Отлаженные бизнес-процессы «Тулпар Техник» – результат внедрения DIRECTUM

IT-специалисты авиационно-технической компании самостоятельно внедрили и адаптировали систему под специфические требования предприятия. Среди основных эффектов внедрения сокращение потока бумажных документов и повышение производительности.

ООО «Тулпар Техник» создано на базе авиационно-технической базы авиакомпании «Тулпар Эйр». Основной вид деятельности компании – техническое обслуживание и ремонт воздушных судов. «Тулпар Техник» – это динамично развивающееся предприятие с системой управления на принципах TQM (Total Quality Management). Компания является авторизованным сервисным центром Bombardier Aerospace для коммерческих воздушных судов на территории РФ и СНГ и предоставляет услуги по наземному обслуживанию ВС всех типов в международном аэропорту «Казань».

Введение в компании системы менеджмента качества требовало грамотной организации работы с документами. Это обстоятельство послужило основной причиной для внедрения СЭД. Кроме того, с помощью ECM-системы руководство планировало повысить уровень исполнительской дисциплины.

Свой выбор «Тулпар Техник» сделал в пользу системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Решающим фактором при принятии решения стали преимущества платформы DIRECTUM, благодаря которой возможно настраивать систему под конкретные цели компании без привлечения сторонних разработчиков. Легкая адаптация системы и удаленная поддержка специалистов компании позволили сотрудникам «Тулпар Техник» внедрить СЭД своими силами.

При внедрении решались задачи по переводу работы с документами в электронный вид и автоматизации всего комплекса процессов, связанных с канцелярией, организационно-распорядительной документацией и договорной работой. В результате были полностью автоматизированы следующие процессы предприятия:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• вынесение и рассылка резолюций по ответственным сотрудникам;
• рассылка приказов по основной деятельности и распоряжений;
• согласование проектов документов;
• хранение электронных документов в единой базе данных;
• регистрация и согласование договоров;
• согласование заявок на закупки.

«Специфика деятельности нашей организации требует отлаженного процесса ведения логистики, поэтому для нас было важно оптимизировать его. Согласование заявок на закупки реализовано в DIRECTUM в виде типовых маршрутов и приложенных шаблонов. Используемый механизм позволил ускорить согласование заявок и оптимизировать работу сотрудников в этом направлении», – отмечает директор департамента информационных технологий Фанис Мирсаитов.

В системе работают все сотрудники компании, что оказывает существенное положительное влияние на уровень исполнительской дисциплины. Перевод документов в электронный вид и их хранение в единой базе значительно упростило поиск корпоративной информации и поддержание ее в актуальном состоянии. А благодаря веб-клиенту сотрудники могут обращаться к системе в онлайн-режиме.

Внедрение DIRECTUM в «Тулпар Техник» принесло положительный эффект: ускорился документооборот предприятия, сократился поток документов на бумажных носителях, и повысилась эффективность ведения деловых процессов.

В ближайшее время компания планирует обновить систему до версии 5.0. С целью развития системы менеджмента качества обсуждается интеграция DIRECTUM с BPM-системами. Также руководство рассматривает возможность тиражирования системы на другие предприятия группы компаний «Тулпар».