Компания «МайТэк» переводит ГК «ЛокоТех» на безбумажный документооборот

Компания МайТэк автоматизировала процесс обмена внутренними документами в группе компаний «ЛокоТех». Теперь движение свыше 12 000 договоров и спецификаций в рамках 130 компаний Холдинга будет осуществляться внутри единого информационного пространства, созданного на базе ECM-системы DIRECTUM. Переход на безбумажный документооборот позволит сохранить миллионы рублей и выйти на приоритетно новый конкурентный уровень управления процессами.

Деятельность ГК «ЛокоТех» включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках модернизации и сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. Важным аспектом в обеспечении комплексной и согласованной работы организации является наличие объективной информации.

В год общий оборот внутреннего документооборота холдинга составляет более 1 000 000 документов. В силу широкой территориальной распределенности компаний в процессе доставки часть из них может теряться, либо значительно задерживаться в пути, что напрямую влияет на результаты работы и эффективность процессов. Одной из стратегических задач развития холдинга является полный переход на безбумажный документооборот до конца 2016 года. В рамках этой задачи на сегодняшний день реализована первая фаза – осуществлен безбумажный документооборот внутрикорпоративных договорных документов.

В рамках проекта командой МайТэк была проведена структуризация информации, были оптимизированы существующие и разработаны новые маршруты движения договорной документации, обеспечено защищенное хранение данных. Для топ-менеджеров и руководителей подразделений настроена возможность визирования и подписания юридически значимой документации с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи, полностью соответствующей всем требования федерального закона от 06.04.2011г. N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи».

Помимо 100 % исключения бумажных документов автоматизация внутреннего документооборота позволила в разы усовершенствовать и удешевить процедуру согласования и подписания договорной документации холдинга, а это – миллионы рублей в год, которые тратились ранее на закупку бумаги и оплату почтово-курьерской доставки документов. Кроме прочего удалось полностью избежать потерь документов.

Быстрый обмен информацией вывел работу холдинга на принципиально новый конкурентный уровень, позволив выгодно выделиться на фоне других игроков рынка и повысить качество работы с клиентами. Следующим этапом станет перевод в электронный формат всех остальных видов внутренних документов ГК «ЛокоТех».