Группа компаний «ИНТЕКО» автоматизировала свои процессы с Directum

В ЗАО «ИНТЕКО» завершился этап автоматизации делопроизводства и договорной работы. На очереди оптимизация работы с финансовыми документами.

Группа компаний «ИНТЕКО» — один из ведущих российских девелоперов, признанный эксперт отрасли в сфере урбанистики. Специализируется на комплексном освоении территорий в целях жилищного строительства в Москве и регионах России. Осуществляет полный цикл работ на самом высоком профессиональном уровне: от создания концепции, градостроительного и архитектурного проектирования, возведения объектов до их продажи и последующей эксплуатации. На сегодняшний день инвестиционный портфель Группы насчитывает более 2,6 млн кв. метров недвижимости различного назначения и сложности в Москве и регионах России.

В большинстве компаний Группы «ИНТЕКО» документооборот существовал исключительно в бумажном виде, что удлиняло и усложняло бизнес-процессы. Согласно общей политике компании по централизации информационных систем требовалась унификация бизнес-процессов всей организации. В связи с этим было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбор СЭД руководство поручило совету по развитию информационных технологий. При выборе системы оценивались такие параметры, как функциональные возможности, проверенная технология внедрения, качественная поддержка и сопровождение, информационная безопасность. Весомым критерием стала платформа, которая должна легко адаптироваться под нужды предприятия. Тем более в дальнейшем планировалось самостоятельное развитие системы специалистами компании. Исходя из перечисленных критериев, члены совета путем голосования выбрали систему Directum.

Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей.

По результатам первого этапа внедрения автоматизированы следующие процессы:

• управление договорной деятельностью;
• работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами;
• согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности.

Настроена интеграция Directum с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.

Сегодня в системе работают примерно 900 сотрудников Группы «ИНТЕКО», из них около 200 пользователей — одновременно. Каждый день в системе создается порядка 500 новых задач и 350 документов.

В рамках следующего этапа внедрения планируется решить задачи по согласованию финансовых документов (актов, накладных, счетов, счетов-фактур) и поддержки бизнес-процессов общих центров обслуживания.