АО «Л’ОРЕАЛЬ» выстраивает взаимодействие с контрагентами с помощью Directum

Цели и задачи проекта

Договорные отношения с поставщиками, обмен первичными учетными документами, а также согласование и подписание каждого полученного в SAP комплекта документов проходили в бумажном виде. Информация по заключенному договору и бухгалтерской проводке заносилась в учетную систему вручную, информация по заведению новых поставщиков архивировалась только в бумажном виде.

Возникали ошибки, документы терялись, работа замедлялась. Чтобы оптимизировать взаимодействие с контрагентами и упростить обработку потоков бумажных и электронных документов, руководство компании приняло решение внедрить систему Directum.

Перед специалистами компании Directum стояли цели автоматизировать ряд трудоемких процессов:

• Заведение новых и изменение существующих сведений поставщиков с передачей информации в систему SAP. Получение обновлённых данных о поставщиках из SAP в Directum.
• Согласование договорных документов с последующей отправкой поставщикам как через системы обмена электронными документами, так и в некоторых случаях в бумажном виде.
• Обработка входящих первичных учетных документов (ПУД), поступивших от поставщиков в бумажном и электронном виде.
• Подписание документов квалифицированной усиленной электронной подписью через систему Directum.
• Создание единого электронного архива всех документов по каждому поставщику, включая документы, подписанные как в электронном, так и в бумажном виде.

Также в рамках проекта требовалось минимизировать ручные операции, организовать работу с архивом документов с возможностью гибкой выдачи прав доступа, обеспечить интеграцию системы Directum с SAP и с Контур Диадок.

Бизнес-процессы

1. Ведение и корректировка базы поставщиков

Для сотрудников АО «Л’ОРЕАЛЬ» и контрагентов была трудоемкой подготовка бумажного запроса на создание или изменение сведений о поставщике в учетной системе. Коммуникации длились от нескольких дней до недель. Благодаря системе Directum время на оформление запроса сократилось до 2,5 минут и процесс полностью переведен в электронный вид:

• При создании запроса исключается вероятность ошибок: система контролирует корректность заполнения полей и наличие документов, обязательных для контрагента указанной организационно-правовой формы.
• Актуальность ключевых данных о поставщиках автоматически отслеживается через сервис «Контур.Фокус» (КПП, юридический адрес), и в случае их изменения инициируется процесс обновления данных как в Directum, так и в SAP.
• Данные не требуется дублировать вручную: информация о новых поставщиках переносится из Directum в учетную систему автоматически, а из SAP в Directum мигрированы исторические данные о более 100 000 банков со всего мира и нескольких тысяч действующих поставщиков.
• Поставщики предоставляют скан-копии документов, которые отсутствуют в официальных источниках (например, банковская справка) и при необходимости заполняют информацию в шаблонах АО «Л’ОРЕАЛЬ».

2. Работа с договорными документами

Договоры создаются в системе Directum из разработанных Л’Ореаль актуальных шаблонов, а нестандартный поток документов проходит маршруты согласующих лиц, встроена в согласование работа по валютному контролю. Контрактная политика соблюдается, для каждой категории договора настроен соответствующий перечень подписантов. После согласования договора с поставщиком в системе Directum, он автоматически становится доступен в SAP.

Сотрудники могут легко найти информацию об истории договорных отношений с контрагентом, появился удобный архив. Благодаря возможностям миграции данных тысячи документов перенесены из предыдущей системы архивирования сканов договоров в Directum, где они объединены с новыми документами и структурированы по каждому поставщику.

Появилась возможность работы с договорами полностью в электронном виде: документы подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются поставщику через системы обмена электронными документами.

3. Работа с входящими электронными первичными учетными документами

Чтобы поставщики, работающие в системах электронного обмена документами, могли отправлять в адрес АО «Л’ОРЕАЛЬ» первичную учетную документацию (ПУД), был автоматизирован внутренний процесс обработки таких документов.

Поставщик отправляет через сервис Диадок пакет ПУД. По каждому универсальному передаточному документу в системе Directum автоматически создается задача ответственному за получение товара или услуги, далее документ по предопределённому маршруту направляется финансовому контролеру, бухгалтеру, подписанту, а затем снова бухгалтеру для проводки в SAP.

В пилотном проекте приняли участие 15 крупных поставщиков, теперь решение масштабировано и на электронный обмен переведено более 200 контрагентов.

4. Интеллектуальная обработка бумажных входящих документов

Автоматизирована работа с входящими документами, которые поставщики отправляют в бумажном виде.

Все ПУД попадают в бухгалтерию и сканируются. После обработки документов интеллектуальными сервисами Directum Ario в системе автоматически создаются и заполняются карточки этих документов, которые затем направляются на согласование, обработку и валидацию. Данные для проводки передаются в систему SAP. Версии при повторном сканировании автоматически заменяются на подписанные и передаются на хранение в финансовый архив Directum.

5. Оповещение о новых задачах

Ответственные за получение услуг или товаров, финансовые контролеры, подписанты, специалист валютного контроля, финансовые директора, юристы уведомляются по электронной почте о заданиях, полученных в системе Directum.

Итоги проекта в цифрах

Проект уникален тем, что в АО «Л’ОРЕАЛЬ» удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками первичных учетных документов — бумажным и электронным, а также оптимизировать взаимодействие с контрагентами. Компания частично отказалась от бумаг и перешла на новый уровень культуры работы с документами и поставщиками.

Использование интеллектуальных инструментов для распознавания и классификации документов, а также извлечения и верификации данных помогло ускорить работу с первичной учетной документацией по поставкам. Всё это происходило при максимальной вовлеченности бизнес-заказчиков и сотрудников компании.

• 55000 документов в год;
• 220 комплектов документов в день проходит интеллектуальную обработку;
• более 300 пользователей;
• 1 процесс с полным отказом от бумаги;
• 250 крупных поставщиков обмениваются ПУД в электронном виде;
• 80% договорных документов с поставщиками подписываются КЭП.

Планы по развитию проекта

Компания уже сейчас планирует:

• перевести ряд внутренних процессов в Directum;
• автоматизировать процесс создания и валидации доверенностей;
• синхронизовать валидацию документов в Directum с проведением поступления товара в SAP.