Что такое ОЦО, и зачем крупному бизнесу его создавать

ОЦО расшифровывается как общий центр обслуживания. Это сервисная структура предприятия, которая специализируется на выполнении регулярно повторяющихся задач, например, бухгалтерских, кадровых, телемаркетинговых, ИТ. Создание ОЦО дает компаниям ощутимые выгоды — сокращаются операционные затраты, повышается качество и скорость выполнения дублирующихся процессов.

Кто придумал общие центры обслуживания?

Идея пришла с Запада. В 1980-е годы в США открылся один из первых ОЦО в мире, но так как уровень технологий в то время был невысок, бизнесу было сложно настроить коммуникацию с удаленной структурой. Поэтому особой популярности идея создания таких центров тогда не достигла. Расцвет пришелся на 2000-е. В этот период в России и появились первые общие центры обслуживания. Разумеется, позволить их себе смогли крупные распределенные компании госсектора, в их числе «Росатом», РЖД, «Роснефть», «Сбербанк». Дальше подтянулись и коммерческие предприятия: «Северсталь», ЕВРАЗ, «Норникель», СИБУР, МТС и другие.

Сегодня в России насчитывается порядка 1000 ОЦО. Большинство находятся в европейской части страны: в городах Нижний Новгород, Ярославль, Воронеж, Казань. На востоке лидеры по количеству центров обслуживания — Екатеринбург, Челябинск, Новосибирск, Красноярск. Вынесение сервисных подразделений в регионы объясняется более дешевой рабочей силой.

ОЦО и ЕЦО: есть разница?

Разницы нет. Общий центр обслуживания и единый центр обслуживания – это одно и то же. Также в ходу название ЦЕС – центр единого сервиса.

Плюсы создания ОЦО

1. Сокращаются расходы. По статистике консалтинговых агентств, выделение отдельного центра обслуживания помогает компании ежегодно экономить до 15% на операционных расходах.
2. Повышается производительность. Рутины операций становится меньше, поэтому продуктивность персонала растет.
3. Взаимодействие между бизнес-заказчиками и исполнителями становится прозрачным. Так как головная компания и сервисное подразделение работают на единой платформе, услуги оказываются по принципу одного окна. Информация передается в полном объеме, без потерь.

 

«В каких ситуациях я бы порекомендовал бизнесу выделить общий центр обслуживания? Назову три наиболее распространенные.

Во-первых, когда в компании много дочерних территориально распределенных подразделений, в которые поступает большое количество бумажных документов. Содержать в каждой „дочке“ своего бухгалтера невыгодно. Плюс перед бизнесом часто стоит задача по организации единого архива документов.

Вторая ситуация — вынесение кадровых функций в отдельное сервисное подразделение. Это особенно оценят большие корпорации, в которых существуют единые требования и стандарты к подбору сотрудников, или, например, компании с высокой текучестью кадровых ресурсов.

В-третьих, организация ОЦО выручает при обслуживании массивной ИТ-инфраструктуры предприятия: выделенные специалисты будут поддерживать и развивать корпоративные системы, порталы, сервисы для обращения сотрудников в бизнес-подразделения».

Евгений Кузнецов, руководитель проектов развития бизнеса в компании Directum

Бухгалтерские и кадровые ОЦО

В России подавляющее число общих центров обслуживания специализируются на бухгалтерских операциях. Эти задачи в общей массе стандартизированы, поэтому их проще передать на сопровождение.

Задачи, которые выполняют бухгалтерские центры обслуживания:

• обработка первичных учетных документов, в том числе с использованием интеллектуальных инструментов (распознавание, классификация, автозаполнение реквизитов проходят без участия человека);
• подготовка налоговой отчетности и взаимодействие с контролирующими органами;
• расчеты с контрагентами, контроль возврата закрывающих документов;
• формирование авансовых отчетов и др.

Важный инструмент для ОЦО — возможность построения аналитики, которая может потребоваться в различных разрезах: от количества поступающих документов до количества задач на 1 сотрудника ОЦО. В системе уже есть преднастроенные виджеты как для руководителей — с возможностью просмотра аналитики по подразделению/отделу, так и для сотрудника по его задачам и заданиям:

Для компаний с численностью 1000+ сотрудников выгодно создавать кадровые ОЦО и полностью передавать им такие функции, как:

• кадровое делопроизводство;
• формирование и контроль оплачиваемых отпусков;
• организация командировок;
• подготовка и согласование авансовых отчетов и др.

Компании, которые используют общие центры обслуживания

На базе системы Directum построена работа ОЦО в ряде крупных холдингов. Так, в нефтесервисной компании «Миррико» организован финансовый архив документов. Обработка, согласование и подписание ПУД протекают здесь в едином информационном пространстве. Интересен и кейс «Сибантрацит»: для обработки комплектов входящих первичных документов ОЦО использует интеллектуальные механизмы Directum Ario.

По статистике последних нескольких лет, количество ОЦО в России непрерывно растет, а их цифровизация продолжается высокими темпами. И такая тенденция, по мнению экспертов Directum, не собирает сдавать позиции.