15 подразделений Группы компаний «Ключевые компоненты и системы» используют DirectumRX

В системе DirectumRX работают свыше 750 сотрудников территориально распределенных предприятий Группы. Настроено сквозное согласование договоров, документов делопроизводства, управление доверенностями, поручениями и служебными записками. Внедрением занималась компания «МайТэк», генеральный партнер DIRECTUM.

Группа компаний «Ключевые Системы и Компоненты» – объединение производственных, торговых и сервисных компаний, сочетающих в своей деятельности инновационные разработки, производство и внедрение различных продуктов в отрасли транспортного машиностроения.

Перед Группой стояла задача объединить процессы территориально распределенных подразделений в рамках единой информационной системы. Основой ИТ-инфраструктуры холдинга стала ECM-система DirectumRX.

Специалисты «МайТэк» приступили к проекту внедрения в конце сентября 2018 года. Изначально к работе в DirectumRX планировалось подключить 100 сотрудников из 10 подразделений. Однако в ходе настройки системы стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. В результате в СЭД заведены свыше 750 пользователей из 15 подразделений.

Реорганизация группы также повлияла на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени в соответствии со структурными изменениями: заводились новые организации, менялись маршруты, добавлялись согласующие.

Сейчас все организации объединены в одну сквозную управленческую структуру. Конфиденциальность информации регламентируется разграниченными правами доступа.

В DirectumRX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.

Баранова Елена, начальник отдела документационного сопровождения Группы компаний «Ключевые Системы и Компоненты», поделилась впечатлениями:

«Проект выполнен за 4 месяца. Основная сложность была в гибком изменении системы в зависимости от нововведений в организационной структуре Группы. Но хочется отметить высокий уровень дисциплины внутри компании и сильную административную поддержку проектной группы. Благодаря этому мы успешно смогли завершить проект и передать систему в опытную эксплуатацию.

Уже сейчас можно оценить первые положительные изменения в работе структурных подразделений: значительно ускорились процессы, управлять ими стало нагляднее и проще. К примеру, мы подсчитали, что самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс, составило всего 2 дня 5 часов 5 минут. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, а в разных городах, процесс согласования договоров мог длиться неделями».

В планах на 2019 год подключение новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с «1С:Управление холдингом» и использование электронной подписи.