DirectumRX 3.1 — новые возможности для тонкой настройки бизнес-процессов

Сложность процессов компании — это дополнительные высокие требования к инструментам настройки цифровых бизнес-процессов. В DirectumRX 3.1 заказчики оценят новые типы условий, отчеты для контроля исполнения регламентов, адресную настройку процессов в ходе межкорпоративного обмена. Кроме того, новые возможности появились в веб-клиенте и мобильном решении DIRECTUM Solo.

Упрощение настройки сложных регламентов

В числе преимуществ DirectumRX пользователи отмечают удобный графический редактор для легкой настройки бизнес-процессов. В новой версии учтены пожелания компаний со сложными регламентами согласования — в системе появились новые типы условий:

• документ подписан контрагентом — позволяет определить, подготовлен документ внутри организации или получен от контрагента. Как правило, от этого зависит порядок согласования. Например, в согласовании полученного акта выполненных работ участвует больше сотрудников.
• приложение к документу — помогает проверить, есть ли у документа обязательное приложение, и в зависимости от этого изменить порядок согласования. Например, если к договору приложена спецификация, то формируется задание для ее согласования:

В крупных организациях со сложной структурой предусмотрены сотни регламентов согласования. Чтобы упростить проверку на соответствие автоматизированных бизнес-процессов существующим регламентам, добавлены:

• сводный отчет по всем правилам согласования — позволит убедиться, что для всех организаций, подразделений, документопотоков и видов документов настроены необходимые правила.
• отчет с подробной информацией о конкретном правиле согласования — поможет проверить правильность настроек отдельного правила, каждого условия и этапа в нем, в том числе узнать исполнителей и сроки.

Межкорпоративный ЭДО: настройка процессов для быстрой и полной обработки документов

В DirectumRX есть все возможности для юридически значимого обмена электронными документами с контрагентами. Версия 3.1 позволит:

• распределять входящие документы по ответственным за контрагентов, чтобы ускорить обработку большого потока. Если документы обрабатываются в учетной системе, а в DirectumRX заносятся только для хранения, то задания на обработку можно не формировать. Это снизит нагрузку на ответственных за обмен.
• быстрее подтверждать факт получения документа — теперь в системе можно настроить отправку подтверждений контрагенту в автоматическом режиме, тогда как прежде извещения о получении отправлялись только при выполнении заданий или отправке документов в сервис.
• самостоятельно адаптировать процесс обмена под потребности компании, используя среду разработки. Среди наиболее популярных кейсов — автоматическая сверка документов, когда система самостоятельно проверяет полноту и корректность оформления документов на основании имеющихся данных из учетной системы. Таким образом, снижается нагрузка на сотрудников, их рабочее время высвобождается на другие более приоритетные задачи.

Наглядная информация о подписании электронного документа ЭП

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 факт подписания электронного документа ЭП подтверждает специальная отметка (штамп). Такая возможность уже была реализована в DirectumRX для документов, пересылаемых через сервисы обмена. Однако часто отметка нужна при пересылке документов по электронной почте внутри холдинга, для передачи приказов и распоряжений сотрудникам на исполнение или ознакомление, при создании бумажных копий для представления в контролирующие органы.

Теперь в DirectumRX можно ставить отметку и на других документах, подписанных ЭП. Это может быть любой неформализованный документ, подготовленный, например, в MS Word. Пользователю достаточно кликнуть на соответствующую кнопку в карточке документа, при этом текущая версия преобразуется в формат PDF.

Расположение отметки в документе настраивает администратор, а содержание меняется в зависимости от того, какой ЭП подписан документ — квалифицированной или простой.

Отметка о подписании квалифицированной ЭП

Отметка о подписании простой ЭП

Развитие веб-клиента

Многие компании предпочитают веб-клиент, работающий в браузере, классическому десктоп-варианту. Преимущества очевидны — кроссплатформенность, простота развертывания и администрирования. Теперь ключевые настройки процессов можно выполнять и в веб-клиенте.

Правила согласования документов, которые задаются внутренними регламентами компании, настраиваются в окне браузера с помощью графического редактора.

Шаблоны и типы связей документов теперь также можно настроить в веб-клиенте. Добавление смысловых взаимосвязей помогает пользователям быстро находить весь комплект документов, например, по определенной сделке.

Появилась выгрузка нескольких документов или папок — при экспорте формируется единый архив, при этом структура папок в архиве сохраняется, а документы в папках будут только те, на которые у сотрудника есть права доступа. Такая выгрузка удобна, когда нужно отправить комплект документов контрагенту, например, для сверки.

Еще одна новинка — ночной режим интерфейса. Темная тема оформления помогает снизить нагрузку на зрение при недостаточном освещении, а кому-то она просто придется по вкусу. Установить или снять режим можно в настройках пользователя.

Новинки DIRECTUM Solo для iOS

С мобильным решением DIRECTUM Solo руководители могут работать с планшета или смартфона на платформе iOS или Android. Приложение учитывает сценарии работы руководителей в ECM-системе — легко выносить резолюции, рассматривать и подписывать документы, контролировать исполнение поручений.

Пользовать может настроить удобное для себя отображение содержимого в папке, применив быстрые фильтры «Новые», «В работе» и «30 дней».

В Solo для iOS 11 теперь можно создавать документы напрямую из приложения «Файлы», больше нет необходимости предварительно их экспортировать. Также поддерживаются документы приложений Pages, Numbers и Keynote: заметки, таблицы и презентации. Для удобного чтения в офисных программах документы создаются в формате PDF.

***

DirectumRX — это современная ECM-система с продуманной эргономикой. Функциональные возможности расширяются с каждой новой версией, чтобы работа в системе была более комфортной для всех категорий пользователей.

Попробуйте новую версию 3.1 в бесплатном демодоступе.