ECM-решение для малого и среднего бизнеса: когда нужно и что собой представляет

По состоянию на 2014 год в России насчитывалось более 5,5 млн субъектов малого и среднего предпринимательства с общей численностью сотрудников около 75,5 млн человек. Хотя подавляющее большинство субъектов представляют собой индивидуальных предпринимателей и микропредприятия, в стране не менее 235 тыс. малых (от 15 до 100 работников, средняя численность 30 работников) и 17 тыс. средних предприятий (от 100 до 250 работников).

Могут и должны ли эти более чем 250 тыс. компаний составлять сферу интересов ECM-вендоров?

Главная цель статьи — разобраться, когда и в каком виде малые и средние компании нуждаются в решениях по управлению корпоративным контентом. Приступим.

Где здесь возникает ECM?

Типовых процессов у средней организации немного, и они стандартны. В их числе управление и планирование, производство и обслуживание, закупки и материальное обеспечение деятельности, продажи и ведение договорной деятельности, а также бухгалтерский учет, управление персоналом и прочие «сервисные» процессы.

Задачи вроде ведения бухучета (вмененные на уровне законодательства) автоматизированы в том или ином виде у всех компаний. Прочие процессы также могут иметь в основе ИТ-инфраструктуру, но об автоматизации речь идет в единичных случаях. Причем во всех этих процессах рождается и используется структурированный или неструктурированный контент: формализованные и юридически значимые документы, отчеты и прогнозы, описания и регламенты, технические задания и поручения, формирующаяся база знаний.

Контент может представлять собой документы, а может и не представлять. Некоторые процессы всегда завязаны на создании документов: закупки и продажи, производство интеллектуальной собственности компании, коллективная работа, которая требует координации и фиксации достижений, делопроизводство, если оно имеет место быть. Управление как минимум этими процессами в привязке к документам уже совершенно точно порождает ECM-потребности. Эти потребности могут закрываться как отдельной системой, так и гибридным ECM-решением (набором средств и сервисов).

Отличия малых и средних компаний от крупных

Малые и средние компании, в отличие от крупных, в большинстве своем используют именно наборы инструментов для работы с документами. Папки на общих сетевых ресурсах, облачные хранилища, электронная почта, корпоративные порталы, веб-сервисы для коллективной работы, самописные workflow-движки — в различных сочетаниях используются для управления корпоративным контентом. До определенного порога — даже успешно…

Но при наращивании численности офисных сотрудников до 50 и выше, при создании более 3 отделов, которым требуется взаимодействовать друг с другом, и при потоке около 1 500–2 000 официальных документов в год малая или средняя компания уже погружается в информационный хаос, которым целесообразно управлять централизованно при помощи полноценной ECM-системы.

Тем не менее, малый и средний бизнес тут имеет свои отличия от крупного.

Средние компании в большинстве своем не имеют сформировавшихся и отлаженных бизнес-процессов, их деятельность постоянно совершенствуется, оттачивается и претерпевает изменения. Руководство гибкое, готовое к изменениям и к быстрому принятию решений.

Коллектив малых и средних компаний обычно моложе коллектива крупных организаций, а молодые сотрудники, хоть подкованы в ИТ и могут освоить любую систему, тем не менее ожидают простых, понятных и удобных инструментов.

Как правило, малый бизнес существует без многоступенчатой иерархии, ему свойственна более плоская структура, когда задачи решаются динамичными выделенными командами, которым может помочь гибкий и мощный workflow-движок.

Относительно небольшой объем документов не порождает потребности в организации полноценного электронного архива.

И наконец, даже средние организации обычно обходятся минимальным штатом собственных ИТ-специалистов и имеют относительно малые собственные ИТ-мощности. Обыкновенно, на данном этапе у компании может не быть ИТ-стратегии и выделенного бюджета на автоматизацию.

Итого: важные характеристики искомого ECM-решения

Стоит повториться, что в качестве решения для управления корпоративным контентом в малой и средней организации может выступать набор инструментов. Причем это может быть достаточно эффективное и дешевое решение, но оно всегда предполагает ряд рисков и ограничений. Во-первых, множество мест хранения информации с большей вероятностью порождают информационный хаос — рядовым сотрудникам все-таки проще иметь единое место, где должен храниться весь контент. Во-вторых, набор инструментов и сервисов так или иначе необходимо донастраивать и интегрировать, что в конечном итоге делает решение сложным. В-третьих, собранное по частям ECM-решение, скорее всего, будет зависеть от ИТ-специалиста, его собравшего и обслуживающего; потеря этого кадра может стать фатальной.

Поэтому какое-то ядро управления контентом желательно, когда компания перешагивает за границы 50 сотрудников, 3 взаимодействующих отделов, потока в 1 500–2 000 официальных документов в год.

Характеристики, делающее ECM-решение максимально удобным и выгодным для малого и среднего бизнеса:

• быстрота внедрения и начала эксплуатации с возможностью гибкой донастройки под конкретные потребности компании;
• низкие первоначальные инвестиции и предсказуемость дальнейших затрат на поддержание работоспособности (собственными силами или с привлечением вендора);
• покрытие основных типовых сценариев работы и бизнес-процессов уже «из коробки»;
• развитая workflow-функциональность;
• легкость освоения пользователями: понятный и удобный интерфейс, максимальное соответствие гайдлайнам операционных систем, с которыми привыкли работать пользователи (в том числе, и мобильным ОС при наличии нативного приложения или адаптированного веб-клиента);
• при потребности — наличие мобильных клиентов, позволяющих разъездным и удаленным сотрудникам получать доступ к корпоративному контенту в любое время;
• а также интеграционные возможности, масштабируемость и соответствие стандартам хранения контента, чтобы послужить в будущем, когда компания-заказчик нарастит мощность и перейдет из разряда средней в крупные.

Такое решение, внедренное в малой или средней компании, может сделать процессы более прозрачными и контролируемыми, ускорить работу с документами, позволить централизовано управлять любыми видами контента, в целом снизить риски потерь и затраты на поиск ценной информации.