Компания TANAIS успешно завершила пилотный проект по автоматизации договорного процесса в ПромАгро.
Некоммерческая Ассоциация ПромАгро, созданная в 2003 году, объединила различные предприятия, в т.ч. мощные промышленные предприятия, широко представлены предприятия сферы услуг, также есть и сельскохозяйственное предприятие, одно из немногих в области успешно работающее как в растениеводстве, так и животноводстве.
Компания ПромАгро приобрела программное обеспечение и изначально планировала провести внедрение системы DIRECTUM своими силами, но в силу определенных обстоятельств было принято решение пригласить подрядчиков.
Внедрение необходимо было провести в сжатые сроки при ограниченном бюджете. От начала внедрения до запуска в эксплуатацию прошло чуть больше полутора месяцев.
Компания TANAIS была выбрана по нескольким причинам:
- мы обладаем опытом внедрения системы в крупных, территориально распределенных компаниях;
- у нас высокий уровень экспертизы интеграции сразу нескольких бизнес-систем и автоматизации договорного процесса;
- мы не боимся браться за проекты с жесткими временными рамками.
Основной задачей внедрения DIRECTUM в ПромАгро на начальном этапе было повысить оперативность согласования договоров, учитывая особенности территориально распределенной структуры. Помимо этого, решались следующие задачи: повышение прозрачности процесса согласования договоров, повышение исполнительской дисциплины.
Компания выбрала курс на автоматизацию, и согласование договоров было выбрано как тестовое для оценки эффективности. В будущем планируется автоматизация почти всех процессов. Это все стало возможно благодаря молодому и динамичному генеральному директору, который видит большое преимущество в автоматизации и хочет максимально контролировать компанию с помощью новых технологий.
Одной из особенностей проекта стала интеграция сразу с двумя 1С системами, которые участвовали в процессе согласования договоров. Детали мы раскрывать не можем, поскольку это коммерческая тайна, но можем сказать, что они отвечали за определение наличия бюджетов для заключения данного договора, и в учете всех договоров. Весь процесс интеграции был выполнен за счет механизмов, заложенных в систему DIRECTUM. Две различные конфигурации 1С сделали блок интеграции одним из самых трудоемких на проекте.
В виду ограниченности бюджетов и жестких временных рамок мы проводили удаленное обучение по средствам видеоконференции. Это позволило безболезненно разделить процесс обучения на два блока: массовое обучение сотрудников, которые участвуют в процессе согласовании договоров и индивидуальное обучение топ-менеджмента компании.
На данный момент в системе работают порядка 50 сотрудников, задействованных в процессе согласования договоров, нами были прописаны уникальные маршруты бизнес процессов с учетом особенностей заказчика. Мы проектировали систему не только с учетом интеграции с 1С, но и с возможностью дальнейшей интеграции с системой бюджетирования, которая в последствии должна была встроится в процесс согласования договоров и автоматизировать процедуру определения и контроля бюджета. Безусловно, без поддержки со стороны руководства компании и руководителя проекта со стороны заказчика, было бы сложнее уложится в поставленные временные рамки и ограниченный бюджет.
В ближайшем будущем ПромАгро планирует расширение использования СЭД благодаря мобильным решениям. Помимо этого, запланирована автоматизация закупочной деятельности и автоматизация управления показателями эффективности компании.
