Directum RX — лекарство от рутины
для Merz Pharma

Цели и задачи

Компания взаимодействует с большим количеством контрагентов. Используемая в Merz Pharma программа уже не справлялась с масштабом документооборота. Руководство решило перейти с действующей системы автоматического документооборота на Directum RX. Ключевыми факторами при выборе стали: гибкие инструменты настройки и отслеживание жизненного цикла объектов.

Команда внедрения поставила перед собой цели:

1. Перевести в «цифру» проверку контрагентов, работу с договорными и финансовыми документами, тендерную деятельность.
2. Выстроить прозрачные процессы для внутреннего и внешнего аудита.
3. Оптимизировать электронный документооборот, чтобы гарантировать целостность и актуальность оригиналов, контролировать их изменение.
4. Уменьшить количество рутинных операций.
5. Повысить скорость согласований, в том числе за счет использования мобильных приложений.

Решение задач

Цифровые процессы реализованы на базе платформы Directum RX.

Прозрачная работа с контрагентами

Благодаря цифровизации проверять благонадежность партнеров стало удобнее:

• когда досье поступают на согласование, система проверяет вложение обязательных документов: устав или бухгалтерскую отчетность и т.д согласно Политики компании;
• справка о рассмотрении контрагента с электронными подписями всех участников формируется автоматически;
• вся информация о виде и категории контрагента отображается в карточке — легко получить доступ к условиям контрактации, результатам текущей и планам следующих проверок;
• суммы контрактов рассчитываются автоматически с делением на тендерный и нетендерный тип — в системе можно настроить права доступа к этой информации.

Тендерный процесс

Цифровой тендерный процесс в Merz Pharma построен с учетом политики закупок компании. Участвовать в нем могут только проверенные поставщики. Все документы и историю взаимодействия Directum RX хранит в едином электронном архиве. Для руководства прозрачны и доступны все принятые решения по этапам:

• создание заявки на тендер;
• сбор предложений и сопровождающих документов от контрагентов;
• подведение итогов конкурсной процедуры;
• согласование в тендерном комитете.

В системе удобно работать не только руководству, но и менеджерам отдела закупок — в едином интерфейсе заявки собрана основная информация, показатели и документы. Находить информацию и готовить отчеты по инициаторам, сэкономленным средствам, победителям стало проще и быстрее.

Договорная работа

Чтобы договорные и связанные финансовые документы отвечали контрактной политике компании, система автоматически проверяет их:

• контролирует соответствие тендерному лимиту;
• сверяет итоги тендера и ранее созданные документы в разрезе календарных лет;
• сверяет соответствие статьи затрат выбранному поставщику, а вид договорного документа — контрагенту;
• проверяет состояние договора, к которому сформировано дополнительное соглашение.

Если документ не соответствует требованиям, система уведомляет сотрудника. Суммы, сроки и актуальность по закупкам контролируются автоматически.

Отчет по среднему сроку согласования помогает оптимизировать работу с договорами. Руководитель видит, на исполнение каких этапов уходит больше времени, и может оперативно принять меры.

Работа с финансовыми операциями

В системе оптимизировали процессы по созданию и согласованию документов на оплату. Это помогло оперативно оповещать сотрудников бухгалтерии о расхождениях:

• когда сумма, выставленная по договору, превышает лимит;
• если валюта платежа не соответствует указанной в ведущем документе.

Были цифровизированы рутинные операции — Directum RX автоматически ставит отметку об оплате и ее дате, а бухгалтерия может быстро выгрузить список счетов для расчета.

Результаты проекта

• Цифровизирована работа с договорными документами закупки и реализации;
• Выстроен процесс по тендерной политике — с момента формирования заявки до фиксирования итогов;
• Сокращено время на операции с финансовыми документами: счетами на оплату, реестрами платежей;
• Реализовано списание и получение образцов продукции: автоматическое формирование накладных упростило процесс для конечного потребителя;
• Оптимизировано премирование контрагентов: создание и согласование заявок на вознаграждение, создание актов в зависимости от вида;
• Запущен механизм по согласованию новых контрагентов и проверке информации о текущих;
• Разработано 8 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов и 5 новых модулей для комфортной работы пользователей.

Александр Зимин, руководитель проекта внедрения компании Merz Pharma:

Исполнитель