Автоматизация бизнес-процессов.
Какую систему выбрать
Какую программу внедрить, если нужно автоматизировать бизнес-процессы предприятия? Казалось бы, решение очевидно — BPM, ведь это система как раз для управления бизнес-процессами. Но действительно ли это универсальный вариант, который подойдет для любых процессов компании?
Автоматизация бизнес-процессов — это перевод процессов компании в цифровой формат с помощью специализированных систем. На рынке представлено множество программ, которые в большей или меньшей степени затрагивают работу с процессами:
- ECM — система управления корпоративным контентом;
- BPM — система управления бизнес-процессами;
- HRM — ПО для цифровизации управления кадровыми процессами;
- ERP — система управления ресурсами и бизнес-процессами в организации;
- ИСУП — информационная система управления проектами.
Функциональные возможности некоторых классов систем пересекаются, и это не удивительно. Сложно представить процессы совсем без документов, а документы вне процессов. Поэтому многие вендоры расширяют перечень инструментов, выходя за рамки конкретного класса. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули, которые решают задачи по управлению контентом. В то же время вендоры ECM предлагают встроенный инструмент, закрывающий потребность управления бизнес-процессами.
Неудивительно, что у многих компаний выбор информационных систем вызывает сложности. Разберемся, что действительно имеет значение.
Автоматизация бизнес-процессов включает четыре основных блока: моделирование, исполнение, контроль и мониторинг, улучшение.
Автоматизация бизнес-процессов: моделирование
Самый первый шаг — аналитика и описание существующей структуры компании. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования помогает наглядно представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.
Цель составления схемы — наглядно представить рабочие маршруты. Вендоры используют различные виды нотаций для составления схем, но их общая цель — определить, по какому принципу должна выполняться каждая задача, шаг за шагом проработать все возможные ситуации.
Существенное преимущество для информационной системы автоматизации бизнес-процессов — инструменты low-code и no-code. Такая функциональность позволяет быстро адаптировать процессы компании под специфику организации. Важно, что для настройки не нужно привлекать разработчиков, скорректировать структуру компании и бизнес-процессы можно без программирования — с этим справится обычный пользователь системы. Разработчик будет подключаться для адаптации сложных процессов и работать с low-code.
Исполнение и наполнение процесса
Исполнение бизнес-процессов включает базовый набор возможностей: отправку задач и уведомлений сотрудникам, соблюдение заданной последовательности и прав доступа и другое. При этом большинство процессов сопровождают документы: записи справочника, распоряжения, служебные записки и т.д. Документ может появиться как на старте исполнения, так и в конце.
Процесс и контент неразрывны, поэтому программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь инструменты для комфортной работы с контентом:
- настройка прав доступа к информации;
- правильные маршруты движения документов, которые можно настраивать;
- возможность создать структуру папок;
- простой и быстрый поиск;
- решение для организации архива;
- шаблоны для быстрого создания документов;
- интеллектуальные сервисы для рутинных операций с контентом.
Нужно учитывать, что пользователи не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов. Без возможности быстро обратиться к нужной информации, которая хранится в системе, решение вряд ли можно назвать полноценным и удобным.
Контроль и анализ бизнес-процессов предприятия
В системе должны быть инструменты, помогающие отследить ход стартованного процесса: какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Благодаря этому можно контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения.
Прозрачность процессов гарантируют разные инструменты: список входящих и исходящих поручений с фильтрацией, возможность посмотреть переписку по задачам, история работы с контентом, виджеты.
Руководителям должны быть доступны общие отчеты по объемам задач, исполнительской дисциплине подразделений или отдельных сотрудников. Благодаря комплексной картине будет легко выявить слабые места — лишних участников, длительные сроки на незначительные действия и т.п.
Итог: какую программу автоматизации бизнес-процессов выбрать
Чтобы создать цифровую инфраструктуру компании, информационная система автоматизации бизнес-процессов должна совмещать функции традиционного управления процессами компании и контентом.
Функциональные возможности ECM и BPM в рамках одной системы — это не уникальное предложение, а базовый набор современной программы. Есть еще несколько важных параметров, которым стоит уделить внимание:
- Интеграционные возможности, чтобы объединить различные ИТ-решения, которые уже есть в компании, в единую экосистему.
- Интеллектуальные сервисы, которые снизят нагрузку на сотрудников и возьмут на себя рутинные и шаблонные операции по обработке текстовой информации.
- Импортонезависимость и совместимость с отечественным ПО.
- Отказоустойчивость и готовность к высокой нагрузке.
Как руководителю ИТ-направления выбрать вендора? Изучить не только продукт, но и компанию: устойчивость в отрасли, историю развития, показатели эффективности, надежность инвесторов и капитала. Проанализируйте, есть ли у компании стратегия развития на несколько лет вперед, совпадают ли ваши взгляды на цифровизацию.
исполнительный директор Directum
Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, стоит отталкиваться от задач компании. Есть специализированные решения для проектного менеджмента, управления кадровыми процессами, ресурсами предприятия и так далее. Но внедрять под каждую задачу отдельный ИТ-продукт не только трудоемко, но и финансово невыгодно.
Выход — экосистема решений, которая базируется на общей ECM/BPM-платформе. Компания выбирает только те решения, которые нужны для закрытия ключевых задач. Такой подход реализован в интеллектуальной системе Directum RX, которая включает no-code и low-code инструменты для гибкой адаптации.
