DIRECTUM 5.5: единое ECM-пространство группы компаний

Новая версия DIRECTUM помогает выстроить сквозные процессы между разными системами в группе компаний и обеспечивает быстрый переход от внутреннего документооборота к внешнему обмену с контрагентами. Взаимодействие сотрудников становится удобнее благодаря обновленному интерфейсу настольного и веб-клиента, а также мобильных приложений.

По словам Константина Истомина, исполнительного директора компании DIRECTUM, возможности новой версии приближают заказчиков к полноценному переходу на цифровое взаимодействие:

Взаимодействие систем в разных организациях холдинга

На крупных предприятиях работают тысячи пользователей в десятках родственных компаний. Внутри каждого дочернего и зависимого общества (ДЗО) налажены свои бизнес-процессы: согласование документов, выдача поручений и т.д. Но некоторые из них выходят за рамки одной организации и затрагивают пользователей и объекты другой, например, отправка поручения сотруднику ДЗО или согласование договора с головной компанией.

В новой версии появилось решение для взаимодействия разных систем внутри одной группы компаний — DIRECTUM Cross-System Interchange (DCI), или Механизмы межсистемного взаимодействия.

Новые механизмы позволяют организовать единый процесс между несколькими инсталляциями системы DIRECTUM (в будущих версиях планируется подключение и других систем):

Сервисы DCI преобразуют данные в пакеты для обмена и обеспечивают их маршрутизацию и гарантированную доставку

Механизмы взаимодействия встраиваются в Workflow внутри каждой ECM-системы и связывают их в сквозной бизнес-процесс на уровне группы компаний. DCI обеспечивает синхронизацию задач, заданий, записей справочников, а также документов любого формата и размера.

Основное преимущество решения — в возможности организации межсистемного взаимодействия на уровне бизнес-процессов, при этом:

• Прикладному разработчику не нужно думать об организации выгрузки данных, их передаче и загрузке в другую систему. DCI берет это на себя. Разработчик выполняет адаптацию решения под особенности компании, сосредоточившись только на прикладном процессе.
• Администратору предоставляются инструменты, чтобы обнаружить неполадки до возникновения проблем у пользователей, выявить и оперативно устранить причины.
• Взаимодействие систем организовано с учетом требований безопасности. При передаче данных через DCI вся информация шифруется. Кроме того, скорость обмена между системами соизмерима со скоростью процесса внутри одной ECM.

От внутреннего документооборота к обмену с контрагентами

В крупной компании обрабатывается множество видов документов: официальные, договорные, учетные. Каждый из них создается и согласовывается на уровне компании, но процесс на этом не заканчивается. Письма, договоры, акты и счета-фактуры нужно пересылать контрагентам, контролировать возврат и принимать обратно в ECM для последующего хранения.

DIRECTUM позволяет организовать сквозной процесс межкорпоративного документооборота, стыкуя между собой учетные системы, СЭД и сервисы обмена. Единая точка входа исключает необходимость работы в нескольких системах и обеспечивает полностью безбумажное взаимодействие:

В DIRECTUM 5.5 выстроен бесшовный механизм создания документа, согласования и отправки контрагентам

В новой версии мы оптимизировали систему таким образом, чтобы весь процесс по внутреннему и внешнему документообороту был непрерывным, надежным и удобным на каждом этапе:

1. Создавать формализованные первичные документы в новом модуле DIRECTUM «Финансовый архив» можно из учетной системы, а при отсутствии интеграции — загружать из XML-файла в формате, установленном законодательством.
2. Процессы внутреннего согласования оптимизированы и вписаны в общую схему работы, которая предполагает отправку и контроль возврата. Для повышения удобства работы сотрудников и исключения ошибок в задания встроены подробные инструкции по выполнению.
3. Процесс отправки любых видов документов через сервис обмена стартует автоматически после завершения согласования, если при старте задачи на согласование была указана электронная отправка.
4. Контроль возврата также стал единым для всех видов документов, как бумажных, так и электронных. Задания на контроль формируются автоматически вместе с отправкой и заносятся в отдельную управляемую папку. Только возврат электронных документов отслеживается автоматически, а бумажных — вручную.
5. Рассмотрение входящих документов теперь занимает меньше времени. Уполномоченный сотрудник с помощью одной кнопки принимает их или отказывает в подписании, после чего ответ уходит контрагенту через сервис обмена. При необходимости документ можно предварительно отправить на внутреннее согласование.
    

   В карточке задания предусмотрены кнопки для любого решения

6. Последующее хранение юридически значимых учетных документов осуществляется в электронном архиве, откуда их можно легко извлечь в нужном формате, например, для представления в налоговые органы в бумажном или электронном виде.

Таким образом, тесная интеграция внутренних процедур согласования и электронного обмена с контрагентами обеспечивает непрерывность процессов межкорпоративного документооборота. В стандартной поставке DIRECTUM все уже готово: просто создайте документ, отправьте по типовому маршруту, и система его обработает.

Новые возможности для работы через веб-клиент

В новой версии обновлен и улучшен UI/UX веб-клиента, в частности:

• часто используемые действия отделены от второстепенных, полезного пространства в проводнике стало больше;
• увеличены шрифты для лучшей читаемости текста;
• в истории папок теперь отображается факт вставки или удаления ссылки;
• появился быстрый доступ к созданию, запуску и поиску объектов;
• оптимизирован состав и отображение контекстного меню:

Благодаря иконкам в контекстном меню легко заметны самые популярные действия

В новой версии поддерживается работа веб-клиента DIRECTUM на MacOS. С помощью веб-агента пользователи могут удобно редактировать документы в нативных приложениях-редакторах, а также подписывать их с помощью СКЗИ КриптоПро и сертификатов ГОСТ и RSA.

Доработка веб-модулей под конкретных заказчиков стала проще, появились новые инструменты для решения типовых задач. За счет доработок платформы большая часть модификаций для пользователей настольной версии теперь будет автоматически доступна при работе через веб, например, видимость и доступность элементов формы, фильтрация данных, работа с событиями. Также объектные модели веб-клиента и настольного приложения сблизились.

В результате снизились требования к компетенциям прикладных программистов, уменьшилось количество сред, в которых ведется работа. Это упрощает модификацию модулей под особенности заказчика и в итоге снижает стоимость проектов внедрения.

Больше возможностей в мобильных приложениях

Android-версия решения DIRECTUM Solo для руководителей высшего звена подверглась внутренним доработкам, которые помогли перевести обе версии приложения на единую кодовую базу. Это позволило повысить стабильность и быстрее добавлять новые возможности. Одной из них стал обновленный интерфейс Solo для Android.

Внешний вид приложения под Android максимально приблизился к интерфейсу iOS-версии

В Solo для iOS появились новые функции: подписание сертификатами, выданными удостоверяющим центром Microsoft, и с помощью токенов, настраиваемый поиск, создание документов с камеры или из файла и многое другое. Повышено удобство интерфейса за счет пометки объектов цветными статусами, пользовательской сортировки списков и предпросмотра любых вложений.

Развитие по плану импортозамещения и другие новинки

В новой версии расширилось число поддерживаемых операционных систем на базе Linux: помимо ALT Linux и Ubuntu, веб-клиент DIRECTUM теперь также поддерживает и Astra Linux.

Кроме того, в механизме преобразования документов в PDF и предпросмотре из тонкого клиента больше не используется объектная модель Microsoft Office. Это повышает удобство работы без использования платных офисных пакетов и в операционных системах на базе Linux.

В новой версии повысились стабильность и быстродействие работы:

• в службе Workflow появилась возможность обрабатывать заблокированные документы, а сервер сеансов теперь восстанавливает клиентские сессии после перезагрузки или пропадания связи. Это значительно повышает надежность работы;
• после оптимизации работы службы интеграции с системами обмена (DIRECTUM Interchange System Integration, DISI) как минимум на 50% снизилась нагрузка на SQL-сервер;
• повысилась стабильность и скорость преобразования документов в PDF, что особенно важно при пакетной обработке.

Для обращения к учетной системе 1С из DIRECTUM применяется коннектор интеграции. В версии 5.5 выпущен новый коннектор, использующий универсальный механизм обмена данными в формате XML. Это позволило увеличить максимальный объем передаваемых данных из 1С в DIRECTUM в несколько раз.

Кроме того, обновился интерфейс настольного клиента. Дерево папок теперь можно настроить под себя. А новый дизайн схемы типовых маршрутов повышает наглядность настройки деловых процессов.

Новинки DIRECTUM в версии 5.5 реализуют долгосрочную стратегию компании Extra ECM, которая расширяет рамки классического представления об Enterprise Content Management. В следующих версиях планируется дальнейшее развитие в направлении цифровой трансформации с вовлечением в электронное взаимодействие всех сотрудников и всех категорий пользователей.

Больше информации о новинках версии — на сайте сообщества DIRECTUM Club. Присоединяйтесь!