DIRECTUM 5.6: умные решения для комфортной работы

От современных ECM-систем ждут простого воплощения богатой функциональности. С версией 5.6 элементы искусственного интеллекта значительно упрощают работу пользователей при распределении потока входящих документов, их регистрации и даже при создании поручений. Взаимодействие выходит на новый уровень: в сквозных процессах между компаниями холдинга теперь могут участвовать разные классы систем, а обмен с контрагентами ведется прямо из интерфейса DIRECTUM.

Сквозные процессы холдинга – через разные классы систем

Крупные компании обладают сложной организационной структурой с тысячами сотрудников. Система DIRECTUM помогает наладить стабильное и эффективное взаимодействие между компаниями холдинга. Для организации сквозных бизнес-процессов внутри группы используется механизм межсистемного взаимодействия (DCI).

Теперь к DCI можно подключать разные инсталляции DIRECTUM (начиная с версии 5.4) и другие классы системы (ERP, CRM и пр.). Для этого был разработан универсальный шаблон адаптера, на основе которого создаются адаптеры к каждой новой подключаемой системе. А если в компании уже используется корпоративная шина данных для взаимодействия между системами, то ее также можно использовать в связке с механизмами DCI.

Разработан веб-интерфейс мониторинга межсистемных процессов, упрощающий и ускоряющий устранение проблем или ошибок администратором.

DCI используется для синхронизации данных между разными системами

Межкорпоративный обмен документами, не выходя из системы

Процесс межкорпоративного обмена часто выглядит сложным для пользователя: необходимо переходить из ERP/СЭД в сервис обмена и наоборот, соблюдать регламенты и правильную последовательность процедур. В DIRECTUM процесс обмена понятен и не требует лишних действий. Благодаря готовым коннекторам к сервисам ЭДО и учетным системам все решения максимально интегрированы, а сам пользователь работает только в интерфейсе ECM-системы.

Разработан новый коннектор – к сервису обмена СБИС. Теперь пользователи могут обмениваться с контрагентами договорами, первичной учетной документацией, письмами и другими документами прямо из интерфейса ECM-системы. Компания DIRECTUM продолжит добавлять новые коннекторы к популярным сервисам, чтобы заказчики смогли использовать решение прямо из коробки.

Папки с дополнительными колонками и действиями помогут организовать реестры документов для массовой обработки: рассмотрения, согласования, подписания. Сотруднику достаточно отсортировать и отфильтровать список и затем выбрать действие, например, подписание. В результате все отобранные документы будут подписаны. Интерфейс реестра схож с внешним видом учетной системы, поэтому будет привычен для бухгалтеров.

Реестр документов для массовой обработки

Внешний вид штампа электронной подписи стал более информативным. Часто налоговые органы требуют приложить к электронному документу в формате XML его PDF-копию с информацией о подписях. В новом штампе содержатся данные о подписантах, сертификатах и дате подписания, а также сообщается о достоверности подписи и сервисе обмена.

Внешний вид штампа электронной подписи

Интеллект в ECM снижает количество рутинных операций

Задача современных ECM-систем – не просто управлять контентом и взаимодействием, а создавать комфортную среду для работы пользователей, насколько это возможно. Компания DIRECTUM сделала очередной шаг в этом направлении. В апреле впервые было представлено решение DIRECTUM Ario – набор интеллектуальных сервисов, снижающих количество рутинных операций.

Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе.

Регистрация документов также стала еще проще. DIRECTUM Ario распознает реквизиты документа, извлекает их и заполняет регистрационную карточку. Для каждого типа документов, как структурированных, так и неструктурированных (договоров, писем), правила поиска и извлечения реквизитов настраиваются индивидуально.

Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.

DIRECTUM Ario избавляет сотрудников от рутинных операций

Автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Как правило, тексты поручений набираются вручную на основе встречи. Если совещания проводятся регулярно и выдается не одно-два поручения, а целый перечень, то на подготовку заданий уходит много времени. С DIRECTUM 5.6 секретарю нужно только заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу.

DIRECTUM Solo: удобная и безопасная мобильная работа с корпоративной информацией

Зачастую чтобы топ-менеджер начал рассматривать документы в ECM-системе, ему нужно предоставить инструменты работы уровня комфорта «как с бумажным документом и ручкой». Это критически важный аспект реального перехода к полностью электронным бизнес-процессам внутри компании – и пример для развития мобильных решений DIRECTUM.

Теперь доступно вынесение резолюций по документам в графическом виде, например, с помощью стилуса, или в печатном виде. Помощник получает резолюцию в виде PDF-документа и выдает на ее основе поручения сотрудникам.

В DIRECTUM Solo можно выносить резолюцию в графическом виде

Возможна одновременная работа с разными системами DIRECTUM для контроля бизнес-процессов в независимых филиалах компании с одного устройства руководителя.

Большое внимание уделено обеспечению мобильной безопасности при работе с корпоративной информацией. При утере планшета администратор сможет удалить все конфиденциальные данные, оставшиеся на устройстве в DIRECTUM Solo. Кроме того, можно полностью запретить работать в приложении с определенными видами информации, например, персональными данными или коммерческой тайной.

Другие новинки версии

Веб-клиент из «коробки» теперь включает модуль «Финансовый архив». С его помощью автоматизируется полный цикл работы с первичными учетными документами: создание, согласование, подписание, отправка контрагенту, хранение и подготовка к налоговым проверкам.

Появились обложки веб-модулей со всеми доступными пользовательскими сценариями. Кроме того, сотрудник может настроить интерфейс под свои рабочие функции – на панели действий появятся нужные кнопки, а в дереве папок отобразятся ссылки на часто используемые компоненты.

Веб-интерфейс системы DIRECTUM

Повысились показатели быстродействия системы, чтобы скорость отклика на действия была минимальной, даже при большом количестве одновременных пользователей:

• Полнотекстовые поисковые запросы теперь выполняются быстрее, благодаря новой масштабируемой службе поиска. Если в системе DIRECTUM работают тысячи пользователей и объемы хранимой информации огромны, то на серверы компании устанавливается несколько экземпляров службы, и запросы от пользователей распараллеливаются. Кроме этого, заметно повысилась релевантность результатов поиска.
• Ускорена работа коннектора к 1С. Теперь загрузка и выгрузка данных из DIRECTUM выполняются в 2,5-3 раза быстрее.
• При массовом обновлении пользовательских мест возрастает нагрузка на корпоративную локальную сеть, поэтому размер программы установки был уменьшен в 6 раз. А новые инструменты мониторинга обновления клиентских мест позволяют администратору полностью контролировать процесс.

Улучшены механизмы работы со штампами времени. Они подтверждают, что в определенный момент времени ЭП существовала и была достоверной, даже если позднее сертификат был отозван. Для установки и проверки штампов времени теперь не нужно устанавливать на рабочие места дополнительное платное ПО, это значительно сократит расходы на организацию работы с ЭП.

Появилась возможность программно устанавливать ЭП в форматах CAdES-XL и CAdES-А, которые обеспечивают юридическую значимость документов при длительном хранении. На базе этого механизма компания выпустила новое решение «Долговременный Архив», предназначенное для централизованного хранения электронных и бумажных документов компании с обеспечением их юридической значимости.

* * *

Задачи современных компаний уже вышли за рамки традиционных систем электронного документооборота. Плотное взаимодействие всех подразделений, безбумажный обмен с контрагентами, стабильная удаленная работа – DIRECTUM предлагает для этого удобные механизмы, продуманные и проработанные до мелочей.

Более того, пока рынок и заказчики только присматриваются к некоторым технологиям, в DIRECTUM они уже реализуются. Интеллектуальные сервисы в ECM, долговременный архив электронных документов с обеспечением юридической значимости – все это применимо и доступно уже сегодня.

Больше информации о новинках версии читайте на сайте сообщества DIRECTUM Club.