Цифровизация бухгалтерии: верность традициям или стремление к инновациям?

С чего начинается цифровизация в компании? Зачастую с электронного документооборота в бухгалтерии, а уже потом автоматизация распространяется на другие подразделения. В этой статье расскажем, как бухгалтеру распрощаться с бумажными документами, устранить рутину и оптимизировать типовые операции. На чтение статьи уйдет 7 минут, зато выданные рекомендации сэкономят вам в будущем драгоценные часы.

Цифровая бухгалтерия — это вам не просто электронные счета-фактуры

Если обернуться на 10 лет назад и спросить у сотрудников, что такое цифровая бухгалтерия, они наверняка ответят: «Это всё, что связано с электронным документооборотом». Тогда, в начале 2010-х, различные системы ЭДО, онлайн-отчетности и клиент-банки произвели настоящую революцию. Они сократили количество бумаги в работе, научили передавать документы в налоговую удаленно и в целом показали, что многие процедуры можно делать не вручную, а с помощью ПО.

В 2021 году цифровизация бухгалтерии — это уже больше чем просто юридически значимый электронный документооборот. Информационные технологии настолько шагнули вперед, что помимо онлайн-сервисов, сегодня существуют целые решения и системы, «заточенные» под задачи бухгалтерии. Они помогают на всех этапах — от подготовки и отправки электронной первички контрагентам до интеллектуальной обработки входящих документов.

Что такое цифровая бухгалтерия

Цифровая бухгалтерия — это набор программных продуктов, которые автоматизируют финансовые процессы:

• согласование и оплату счетов;
• отражение операций, проводок, формирование регистров;
• оформление авансовых отчетов;
• обмен с контрагентами;
• представление отчетности в контролирующие органы и другие.

У каждой компании свое представление насчет того, какое количество ИТ-решений и инструментов для автоматизации бухгалтерских процессов должно быть. Организации поменьше вполне могут обойтись стандартным пакетом 1С, сервисом ЭДО и еще парой-тройкой ПО. А вот на предприятиях покрупнее работают уже в целом инфопространстве, где за каждый пласт задач отвечает отдельное программное решение.

Теперь перейдем к конкретным рекомендациям, предлагаем вам 5 советов, как автоматизировать бухгалтерию.

5 советов, как автоматизировать бухгалтерию и получать удовольствие от работы

Совет 1. У вас должна появиться электронная бухгалтерия

Представить бухгалтерию без бумаг пока сложно, даже сейчас, в век цифровой трансформации. Но всё идет к тому, что бумажные счета, акты, накладные постепенно изживут себя, уступив место электронным аналогам. Законодательство всячески поддерживает эту инициативу. Уже сегодня многие документы (в первую очередь представляющие интерес для ФНС) разрешается создавать, отправлять и хранить в цифровом виде. Поэтому советуем перейти на электронную бухгалтерию и по возможности не дублировать документы на бумаге.

Сначала внутренний ЭДО, потом — внешний

Идеально, если в первую очередь компания автоматизирует внутренний документооборот. И не только учетный, но и, например, кадровый. Перевести в цифру можно заявления о приеме на работу, трудовые договоры, приказы и т.д. После того как «обкатаются» процессы внутреннего ЭДО, идеально приступать к автоматизации внешнего обмена с контрагентами.

Совет 2. Подключитесь к оператору электронного документооборота

Ежегодно организации тратят сотни тысяч рублей только на то, чтобы обмениваться бумажными документами с контрагентами. Чем больше последних, тем, как правило, выше статьи расходов на почтовые услуги и покупку бумаги, конвертов. Но если внутренние бухгалтерские процессы уже переведены в цифру, перейти на ЭДО с контрагентами будет гораздо проще. Достаточно подключиться к оператору электронного документооборота и выслать приглашение к обмену всем организациям, с которыми хочется наладить внешнее взаимодействие.

К чему приведет такой юридически значимый электронный документооборот в бухгалтерии? Только к выгодам. Во-первых, сотрудники будут тратить меньше времени на обработку входящих счетов, накладных, актов. А во-вторых, сама компания сократит расходы на почтовые услуги и закупку бумаги.

Совет 3. Автоматизируйте рутинные операции

В бухгалтерии любой компании есть работы, которые повторяются изо дня в день. Как правило, они отнимают немало времени и требуют пристального внимания. Однако как бы тщательно не выполнялись эти операции, от ошибок никто не застрахован. Чтобы рутина больше не докучала, нужно ее автоматизировать. Для этого в ряде систем ЭДО предусмотрена функциональность, позволяющая минимизировать участие человека в типовых процедурах.

Рассмотрим на примере автоматизации бухгалтерских процессов, связанных с подготовкой отчетности для налоговых проверок. Никому не хочется ходить по бумажному архиву и выискивать папки с документами за тот или иной период. А вот от такой функции, которая позволяет моментально находить в системе и выгружать отчетную документацию, никто бы не отказался.

Автоматизация рутинных операций не только разгружает бухгалтеров, но и снижает вероятность ошибок, которые могут стоить компании больших штрафов.

Совет 4. Цифровизируйте бухгалтерию с помощью искусственного интеллекта

Можно автоматизировать некоторые рутинные операции, внедрив специализированные ИТ-решения, или пойти еще дальше и воспользоваться искусственным интеллектом (ИИ). Например, доверить ИИ обработку входящих документов. Как это работает?

• Интеллектуальные сервисы распознают и распределяют все поступающие учетные документы по ответственным. При этом не важно, из какого канала они доставлены — с email, почты России, курьерской службы или сервиса обмена.
• ИИ-инструменты проверяют документы на наличие обязательных реквизитов, умеют сопоставлять номенклатуру, определять тип хозяйственной операции, выполнять проводки в учетной системе.

Совет 5. Позаботьтесь об электронном архиве

Через бухгалтерию ежедневно проходит большой поток документов. Весомая их часть остается в компании. Как хранить бумажные документы, вопросов не возникает. А что если в компании функционирует цифровая бухгалтерия? Существуют специальные решения для централизованного хранения формализованных и неформализованных электронных документов в единой системе. С их помощью можно оперативно найти нужный документ и в случае необходимости выгрузить его.

Советов по переходу на цифровую бухгалтерию не пять, а гораздо больше. Рекомендуем подходить к этой задаче комплексно и не зацикливаться на одном программном продукте. Тем более что ИТ-рынок предлагает массу вариантов, как автоматизировать популярные процессы и снизить нагрузку на специалистов.