ООО «Молл»: системы электронного документооборота – must have для среднего и крупного бизнеса

Компания «Молл» (г. Челябинск) убедилась на собственном опыте, что электронный документооборот существенно упрощает и упорядочивает бизнес-процессы. О проекте, реализованном «СТ Урал», сертифицированным партнером DIRECTUM, рассказал IT-директор ООО «Молл» Максим Королев.

ООО «Молл», представляющее бренды «Молния» и SPAR, – один из лидеров по товарообороту среди розничных сетей Челябинской области. Мультиформатная сеть с гипермаркетами, супермаркетами и магазинами формата «у дома» ежедневно обслуживает более 100 000 покупателей.

Благодаря усилиям IT-разработчиков современные бизнес-процессы становятся все более технологичными и простыми. Раньше, чтобы согласовать один многостраничный договор, требовалось длительное время и большое количество листов бумаги. Теперь достаточно один раз занести договор в систему электронного документооборота, и можно продолжать работать с ним в режиме онлайн.

Максим Сергеевич, с чего началось взаимодействие вашей компании и «СТ Урал»? И почему было решено воспользоваться услугами именно этой организации?

Мы очень давно знаем «СТ Урал». О компании и ее возможностях нам первоначально рассказал экс-руководитель челябинского клуба IT-директоров и директор «СТ Урал» Полина Дуйкова. Она неоднократно предлагала внедрить СЭД на предприятии, но по различным причинам мы не решались на такой шаг, продолжая работать по старой схеме. Однако, в конечном счете, убедились, что без внутренней электронной систематизации нам не обойтись, и установили с помощью специалистов «СТ Урал» систему DIRECTUM.

По каким критериям выбрали именно систему DIRECTUM? Рассматривали ли другие СЭД?

Конечно, рассматривали. Подготовительный этап занял несколько месяцев. Были сформулированы требования к системе, рассмотрены пять различных систем документооборота. Основные критерии выбора – удобство работы, масштабируемость, производительность, стоимость, качество, возможность интеграции с существующими системами. Для нашей компании по совокупности критериев самым оптимальным решением была определена система DIRECTUM. Как только определились с продуктом, начался процесс выбора компании-интегратора. Конкурировали компании из Челябинска, Екатеринбурга и Ижевска. «СТ Урал» предложил нам самые выгодные условия.

На каком этапе находится сейчас работа? Как вы оцениваете первые итоги работы с системой?

Сейчас завершен первый этап проекта. Система функционирует без сбоев и накладок. Мы за год внедрили в компании электронное согласование учредительных и договорных документов, оформление и согласование служебных записок, регистрацию и рассылку входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины. Все это позволило существенно сократить время работы над документами и, что немаловажно, уменьшило затраты компании на расходные материалы – бумагу и картриджи, на обслуживание печатающей техники.

Благодаря DIRECTUM практически отпала необходимость в курьерских поездках между нашими филиалами: теперь большинство документов подразделения видят одновременно с головным офисом на экране монитора, имея возможность их корректировать, не распечатывая по несколько раз, и более оперативно согласовывать.

Также DIRECTUM дал возможность отслеживать статус того или иного документа на всех этапах жизненного цикла. Например, можно легко узнать, на ком задерживается договор, как проходит работа над ним.

Огромным преимуществом СЭД является возможность работы электронной подписью (ЭП). После подписания ЭП версия документа не может быть изменена. В отличие от бумажного листа согласований ЭП практически стопроцентно гарантирует, что генеральному директору на подпись попадет документ, который после согласования никто не изменял.

В числе прочего СЭД позволяет не зависеть от места нахождения рецензента и не ждать его возвращения, например, из деловой поездки – он может вынести свою резолюцию из любого места, где есть Интернет в любое время.

Мне как руководителю крайне полезна и удобна работа с задачами – когда я поручаю сотруднику какую-либо работу, сразу же заношу ее в СЭД, указываю срок, после чего забыть о ней ни у исполнителя, ни у меня просто не получится. Таким образом, решается известная проблема «важных, но не срочных» задач.

Вы сказали, что с внедрением DIRECTUM в компании существенно снизились расходы. На сколько, примерно, сократились траты?

Очень сложно вычислить эффект именно от внедрения СЭД, так как в компании постоянно проводятся мероприятия по оптимизации операционных издержек. Помимо внедрения СЭД, например, мы проводили сокращение объемов печатаемой сопроводительной документации. В комплексе экономия компании на картриджах для принтеров составила не менее 75%.

Благодаря DIRECTUM полностью исчезла проблема потери документов – любой из них легко находится в системе, что также экономит время, деньги и нервы сотрудникам.

Долго привыкали к системе? Много пришлось поработать, чтобы освоить DIRECTUM и обучить сотрудников его использованию?

У нас практически не было периода адаптации к системе. Дело в том, что DIRECTUM обладает интуитивно понятным интерфейсом и очень похож на привычный всем Microsoft Outlook и другие программы стандартного офисного пакета. Поэтому с его освоением особых проблем не возникает.

Также в системе существует встроенный механизм формализации процессов, благодаря которому конкретный исполнитель ограничен в своих действиях – либо он согласует документ, либо отправляет на доработку с замечаниями. Это существенно упрощает процедуру внедрения и адаптации пользователей к системе.

Кому выгодна СЭД? Каким компаниям система необходима?

На мой взгляд, СЭД обязательна к внедрению для предприятий среднего и крупного бизнеса, особенно с развитой филиальной структурой и большим числом контрагентов. Маленькие компании сами могут справиться с небольшим объемом документооборота, для них необходимость внедрения СЭД неочевидна.