании могут полностью перейти на удаленное трудоустройство или комбинировать его с классическим приемом сотрудников в офисе. Если кандидат лично принес документы, то специалист кадровой службы выбирает вариант приема «в офисе» и заполняет данные вручную.
Настраиваемые списки документов и ЛНА
Требования к сотрудникам зависят от должности и специфики работы в компании. Например, для трудоустройства на должность водителя у кандидата должны быть водительские права.
Специалист кадровой службы может настроить перечень документов, запрашиваемых при приеме в определенную организацию, подразделение или на должность. После этого ему не придется вручную указывать, что запросить у кандидата — список документов составляется автоматически.
Перечни локальных нормативных актов (ЛНА), которые должен знать будущий сотрудник, также могут отличаться в пределах компании. Чтобы при отправке ЛНА на ознакомление не подбирать документы, в решении можно заранее настроить их перечни для должностей, подразделений или организаций.
Указанные ЛНА автоматически отправляются на ознакомление кандидату вместе с другими документами для трудоустройства. Он знакомится с ними в электронном виде в комфортное время и в удобной обстановке.
Массовое трудоустройство
В Directum HR Pro можно массово занести информацию о кандидатах из рекрутинговой системы или из реестра в формате XLS или CSV, чтобы организовать их трудоустройство. В поставку входят шаблоны, на основе которых кадровый специалист формирует выгрузку из системы или ведет собственный реестр кандидатов.
После внесения информации в систему кадровый специалист отправляет приглашения в личный кабинет сразу всем кандидатам, которые устраиваются в нашу организацию.
Трудоустройство иностранных граждан
Принимать на работу иностранцев так же удобно, как и граждан РФ. Решение анализирует сведения о кандидате: страну гражданства и статус пребывания в РФ — и автоматически запрашивает у него требуемые для трудоустройства документы на основании настроенных списков.
По умолчанию в решении настроены списки запрашиваемых документов и сведений для кандидатов, имеющих вид на жительство или разрешение на временное проживание, а также граждан Армении, Казахстана, Киргизии, Таджикистана и Узбекистана. Для расширения географии приема можно настроить документы для других стран.
Интеграция с учетными системами
Чтобы сократить количество рутинных операций, «Прием на работу» используется совместно с решением «Расширение для 1С:ЗУП». Больше не нужно тратить время на внесение основных данных в учетную систему. А если 1С:ЗУП настроена в соответствии со штатным расписанием, ручное заполнение полей трудового договора сводится к минимуму или не требуется совсем.
Специалисту кадровой службы остается проверить сведения, предоставленные кандидатом, и скан-копии документов. Данные автоматически передаются в учетную систему, и проводится прием сотрудника на работу.
Далее прямо из 1С:ЗУП запускается ознакомление нового сотрудника с ЛНА, формируется и отправляется на подписание трудовой договор.
Если прием не состоялся, записи и документы по кандидату автоматически удаляются из обеих систем. При этом действующими остаются документы, которые нужны для формирования кадрового резерва.
Легитимность процесса трудоустройства
Удаленное трудоустройство организовано в полном соответствии с требованиями 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте, 407-ФЗ об удаленной работе и 63-ФЗ об электронной подписи:
- в решении доступна идентификация сотрудника через портал ЕСИА (Госуслуги);
- при предоставлении сведений о себе каждый кандидат дает согласие на обработку персональных данных, а их обработка ведется в соответствии с законодательством: данные передаются по защищенным каналам связи и доступ к ним ограничен при помощи прав;
- в рамках приема подписываются соглашения об электронном взаимодействии и документы для организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Если сотрудник отказывается от КЭДО, все кадровые процессы по нему будут сопровождаться бумажными документами;
- сотрудник в пару кликов подписывает комплект документов для трудоустройства. При этом подписи автоматически проставляются в заданном порядке. Сначала по законодательству подписываются локальные нормативные акты, очередность подписания остальных документов настраивает специалист кадровой службы.
С решением «Прием на работу» от Directum вы получаете полную методологическую поддержку и сопровождение на всех этапах проекта внедрения: готовые шаблоны документов, необходимые регламенты, консультации, а также гарантию легитимности готового цифрового процесса.
