OCS внедрила электронный архив на базе решений ABBYY и DIRECTUM

Компания Avis Expert завершила внедрение единого электронного архива первичной бухгалтерской документации в компании OCS Distribution. Решение включает две составляющие – систему потокового ввода документов на платформе ABBYY FlexiCapture и электронный архив на платформе DIRECTUM.

OCS входит в «Национальную компьютерную корпорацию». Это один из крупнейших многопрофильных ИТ-холдингов российского рынка, который сотрудничает с системными и сетевыми интеграторами, розничными сетями, разработчиками ПО и другими организациями. Масштабная партнерская база OCS включает более 6500 российских компаний. В настоящий момент в различных городах у OCS открыто более 20 офисов.

Особенностью дистрибуторского бизнеса является наличие большого количества хозяйственных операций и, как следствие, работа с огромным потоком финансовых документов – до 6 000 комплектов в день. В компании столкнулись с тем, что хранить и искать многочисленные документы, а также готовиться к налоговым проверкам без использования специализированной системы стало крайне сложно. Так было принято решение внедрить единый электронный архив, а вместе с ним автоматизировать ввод первичных финансовых документов в электронный архив. Все работы проводил сертифицированный партнер DIRECTUM – Avis Expert

Для первичной обработки потока отсканированных документов было выбрано решение ABBYY Recognition Server, а для обработки новых входящих документов – ABBYY FlexiCapture с распределенной архитектурой. С их помощью обрабатываются счета на оплату и счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты передачи прав, доверенности, платежные поручения, банковские ордеры, претензии и акты на возврат и другие виды первичной бухгалтерской документации.

В результате все документы, поступающие в офисы или на склады компании, обязательно сканируются и после этого пакетами пересылаются в головной офис. ABBYY Recognition Server автоматически сортирует документы по видам, контролирует целостность каждого из них, объединяет страницы в документы с учетом их корректной последовательности и после этого импортирует изображение в электронный архив, при этом из финансово-учетной системы вводятся реквизиты. Документы, впервые поступившие в компанию, обрабатываются ABBYY FlexiCapture. Система производит полнотекстовое распознавание и извлечение атрибутов из электронного скан-образа. В карточку каждого документа автоматически записываются его реквизиты и информация о месте и времени сканирования, а также номер пакета, в котором он передается в головной офис. Это позволяет своевременно обнаружить потери документов при пересылке.

Бизнес-кейс по автоматизации архива финансовых документов был представлен руководителем проекта компании OCS Матвеем Пиневичем на онлайн-семинаре DIRECTUM «Счет в вашу пользу, или как оптимизировать работу с финансовыми документами», который состоялся 30 мая 2012 года.

«OCS – одна из крупнейших компаний, работающих в IT-индустрии, и проект внедрения решения «Финансовый архив» стал для нас очень значимым. Это позволит компании OCS эффективно хранить и искать многочисленные документы», – комментирует Валерия Якубич, директор по развитию Avis Expert.