Как сэкономить на внедрении: фитнес для предприятия

При внедрении ECM-системы немалую роль играет стоимость проекта.

Автоматизация процессов призвана упростить, облегчить и ускорить процессы, избавить от всего лишнего и тормозящего деятельность предприятия. Прямо как фитнес для человека, желающего подготовиться к пляжному сезону! Поэтому, в какой-то степени, внедрение ИС – это фитнес для предприятия. Причем неважно, внедряете вы систему первый раз или развиваете уже имеющуюся.

В текущей экономической ситуации личный фитнес-тренер и диетолог становятся непозволительной роскошью. Так и большинство заказчиков стараются сэкономить на работах подрядчиков, сокращают ИТ-бюджеты. Подрядчикам при этом приходится искать возможности сокращения своих издержек и варианты уменьшения стоимости услуг для заказчика.

Как же получить желаемый результат, сэкономив при этом, какие есть инструменты уменьшения стоимости внедрения и какие ограничения они налагают? Об этом мы и поговорим.

Программа «Максимум»

Вы однозначно решили, что пора. Причем планы у вас наполеоновские. Необходимо сбросить половину вашего веса, набрать мышечную массу, а на месте большого живота обязательно должны быть кубики пресса. При этом вам нужно точно знать, сколько это займет времени, сколько граммов вы будете терять каждый день, иметь детальный план тренировок, процедур и т.д. Но на все это у вас нет времени и опыта.

Тогда вы можете обратиться к специалистам, чтобы те разработали для вас индивидуальную программу занятий и питания, исходя из вашего типа телосложения, психологического состояния и других показателей. Вам составили график тренировок, провели полное обследование, вас записали во все необходимые секции, посещали их вместе с вами и контролировали, все ли вы правильно делаете. Результат вы получите 100%, но при этом сильно потратитесь.

Так и максимальное внедрение подразумевает всеобъемлющий комплекс работ. Оно включает в себя детальное исследование и проектирование автоматизируемых процессов, по результатам которых могут быть реализованы значительные модификации системы, проведено комплексное тестирование и опытно-промышленная эксплуатация. Все работы документируются, заказчику постоянно предоставляются планы работ и отчеты, все шаги согласуются и утверждаются. Основные работы при этом выполняются подрядчиком. Таким образом, заказчик снимает с себя бОльшую часть ответственности за результат.

Поскольку такой вариант внедрения подразумевает выполнение большого количества трудоемких процедур и разработки большого количества достаточно объёмных документов, то и высокая стоимость вполне логична.

Но все эти процедуры и документы являются требованиями самих заказчиков. И в первую очередь это относится к крупным компаниям с жесткой регламентацией внедрения ИС и государственным органам.

Усеченный вариант

А если вам не нужны все эти графики занятий и диет, куча планов и дорогостоящих процедур? Если вы просто не готовы платить столько денег? Как сократить стоимость?

Мы выделили несколько способов. Причём все эти приемы мы опробовали на практике, и они действительно работают. Итак:

• Зачем платить личному тренеру и врачу за индивидуальную программу и дорогостоящее исследование, когда существуют общие методики, которые подходят большинству людей и позволяют получить тот же результат? Так и с системой. Можно ее переделать под себя, а можно использовать стандартную функциональность, которая представляет собой агрегированный опыт работы наших сотрудников, партнеров и заказчиков. Использование коробки позволит закрыть большую часть задач и потребностей. А в будущем еще и упростит вам переход на новые версии.
• Перед началом занятий можно пройти полную диагностику. Но если вы и так знаете все ваши болячки, можно просто сказать о них тренеру – он учтет это при составлении программы. Так и с внедрением, можно исследовать всю деятельность предприятия, а можно просто указать на те места в системе, которые вас не устраивают.
• Если вам нужно стройное тело, а не описание, пусть даже с картинками, как вы каждый день будете худеть, то зачем тратить на это время? Так же и с проектированием. Поскольку мы ориентируемся на стандартную функциональность, то можно не писать огромные проектные решения (ПР). Достаточно лишь зафиксировать те отличия, которые нужно внести.
• Так же и с тестированием. Зачем тестировать стандартный функционал? Достаточно вживую увидеть, как вы будете работать. Опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ) провести только лишь для того, чтобы люди научились работать в системе.
• Не нужно ждать до конца программы занятий, чтобы встать на весы и понять, подходит ли вам выбранная методика и похудели ли вы. Взвешивайтесь регулярно, чтобы иметь возможность корректировать программу питания и занятий. Так же и с внедрением. Регулярно демонстрируйте промежуточные результаты, чтобы своевременно понять, туда ли вы движетесь и сэкономить на переделке.
• Начинайте заниматься как можно раньше, и эффект от этого получите раньше. Так же и с работой в системе. Чем раньше вы начнете ее эксплуатировать, тем раньше получите эффект от использования, тем раньше сформируется понимание, чего реально не хватает, и что нужно доделать.
• Можно тренера приглашать к себе домой, водить с собой на тренировки, а можно консультироваться с ним удаленно. Так и с подрядчиком. Предоставив ему возможность выполнять работы удаленно, можно значительно сэкономить на выездах.
• Ваш тренер может следить за тем, все ли выполняете, будить вас на тренировки, менять веса на тренажере, пересчитывать калории в вашем обеде. А можно это делать самому. Так же и с внедрением, если у вас есть опыт, квалифицированные специалисты и желание. Даже не имея опыта, простые работы можно выполнять на проекте самостоятельно, что получится дешевле, чем если бы их делал подрядчик.

Мы рассмотрели различные инструменты внедрения. Но не все их можно применять разом, у многих есть некоторые ограничения и особенности использования. Исходя из этого, мы выдели следующие варианты реализации проекта.

Сокращенное внедрение

• Минимизация модификаций и ориентация на «коробку»
• Отказ от длительного и полноценного исследования
• Вместо ПР делаем лишь схемы процессов «как будет», фиксируем важные нюансы этих процессов и перечень необходимых доработок
• Проводим демонстрации уже настроенной под процессы заказчика системы, а не тестируем
• ОПЭ проводим в объеме, необходимом лишь для того, чтобы обучить пользователей

По сути, это максимальное внедрение, но некоторые этапы мы упростили, сделали их выполнение более неформальным, что накладывает свои ограничения:

• Небольшое количество автоматизируемых процессов (канцелярия+договоры).
• Готовность Заказчика к изменению процессов, т.к. ориентируемся на коробку.
• Небольшое количество пользователей (100-200), иначе будет много заинтересованных лиц, с которыми нужно будет согласовывать все решения. Да и менять процессы при большом количестве пользователей очень сложно.
• Активное участие Заказчика на всех этапах внедрения.
• Сокращение формальных процедур и согласований.
• Полномочия у участников проекта со стороны заказчика принимать решения «на месте».
• Партнерские отношения между Заказчиком и Подрядчиком и разделение ответственности за результат.

Вариант рассчитан на тех заказчиков, кому нужен результат, а не соблюдение формальных процедур. Кто готов меняться и изменение процессов не требует долгих согласований, либо же у кого работа по выстраиванию процессов только началась.

Поддержка внедрения

Этот вариант тоже подразумевает ориентацию на «коробку». При этом все основные работы выполняются силами специалистов заказчика, а подрядчик оказывает проактивную поддержку внедрения, помогает организовать и спланировать проект, контролирует ход внедрения, проводит консультации. Вариант предусматривает выделение ответственных за внедрение со стороны подрядчика, которые полностью погружаются в проект и процессы заказчика.

Ограничения:

• У заказчика должны быть квалифицированные ИТ-специалисты, на 100% задействованные на внедрение
• Заинтересованность и активное участие руководства.
• Фиксированные сроки и фиксированная минимальная стоимость. Нужны в первую очередь для того, чтобы дисциплинировать заказчика, побудить его внедрить систему как можно быстрее, а не растягивать. Также это позволяет подрядчику планировать загрузку своих людей, которые занимаются поддержкой внедрения.
• Наличие удаленного доступа к системе заказчика для проведения мониторинга настроек и использования, более корректных и оперативных консультаций.
• Поскольку все основные работы выполняются заказчиком, то ответственность за результат в большей степени он берет на себя.

Самостоятельное внедрение

Внедрение проводится силами специалистов заказчика, при этом проактивная поддержка со стороны подрядчика не оказывается. Подрядчик помогает консультационно по обращениям, проводит поверхностный мониторинг внедрения.

Вот такие существуют способы снижения стоимости внедрения и затрат для подрядчиков. Список может быть продолжен, и для этого нужно глубоко понимать процесс внедрения. Разделите его на отдельные работы и операции. Проанализируйте, какие из них нужны для достижения результата, а какие можно исключить или изменить. При этом нужно помнить об ограничениях, которые последуют за изменениями.

Автор: Антон Суханов, руководитель проектов внедрения DIRECTUM

Источник: PCWeek