Подведены итоги закрытого клуба по вопросам электронного кадрового документооборота в России

Завершилась работа Экспертного клуба руководителей кадровых служб – «Цифровизация HR-процессов: внедрять нельзя откладывать». Представители среднего и крупного бизнеса в неформальной обстановке обсудили перевод кадрового документооборота в электронный вид и связанные с этим нюансы трудового законодательства. Организатором всех 3-х дискуссий выступила компания DIRECTUM.

За последнее время интерес бизнеса к цифровизации кадрового документооборота усилился. Однако несмотря на курс государства на цифровую экономику, профильное законодательство еще не до конца проработано под электронные HR-процессы. Целью серии встреч HR-клуба, организованного компанией DIRECTUM, стало желание разобраться, возможны ли электронные кадровые процессы в российских компаниях, и какие изменения должны произойти, чтобы документооборот в кадрах стал полностью цифровым.

В мероприятии приняли участие представители десятков компаний, в том числе МТС, OBI, Ростелеком, Мегафон, ЧТПЗ. За 3 встречи участники предметно обсудили вопросы перевода кадровых документов и процессов в электронный вид и пришли к многообещающим выводам.

Экономическая выгода компенсирует неудобства

Трудовой кодекс РФ прямо не разрешает, но и не запрещает вести кадровые процессы в электронном виде. Принятый в 2011 году ФЗ-63 «Об электронной подписи» признает электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью. Кроме того, позже появились законодательные инициативы, направленные на устранение правовой неопределенности в части электронного кадрового документооборота:

• Законопроект № 736455-7 о юридически значимых сообщениях;
• Проект изменений № 657361-7 в федеральные законы (касательно архивного хранения документов).

В 2018 году Минтруд провел первый эксперимент по отработке механизмов ведения и применения электронных кадровых документов работодателями и планирует следующий на 2020 год. Итоги первого эксперимента показали значительную экономию на бумажных документах, но вместе с тем выявили сложности с представлением электронных документов в инспекции по труду.

В ходе заседания HR-клуба компании высказались, что готовы работать в цифровом режиме даже в условиях правовой неопределенности, поскольку экономическая выгода от электронных процессов значительно превышает сопутствующие неудобства.

Цифровое взаимодействие в рамках HR-процессов

Эксперты сформулировали признаки идеального решения для автоматизации кадровых процессов. Информационная система должна:

• консолидировать данные об организации и сотрудниках (организационная структура, штатное расписание, должности, информация о сотруднике);
• обеспечивать взаимодействие участников процессов: работника и работодателя, сотрудников ИТ-подразделения, бухгалтерии, службы безопасности;
• поддерживать автоформирование и хранение кадровых документов с обеспечением юридической значимости;
• предоставлять альтернативные варианты доступа к корпоративной информации сотрудникам без стационарного рабочего места.

Ни одна из систем для организации кадровых процессов (ERP, HRM, BPM, ECM) не может отвечать всем выделенным критериям. Эксперты клуба пришли к выводу, что оптимальным вариантом будет сочетание учетной системы и системы управления взаимодействием, т.е. «ERP + ECM» или «ERP + BPM + платформа для хранения».

Реализовать технически варианты доступа к системе для неавтоматизированных сотрудников можно через выделенные рабочие места с ПК (в библиотеке, отделе кадров, цехе/подразделении/управлении), мобильные приложения или чат-боты в мессенджерах, а также терминалы самообслуживания с доступом к корпоративному порталу или к ИС.

Электронные архивы с обеспечением юридической значимости документов

При долговременном хранении кадровых документов (по 50 и более лет) существует риск устаревания технических средств, которые воспроизводят электронные документы, и как следствие – невозможность полноценного обращения к документам с течением времени.

Решением этого вопроса может стать конвертация. В таком случае единицей хранения документа станет zip-контейнер, который будет включать исходный документ и отдельно документ в формате длительного хранения PDF/A1, открепленные ЭП и метаданные файла.

Предотвратить преднамеренное или случайное изменение документов в информационной системе поможет:

• настройка невозможности изменения документов при наличии ЭП;
• ограничение прав на изменение документов при передаче на архивное хранение;
• использование механизмов контроля целостности — сверки контрольных сумм контейнера при переносе в архив и в момент проверки.

При истечении сроков действия сертификатов ЭП могут использоваться метки доверенного времени, которые проставляются в подписи и фиксируют время подписания документа.

Законодательно эта методика регулируется ФЗ-63 «Об электронной подписи». Усилит ее правомерность принятие законопроектов, касающихся архивного хранения: Проекта изменений в ФЗ-63 «Об ЭП», Проекта № 657361-7 изменений в Федеральные законы, связанные с ЭД и хранением ЭД.

Уровень цифровизации HR

Участники клуба были единодушны в том, что сегодня большинство российских компаний находятся на таком уровне цифровизации кадровых процессов, когда процессы автоматизированы, но документы распечатываются, подписываются и хранятся в бумажном виде. Уже сейчас компании могут переходить к следующему уровню, а поскольку в HR-процессы вовлечено 100% штата, эффект от изменений будет значительным.

Почему не стоит откладывать внедрение новых технологий?

• у компании есть запас времени выстроить процессы наилучшим образом;
• исключается риск резкой смены методик работы с кадровыми документами;
• сотрудники успевают адаптироваться к работе в системе;
• повышаются шансы быстро перейти к следующим уровням автоматизации;
• бизнес-процессы ускоряются, повышается их контролируемость и прозрачность.

Главным итогом всех заседаний клуба стал общий вывод о том, что проводить цифровизацию кадровых процессов и документов можно и выгоднее уже сейчас, а не в условиях, когда электронный кадровый документооборот станет обязательным.

Решения DIRECTUM обладают необходимой функциональностью для автоматизации кадрового документооборота, удовлетворяют требованиям профильного законодательства и могут уже сегодня использоваться компаниями, находящимися на разных уровнях цифровизации.

1 - Формат PDF/A рекомендован ISO 19005-1:2005, Приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения», Рекомендациями ВНИИДАД по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.