Directum Ario обрабатывает финансовые документы в АО «Теплоэнерго»

Цели и задачи проекта

В «Теплоэнерго» поступает большой объем первичных учетных документов (ПУД) от потребителей и контрагентов. При этом 90% ПУД приходит на бумаге.

Чтобы перейти на налоговый мониторинг, компании потребовалось к 1 января 2022 г. создать электронный финансовый архив (ЭФА) и оцифровать первичные документы за 2021 г. Обработка ПУД с помощью искусственного интеллекта позволила ускорить эти процессы и уложиться в заданные сроки.

В качестве решения выбрали интеллектуальные сервисы Directum Ario по целому ряду причин:

• знакомая система: сотрудники уже имеют положительный опыт работы с Directum. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2013 г., сегодня систему используют 700 сотрудников;
• совместимость системы с любыми классами ПО и возможность интеграции с 1С:ERP;
• поддержка работы как со структурированными, так и неструктурированными документами;
• высокая результативность извлечения и распознавания данных на аналогичных проектах.

Внедрением системы занимались специалисты «Центра внедрения документооборота», партнера компании Directum.

Реализация

Как AI-механизмы ускорили работу с ПУД

Для автоматизации наполнения электронного финансового архива компания «Теплоэнерго» использует несколько решений Directum: «Финансовый архив», «Служба ввода документов», коннектор к СБИС и сервисы Ario, которые в автоматическом режиме обрабатывают потоки документов.

До внедрения интеллектуальных сервисов ответственным лицам приходилось подписывать и согласовывать ПУД от контрагентов на бумаге. Затем документы передавали в бухгалтерию для отражения в учете и далее — на хранение в бумажный финансовый архив.

На каждой из стадий ПУД обрастали бумажными копиями, для контроля их перемещения сотрудникам приходилось вести реестры передачи оригиналов.

После включения в процесс Directum Ario ручной работы с бумагами стало в несколько раз меньше. Сканы документов направляются на выделенный сетевой ресурс и адрес электронной почты. Затем служба ввода формирует поток документов на обработку и передает его сервисам Ario.

Все шаги работы сервисов (распознавание, классификация, извлечение содержимого) происходят автоматически, рабочее время сотрудников эти процессы не отнимают. Ответственному исполнителю остается верифицировать полученные данные.

После заполнения карточки первичного учета документ помещается в электронный финансовый архив.

Команда проекта настроила сервисы интеллектуальной обработки для документов:

• товарная накладная;
• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• УПД;
• форма КС-2;
• акт выполненных работ.

Интеллектуальные механизмы извлекают и передают в карточку документа ключевые реквизиты: дату и номер договора, контрагент, ИНН, сумму, НДС и другие данные. При обработке комплектов система может взаимодополнять недостающие реквизиты из разных документов.

Задание на верификацию, которое получает ответственный исполнитель. В окне вложения — первичный документ и комментарий, на что пользователю нужно обратить внимание

Карточка документа с предзаполненными реквизитами — значениями, которые извлекла система

100%-ная полнота извлечения и точность классификации реквизитов унифицированного документа — счет-фактуры

Результаты

Интеллектуальное распознавание: результаты и планы

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario показали в «Теплоэнерго» высокое качество распознавания информации. Полнота извлечения данных составила 87%, а точность классификации документов — 95%.

В планах — масштабировать функциональность AI-механизмов и ЭФА на дополнительные виды документов, а также интегрировать Directum Ario с другими учетными системами и сервисами. В начале 2022 года компания уже подключилась к налоговому мониторингу — с полностью цифровым интеллектуальным финансовым архивом.

Работа с первичными документами стала проще и дешевле

В результате внедрения финансового архива и интеллектуальных сервисов Ario:

1. Сократилось время на подготовку и прохождение налоговых и внутренних проверок. Вместо 1-2 дней поиска в бумажном архиве и получения копии документов процесс занимает 1-3 минуты — столько нужно, чтобы найти скан-копии в электронном архиве.
2. Бухгалтерия избавилась от части однообразной работы. У квалифицированных специалистов появилось больше времени для выполнения аналитических задач.
3. В 3 раза снизились затраты на бумагу, картриджи, содержание места для хранения бумажного архива.

В результате внедрения мы получили многократное сокращение времени на подготовку и прохождение налоговых проверок. Все сотрудники бухгалтерии имеют быстрый доступ к любой первичной документации, что освобождает до 20% времени квалифицированного персонала.

Механизмы Directum обеспечивают прозрачность всех стадий обработки ПУД и исключают лишние ручные операции. В финансовом архиве мы получаем юридически значимый электронный документ. Для формализованных документов — это XML-файл с сертификатами ЭП, подлинность которых можно проверить в любой момент.

Светлана Ханова начальник отдела разработки и сопровождения информационных систем АО «Теплоэнерго»