Завершен проект внедрения системы DIRECTUM в компании Увелка ООО «Ресурс»

Компания «СТ Урал», сертифицированный партнер DIRECTUM, автоматизировала на предприятии процессы делопроизводства и управления договорами. Для удобства массового доступа сотрудников к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам настроен веб-доступ.

Компания Увелка ООО «Ресурс» сегодня – современный переработчик зерна и производитель качественных круп и зерновых хлопьев, которые поставляется во все города России областного значения, а также в страны ближнего и дальнего зарубежья. Продукция компании представлена во всех федеральных сетях, а ассортимент насчитывает порядка восьмидесяти позиций.

В ходе проекта участниками рабочей группы, в которую вошли специалисты Компании ООО «Ресурс» и консультанты компании «СТ Урал», был выработан ряд организационных решений в области делопроизводства, которые позволили значительно повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Заместитель директора по развитию компании ООО «Ресурс» Сергей Кирпиченко рассказал о целях внедрения системы электронного документооборота:

«Обеспечение прозрачности работы и упрощение взаимодействия между сотрудниками в отделе сбыта – основные цели внедрения СЭД. Это включало в себя формализацию процессов, которые происходят в сбыте, усиление контроля за исполнением задач и документов, создание единой базы документов и их шаблонов, ведение единой базы организаций и их контактных лиц. В результате внедрения все бизнес-процессы, происходящие в сбыте, были реализованы в СЭД с помощью типовых маршрутов. Такой документ как «Служебная записка» – забыт, все решается путем выставления задач и подзадач специалистам. На предприятии очень разветвленная сбытовая структура, абсолютное большинство рабочих мест находятся на большом удалении от центрального офиса компании, система позволила связать всех сотрудников в одно информационное пространство, повысить исполнительскую дисциплину и скорость выполнения поставленных задач. В текущих условиях ситуация на продовольственном рынке постоянно меняется, что приводит и к изменению процессов по данному направлению. Система DIRECTUM благодаря гибкой настройке быстро адаптируется под меняющиеся условия, постоянно находясь в актуальном состоянии».

Процессы делопроизводства были автоматизированы с помощью модуля «Канцелярия», который полностью реализует принципы ГСДОУ. Система DIRECTUM стала единым местом регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также архивом для хранения электронных образов документов. Благодаря системе DIRECTUM значительно сократилось время на поиск нужного документа, и была практически исключена необходимость работы с оригиналами.

Для управления договорными документами было внедрено специализированное решение на базе модуля «Управление договорами» системы DIRECTUM. В решении используется матрица согласования, которая позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от параметров договорного документа. Типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании практики и обеспечивают значительное сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.

Также для удобства массового доступа сотрудников ООО «Ресурс» к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам была реализована возможность работы в DIRECTUM через Интернет.

На настоящий момент система DIRECTUM переведена в промышленную эксплуатацию, а пользователями системы стали все специалисты компании Увелка ООО «Ресурс», задействованные в договорном управлении, и сотрудники секретариата.

В дальнейшем планируется перевод всех действующих договоров, которые были заключены до внедрения системы, в электронный вид. Поставлена задача выявить массовые бизнес-процессы, которые происходят в компании, и заключить их в рамки типовых маршрутов. Для большей эффективности уже сейчас создается система оценок в разрезе подразделений и специалистов. Рассматривается вопрос по управлению проектной деятельностью компании на основании одного из решений на базе DIRECTUM.