Автоматизация бизнес-процессов.
Какую систему выбрать

Какую программу внедрить, если нужно автоматизировать бизнес-процессы предприятия? Казалось бы, решение очевидно — BPM, ведь это система как раз для управления бизнес-процессами. Но действительно ли это универсальный вариант, который подойдет для любых процессов компании?

Автоматизация бизнес-процессов — это перевод процессов компании в цифровой формат с помощью специализированных систем. На рынке представлено множество программ, которые в большей или меньшей степени затрагивают работу с процессами:

• ECM — система управления корпоративным контентом;
• BPM — система управления бизнес-процессами;
• HRM — ПО для цифровизации управления кадровыми процессами;
• ERP — система управления ресурсами и бизнес-процессами в организации;
• ИСУП — информационная система управления проектами.

Функциональные возможности некоторых классов систем пересекаются, и это не удивительно. Сложно представить процессы совсем без документов, а документы вне процессов. Поэтому многие вендоры расширяют перечень инструментов, выходя за рамки конкретного класса. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули, которые решают задачи по управлению контентом. В то же время вендоры ECM предлагают встроенный инструмент, закрывающий потребность управления бизнес-процессами.

Неудивительно, что у многих компаний выбор информационных систем вызывает сложности. Разберемся, что действительно имеет значение.

Автоматизация бизнес-процессов включает четыре основных блока: моделирование, исполнение, контроль и мониторинг, улучшение.

Автоматизация бизнес-процессов: моделирование

Самый первый шаг — аналитика и описание существующей структуры компании. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования помогает наглядно представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.

Настройка правила согласования в Directum RX

Цель составления схемы — наглядно представить рабочие маршруты. Вендоры используют различные виды нотаций для составления схем, но их общая цель — определить, по какому принципу должна выполняться каждая задача, шаг за шагом проработать все возможные ситуации.

Существенное преимущество для информационной системы автоматизации бизнес-процессов — инструменты low-code и no-code. Такая функциональность позволяет быстро адаптировать процессы компании под специфику организации. Важно, что для настройки не нужно привлекать разработчиков, скорректировать структуру компании и бизнес-процессы можно без программирования — с этим справится обычный пользователь системы. Разработчик будет подключаться для адаптации сложных процессов и работать с low-code.

Исполнение и наполнение процесса

Исполнение бизнес-процессов включает базовый набор возможностей: отправку задач и уведомлений сотрудникам, соблюдение заданной последовательности и прав доступа и другое. При этом большинство процессов сопровождают документы: записи справочника, распоряжения, служебные записки и т.д. Документ может появиться как на старте исполнения, так и в конце.

Процесс и контент неразрывны, поэтому программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь инструменты для комфортной работы с контентом:

• настройка прав доступа к информации;
• правильные маршруты движения документов, которые можно настраивать;
• возможность создать структуру папок;
• простой и быстрый поиск;
• решение для организации архива;
• шаблоны для быстрого создания документов;
• интеллектуальные сервисы для рутинных операций с контентом.

Нужно учитывать, что пользователи не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов. Без возможности быстро обратиться к нужной информации, которая хранится в системе, решение вряд ли можно назвать полноценным и удобным.

Контроль и анализ бизнес-процессов предприятия

В системе должны быть инструменты, помогающие отследить ход стартованного процесса: какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Благодаря этому можно контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения.

Прозрачность процессов гарантируют разные инструменты: список входящих и исходящих поручений с фильтрацией, возможность посмотреть переписку по задачам, история работы с контентом, виджеты.

Руководителям должны быть доступны общие отчеты по объемам задач, исполнительской дисциплине подразделений или отдельных сотрудников. Благодаря комплексной картине будет легко выявить слабые места — лишних участников, длительные сроки на незначительные действия и т.п.

Виджеты в системе Directum RX

Итог: какую программу автоматизации бизнес-процессов выбрать

Чтобы создать цифровую инфраструктуру компании, информационная система автоматизации бизнес-процессов должна совмещать функции традиционного управления процессами компании и контентом.

Функциональные возможности ECM и BPM в рамках одной системы — это не уникальное предложение, а базовый набор современной программы. Есть еще несколько важных параметров, которым стоит уделить внимание:

1. Интеграционные возможности, чтобы объединить различные ИТ-решения, которые уже есть в компании, в единую экосистему.
2. Интеллектуальные сервисы, которые снизят нагрузку на сотрудников и возьмут на себя рутинные и шаблонные операции по обработке текстовой информации.
3. Импортонезависимость и совместимость с отечественным ПО.
4. Отказоустойчивость и готовность к высокой нагрузке.

 

Как руководителю ИТ-направления выбрать вендора? Изучить не только продукт, но и компанию: устойчивость в отрасли, историю развития, показатели эффективности, надежность инвесторов и капитала. Проанализируйте, есть ли у компании стратегия развития на несколько лет вперед, совпадают ли ваши взгляды на цифровизацию.

Константин Истомин
исполнительный директор Directum

Выбирая систему автоматизации бизнес-процессов, стоит отталкиваться от задач компании. Есть специализированные решения для проектного менеджмента, управления кадровыми процессами, ресурсами предприятия и так далее. Но внедрять под каждую задачу отдельный ИТ-продукт не только трудоемко, но и финансово невыгодно.

Выход — экосистема решений, которая базируется на общей ECM/BPM-платформе. Компания выбирает только те решения, которые нужны для закрытия ключевых задач. Такой подход реализован в интеллектуальной системе Directum RX, которая включает no-code и low-code инструменты для гибкой адаптации.