DIRECTUM в исполнительной власти Астраханской области

Астраханское представительство ОАО "ICL-КПО ВС" объявляет о завершении крупномасштабного проекта внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в Администрации Губернатора и Исполнительных органах государственной власти Астраханской области.

Применение информационных технологий в работе органов власти позволяет решить ряд важнейших задач, от которых во многом зависит эффективность работы госаппарата. В числе таких задач особо выделяются качество обработки большого количества данных, скорость принятия решений и быстрота их исполнения. Поэтому электронный документооборот и автоматизация основных процессов взаимодействия повсеместно становятся одними из важнейших направлений модернизации работы органов власти.

Внедрение системы электронного документооборота в Администрации Губернатора и Исполнительных органов государственной власти Астраханской области было начато в сентябре 2008 года. В качестве поставщика и интегратора выступил Сертифицированный дилер компании DIRECTUM - Астраханское представительство ОАО "ICL-КПО ВС". Проект был направлен на решение ряда важнейших задач, связанных с оптимизацией взаимодействия подразделений, автоматизацией работы с документами и переводом на новый уровень культуры ведения дел.

Внедрение осуществлялось согласно апробированной технологии внедрения DIRECTUM. На первом этапе специалистами астраханского представительства ОАО "ICL-КПО ВС" было проведено полное обследование всех внутренних процессов органов власти. Данные анализа позволили максимально эффективно подготовить систему для работы в специфических условиях делопроизводства в государственных органах. На этом этапе также были разработаны универсальные маршруты движения документов и проведено обучение служащих. Для сотрудников исполнительных органов власти Астраханской области в соответствии с произведенными модификациями были специально разработаны методические документы - руководства пользователей системы DIRECTUM.

После всех предпроектных работ была произведена установка и настройка системы на рабочих местах. В ходе внедрения были автоматизированы ключевые процессы работы с документами – все процессы делопроизводства, контроль исполнения документов, анализ работы с ними, создание надежного и безопасного электронного хранилища документов.

К началу промышленной эксплуатации в системе было зарегистрировано 100 сотрудников – от руководителей, принимающих на рассмотрение документы в электронном виде, до рядовых служащих, которые получают в электронном виде распоряжения и резолюции по документам.

В дальнейшем планируется постоянное увеличение охвата автоматизации с включением новых пользователей и новых процессов. В течение первого года эксплуатации системы Исполнительные органы государственной власти Астраханской области планируют дополнить функционал системы модулями "Управление договорами" и "Управление совещаниями", внедрить электронную цифровую подпись для визирования документов, а также обеспечить удаленным сотрудникам доступ к системе через сервер веб-доступа.

Согласно договору, с января 2009 года специалисты астраханского представительства ОАО "ICL-КПО ВС" будут представлять все необходимые консультационно–методические услуги в рамках технической поддержки системы DIRECTUM.

Уже сейчас заказчик отмечает положительные изменения в работе, появившиеся в результате внедрения системы DIRECTUM - повысилось качество и оперативность работы со всеми типами документов. Благодаря механизмам контроля у заказчика появилась возможность отслеживать местонахождение документа и фиксировать исполнение поручений. Таким образом, внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM полностью модернизировало методы работы с документами и перевело процессы взаимодействия на качественно новый уровень, что непосредственно повысит качество работы исполнительной власти Астраханской области.