Современный кадровый документооборот на базе Directum в компании Mediascope

Цели и задачи

Компания Mediascope пользуется системой Directum с 2017 года — тогда было настроено согласование счетов и договоров. В 2021 году через интеграцию с сервисами ЭДО в системе организовали юридически значимый документооборот с контрагентами.

Пандемия, переход на удаленный формат работы и наем сотрудников из разных городов вывели на первый план необходимость оптимизировать кадровые процессы.

Руководство компании инициировало программу «Mediascope 2.0», предусматривающую модернизацию бизнес-процессов и формата работы. Требовалось цифровизировать кадровый документооборот таким образом, чтобы исключить из процессов бумагу и снять с сотрудников необходимость посещать офис для подписания документов.

Подрядчиком на проекте выступила компания TANAiS, бизнес-партнер Directum.

Решение задач

В первую очередь в электронный вид перевели документы, связанные с оформлением отпусков. Затем — документы об изменении должностей, окладов, выплате премий и общие для всех сотрудников (например, правила трудового распорядка).

Оформление отпусков

При использовании электронного подписания невозможно оформить документ задним числом. Также законодательство обязывает соблюдать определенные сроки, например, выплачивать отпускные до начала отдыха сотрудника, поэтому в процесс было заложено время на подписание. Различные оповещения участников процесса (по почте и SMS) помогают оформить все документы вовремя — уложиться в сроки, предписанные законодательством.

В компании Mediascope сотрудник может быть одновременно оформлен в нескольких организациях. Поэтому система отслеживает совместительство, и при создании заявления на отпуск автоматически генерируются аналогичные документы в других организациях, где числится сотрудник.

Подписание документов электронной подписью

Специалисты, представляющие работодателя, используют усиленные квалифицированные подписи, рядовым сотрудникам выдаются неквалифицированные подписи.

В системе предусмотрена возможность выгрузки документа и ЭП, чтобы проверить факт подписания работодателем через публичные сервисы (например, портал Госуслуг).

Долговременное хранение

Для реализации возможности долговременного юридически значимого хранения каждый документ сразу преобразовывается в формат PDF/A из DOCX. PDF/A — это версия формата PDF, которую Международная организация по стандартизации рекомендует использовать для долговременного архивирования электронных документов.

Информационная безопасность

Для чувствительной к раскрытию информации (к примеру, данных о зарплате) используется особое шифрование, которое делает документ максимально защищенным и доступным только для узкого круга лиц.

При создании такого документа генерируется ключ симметричного шифрования, который в свою очередь шифруется открытыми ключами всех, кто должен иметь доступ. Это позволяет править содержимое документа без перешифрования общего ключа и изменять состав тех, кто может иметь доступ, без перешифрования самого документа.

Результаты и планы

Переход на КЭДО закреплен во внутренних регламентах компании Mediascope.

Изменения в кадровых процессах затронули всех специалистов компании — более 500 человек, каждый из которых решает повседневные задачи в системе Directum, а также в мобильных приложениях Directum Solo и Directum Jazz на планшетах и смартфонах.

В результате проекта:

• сотрудники оформляют и подписывают кадровые документы без визита в офис;
• сократились трудозатраты НR-специалистов;
• снизились риски штрафов по кадровому документообороту.

В планах у группы компаний Mediascope — выстроить долговременный архив документов.

Исполнитель

TANAiS — сертифицированный партнер Directum, 24 года на рынке. Компания является интегратором передовых российских информационных технологий, экспертом в сфере автоматизации и консалтинга ИТ-решений, внедрения и сопровождения. Специализируется на автоматизации бизнеса, системной интеграции и интернет-решениях.