УК "Паритет" автоматизирует управление жилищным фондом с помощью системы DIRECTUM

Партнер DIRECTUM в г.Набережные Челны, компания "Проекты и решения" объявила о завершении проекта внедрения ECM-системы DIRECTUM в управляющей компании "Паритет". В основу проекта положено специализированное бизнес-решение – "Управление жилищным фондом".

Управляющая компания "Паритет" (г.Набережные Челны) осуществляет комплексное обслуживание и эксплуатацию жилых объектов. Общая площадь обслуживаемого жилищного фонда – 976 тыс.кв.м., что составляет 14% от всего жилого фонда города. Клиентами компании являются около 50 тыс. человек – жильцов обслуживаемых домов.

В структуре управляющей компании находятся 6 ЖЭУ. Одной из главных функций диспетчерских ЖЭУ, а также центральной диспетчерской службы управляющей компании является работа по обращениям граждан. Оперативность реагирования на заявки жильцов во многом зависит от применяемых инструментов, и в частности – информационной системы, обеспечивающей регистрацию заявок, назначение исполнителей, контроль и анализ исполнения обращений. Рост количества обслуживаемых объектов и объема клиентской базы требуют повышения качества и эффективности работы. Поэтому руководство УК "Паритет" организовало выбор решения для построения информационной системы по работе с заявками.

Выбор осуществлялся среди различных систем по управлению электронными документами и деловыми процессами. Особое внимание уделялось адаптируемости системы и возможности разработки на ее основе специализированного решения для сферы ЖКХ. В результате выбор был сделан в пользу бизнес-решения "Управление жилищным фондом" на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Поставщиком выступила компания "Проекты и решения", являющаяся Сертифицированным партнером DIRECTUM и непосредственным разработчиком бизнес-решения.

Проект внедрения стартовал в конце 2009 года. Перед рабочей группой, в состав которой вошли консультанты компании "Проекты и решения" и сотрудники службы главного инженера УК "Паритет", были поставлены следующие задачи:

• создание единого реестра жилищного фонда управляющей компании;
• автоматизация учета плановых и стоячных отключений водоснабжения, теплоснабжения;
• автоматическая регистрация и обработка заявок граждан, формирование и выдача заданий на исполнение заявок в ЖЭУ по территориальной принадлежности;
• контроль исполнения заявок в соответствии с действующими законодательными нормативами;
• получение аналитической отчетности по исполнению заявок жильцов;
• интеграция с программой регистрационно-расчетного центра и работа с данными о задолженности по коммунальным услугам.

На первом этапе проекта был создан справочник жилищного фонда с детализацией по ЖЭУ, домам, подъездам, этажам и квартирам. Таким образом, была систематизирована информация о состоянии жилищного фонда, а на каждый дом был создан подробный "электронный паспорт", включающий информацию о состоянии коммуникаций, графике ремонтных работ и работ по благоустройству и т.д. Это позволило минимизировать риски, связанные с несвоевременным выполнением профилактических мероприятий.

Для повышения эффективности работы диспетчерских служб по заявкам была осуществлена интеграция DIRECTUM с сервером базы данных пейджинговых сообщений. В результате ускорилась обработка обращений жильцов, поступающих по пейджинговой сети. С внедрением решения диспетчеры получили возможность отслеживания заявок в режиме реального времени и оперативной отправки их на исполнение соответствующему подразделению. Автоматическая регистрация заявок в системе DIRECTUM также позволила отсеивать так называемые "ложные" заявки и осуществлять поиск повторных обращений. Помимо этого, накопленная информация по исполнению заявок стала эффективным инструментом для контроля и анализа качества работы подрядных организаций.

На втором этапе проекта внедрения была автоматизирована работа с дебиторской задолженностью по оплате коммунальных услуг. За счет импорта данных о задолженности жильцов, получаемых из регистрационно-расчетного центра (РРЦ), средствами системы DIRECTUM был обеспечен оперативный контроль погашения задолженности. Благодаря интеграции с системой записи и регистрации телефонных переговоров "SP-Record", эти данные были использованы для организации автоматического обзвона должников, что позволило вывести работу с задолженностью на качественно новый уровень.

По результатам внедрения бизнес-решения в УК "Паритет" была значительно ускорена работа по заявкам жильцов. Обеспечен централизованный контроль исполнения заявок граждан в соответствии с нормативными сроками, а также реализована возможность анализа качества работ ЖЭУ в разрезе конкретного дома, квартиры, вида неисправности. С введением использования "электронных паспортов" сократилось время на формирование управленческой отчетности о состоянии жилищного фонда. Была организована систематическая работа с дебиторской задолженностью, не требующая дополнительных ресурсов благодаря автоматизации. В итоге УК "Паритет" получила полнофункциональный инструмент для повышения качества работы с потребителями услуг.