Directum в ООО «Газпром трансгаз Чайковский» — более 15 лет стабильной работы и развития
2 780
пользователей системы Directum
9
автоматизированных топ-менеджеров
60%
пользователей имеют электронную подпись
Цели и задачи проекта
Внедрение системы Directum началось в 2008 году с процессов в Управлении материально-технического снабжения и комплектации (УМТСиК).
На старте проекта стояли классические задачи — ускорение документооборота, повышение доступности информации и удобство работы с входящими и исходящими документами.
Также нужно было реализовать специфичные для холдинга требования:
- Обеспечить контроль местонахождения документов и доведение их до адресатов в срок.
- Организовать удобное взаимодействие с подразделениями и работу над общими документами.
- Упростить формирование и отслеживание выданных поручений.
Первичное внедрение
Первыми и самыми активными пользователями Directum стали делопроизводители и секретари. Система позволила им упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов.
В процессе опытной эксплуатации были отработаны основные схемы движения документов. Работа с докладными и служебными записками, а также согласование приказов и распоряжений были полностью переведены в цифровой вид. Электронная подпись, которую широко стали использовать в компании, придала доверие электронным документам.
Сотрудники Аппарата управления получили оперативный доступ к документам за счет того, что все поступающие на предприятие документы сканируются и отправляются в работу в системе. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии.
Поскольку документооборот предприятия достаточно велик, бывали случаи утери важных документов. С вводом в эксплуатацию системы Directum исключена потеря информации, сокращено время на поиск документов и гарантировано отслеживание местонахождения экземпляров.
Для вовлечения как можно большего числа сотрудников к работе в системе отдел кадров стал рассылать заявки на обучение и повышение квалификации через Directum, и это, несомненно, дало положительный результат. Кроме того, первое лицо компании, генеральный директор, также начал регулярно работать в системе, что существенно подстегнуло остальных сотрудников к использованию электронного документооборота. Благодаря постоянному оперативному контролю работ со стороны высшего руководства, резко сократился срыв сроков исполнения поручений.
Тиражирование системы
По результатам внедрения в УМТСиК руководство предприятия приняло решение о распространении системы Directum на всю структуру ООО «Газпром трансгаз Чайковский». На этапе тиражирования охвачены сквозные процессы — проходящие между несколькими филиалами:
- согласование служебных записок;
- согласование договорных документов;
- работа с заявками в инженерно-технический центр;
- согласование заявок на спецтехнику и авиатранспорт;
- оформление и согласование заявок в службу автоматизации, информатизации и телекоммуникации.
За счет интеграции с ERP-системой по договорным процессам автоматически создаются записи для отслеживания исполнения обязательств. Особенно важна в бизнес-процессах компании интеграция для согласования договоров, заключаемых на конкурсной основе (тендер, запрос котировок). Сроки согласования существенно сократились, а сам процесс стал максимально прозрачным и простым благодаря проработанной маршрутизации.
Тиражирование Directum завершилось в 2011 году. Тогда в системе стали одновременно работать порядка 1100 пользователей. При этом количество зарегистрированных пользователей превысило 2200.
Развитие и сегодняшний день системы
«В условиях жесточайшей конкуренции на рынке энергоносителей, необходимо в разы повысить внутреннюю эффективность — научиться максимально эффективно использовать все имеющиеся у нас ресурсы и выстроить систему непрерывных улучшений всех направлений своей деятельности».
В 2021 году встал вопрос о полном переходе на импортозамещенное ПО, а для этого необходимо было перенести все цифровые бизнес-процессы из Directum 5 в новую импортонезависимую версию платформы Directum RX.
Команда внедрения использовала шаблонное решение для дочерних обществ ПАО «Газпром». Система совместима с отечественными и свободно распространяемыми ПО, в частности, бизнес-процессы компании сейчас полностью переведены на серверы под управлением ОС АльтЛинукс с СУБД PostgreSQL.
В рамках проекта специалисты Directum:
- организовали миграцию исторических данных из Directum 5 в Directum RX и синхронизировали информацию об организации, подразделениях, должностях, сотрудниках;
- реализовали дополнительные вычисляемые роли пользователей, чтобы быстрее и точнее запускать процессы согласования;
- спроектировали регистрацию и рассмотрение входящих и исходящих писем, вынесение резолюций, работу со служебными записками, контроль исполнения приказов и распоряжений, а также разработали отчет по исполнительской дисциплине.
Проект продолжается. В планах компании обновление до новой версии Directum RX, в которой шире функциональность. Например, можно удобнее выбирать адресатов задач, возвращать документ на доработку инициатору при рассмотрении. Также запланировано повышение отказоустойчивости системы.
ООО «Газпром трансгаз Чайковский» транспортирует газ по 15 магистральным газопроводам в центральную часть России и за рубеж. В составе Общества 18 филиалов и более 8 тыс. сотрудников.
Directum — российская ИТ-компания, разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. ИТ-решения Directum отвечают требованиям импортонезависимости, обладают богатыми функциональными возможностями, подходят для стабильной работы десятков тысяч пользователей, отличаются надежностью и гибкостью.
Остались вопросы? Напишите нам
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
