Платформа Учи.ру:
электронное управление расходами на базе системы Directum RX

Цели и задачи проекта

«Учи.ру» — крупнейшая в России интерактивная образовательная онлайн-платформа. Компания придерживается современных подходов как в обучении, так и в организации собственной работы. Поэтому финансовая служба «Учи.ру» поставила задачу — перевести в цифровой вид полный цикл управления расходами.

Ранее этот процесс выполнялся по итогам завершенного календарного месяца. За основу брали счета, сформированные вручную. Руководство не получало оперативные данные о фактических расходах в разрезе статей и владельцев лимитов финансирования.

Реализация

На базе системы Directum RX решили разработать отдельный модуль «Бюджетирование». Автоматизацию создания платежных поручений в 1С:Бухгалтерия настроили через API. В модуле можно управлять статьями расходов и размерами лимитов, формировать планы на предстоящие периоды и оперативно вносить изменения в текущие бюджеты. Все эти функции доступны только пользователю с ролью «Администратор бюджетов». Рядовые сотрудники редактировать план не могут. В карточку «Бюджет» автоматически подтягиваются имя и вид документа, табличная часть — код, статья расходов, владелец лимита, лимит на месяц — мгновенно заполнятся при нажатии на кнопку «Сформировать план».

Обложка модуля «Бюджетирование» Directum RX

Формирование бюджета на месяц

У всех ответственных за согласование входящих счетов всегда под рукой точные данные — какую сумму необходимо оплатить и не превышен ли лимит. Если остатка нет, то пользователь увидит специальное уведомление.

Бухгалтеры прямо в Directum RX выполняют задание на оплату, автоматически формируя платежные поручения в учетной системе.

Уведомление о превышении лимита

Автоматическое создание платежного поручения из входящего счета

Результаты

1. Управление расходами полностью переведено в электронный вид: от планирования бюджета до проведения платежей.
2. Повысилась эффективность работы по финансовым показателям:
   • плановые назначения лимитов доводятся до владельцев подразделений перед началом очередного календарного месяца;
   • остаток свободных средств оперативно обновляется по мере согласования входящих счетов в Directum RX.
3. Всего в системе работает 150 пользователей. За счет цифровизации процессов минимизирован человеческий фактор.
4. Ускорилась работа по формированию бюджета, проверке наличия лимитов и созданию платежных поручений.