Удаленное трудоустройство — экспертное мнение Directum

Сегодня поиск кандидатов не ограничивается пределами города или страны. Однако дистанционный прием на работу остается сложным и неудобным. Пересылка документов занимает много времени, тратятся деньги на услуги курьерских служб, а подтверждение личности кандидата держится на честном слове.

377-ФЗ, принятый в 2021 году, закрепил возможность ведения КЭДО — кадрового электронного документооборота — и разрешил работодателям при приеме новых работников получать от них документы в цифровом формате.

Обо всех нюансах онлайн-трудоустройства мы поговорили с евангелистом HRM-направления Directum Гузелью Муллахметовой.

Прием на работу онлайн — основы

— Какие изменения внес в  порядок трудоустройства 377-ФЗ?

— Закон закрепляет КЭДО и разрешает работодателям переводить кадровые документы в цифровой вид за исключением нескольких видов. Если говорить в контексте нашей темы, статья 22.2 устанавливает, что необходимые документы — а это паспорт, трудовая книжка, свидетельство об образовании, ИНН, СНИЛС и ряд справок — можно предоставить в электронном виде. Также доступна опция ознакомления будущего сотрудника с локальными нормативными актами компании в новом формате. Таким образом, создана основа для дистанционного приема новичков на работу

В цифру уже переведен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС), а на смену бумажной пришла электронная трудовая книжка. В то же время некоторые документы, в том числе паспорт, военный билет, пока традиционно существуют только на бумаге.

— В таком случае подойдут ли для предоставления при трудоустройстве сканированные копии этих документов?

— Это отличный вопрос. Чтобы придать легитимность электронному документу, требуется ЭП (электронная подпись).

Но ключевое, на мой взгляд, обозначено в ст.22.2 закона — документы предъявляются в электронной форме, «согласованной с работодателем». Значит, последний может принимать в том числе и скан-копии. Этот подход полностью безопасен, так как в последующем данные из скан-копий дополнительно проверяются при процедуре идентификации.

— А для нового работника это безопасно — направлять документы, содержащие персональные данные, онлайн?

— Если процесс организован в контуре специализированной системы — да. Обычно для пересылки используется e-mail. В этом случае почтовый сервер становится третьей неконтролируемой стороной, и на конфиденциальность передачи информации никак нельзя повлиять.

Для должного уровня безопасности работодателю нужно соблюсти определенные условия. Система, в которой происходит обмен, должна соответствовать ФЗ-152 «О персональных данных» и его подзаконным актам. Частные сведения должны передаваться по защищенным каналам связи — особенно некоторые типы информации, например, о состоянии здоровья. При этом важно согласие кандидата на обработку своих ПД.

Ключевое об удаленном трудоустройстве

— Каким образом подписывается трудовое соглашение, заключаемое онлайн?

— Сотрудник заверяет договор с помощью усиленной подписи. В КЭДО она генерируется внутри системы. Работодатель для заверения использует УКЭП — чтобы получить ее, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр.

ЭП формируется при помощи криптографического преобразования и позволяет определить подписанта, а также защитить документ от дальнейших изменений.

Как сегодня может выглядеть прием на работу онлайн?

К системе, в которой происходит онлайн-трудоустройство, предъявляется ряд требований, помимо безопасности:

1. Удобный мобильный доступ для кандидатов.
2. Инструменты удаленного подтверждения личности, закрепленные законом.
3. Интеграция с учетными системами для формирования и передачи комплекта документов.
4. Подписание с помощью ЭП.
5. Интеграция с ATS-системами для передачи данных будущего работника.

— Верно ли утверждение о том, что для участия в процедуре удаленного трудоустройства у человека должен быть подтвержденный профиль на Госуслугах

— Чаще всего да.

Для того чтобы проверка прошла через этот канал, у человека действительно должен быть подтвержденный профиль на Госуслугах.

Есть и другие способы, но ими потенциально сможет воспользоваться меньшее количество человек. Это идентификация через базу биометрических данных заграничных паспортов (необходим загранпаспорт нового образца) либо с помощью УКЭП (усиленная квалифицированная ЭП), но в этом случае у кандидата она уже должна быть.

Еще один вариант на перспективу — использовать интеграцию с Цифровым профилем гражданина. Это сервис, который собирает и хранит всю информацию о человеке из государственных систем. Можно предположить, что его использование сократит время на получение сведений о новом работнике, их верификацию и занесение в систему. Но сегодня подключение к Цифровому профилю возможно только в рамках эксперимента, его использование для целей КЭДО не предусмотрено. К тому же это технически сложный и дорогостоящий процесс.

— Как-то еще нужно подготовить компанию к дистанционному приему сотрудников и в целом к КЭДО?

— Должна быть создана нормативная база: разработаны и утверждены регламенты для организации КЭДО согласно ТК РФ. Соблюден порядок ввода нового формата документооборота в организации.

Стоит уделить внимание процессам и пересмотреть их с учетом участия дистанционщиков.

Также важно — специалистам HR придется освоить новые навыки и инструменты: разобраться в вопросах идентификации, принципах и порядке работы с ЭП, нюансах онлайн оформления сотрудников.

Трудоустройство: онлайн VS офлайн

— Какие выгоды дает удаленное трудоустройство, помимо прямой экономии на почтовых и курьерских услугах? Есть ли точки улучшения, над которыми еще стоит поработать?

— Во-первых, это прозрачность процессов — при массовом приеме она критически важна. Кадровому специалисту сложно вручную контролировать этапы трудоустройства новичка. Система КЭДО сама отслеживает прогресс по каждому человеку и запускает необходимые действия.

Во-вторых, дистанционный прием практически исключает неточности при обработке данных. В бумажном кадровом делопроизводстве специалист просматривает нескончаемый поток однотипной информации и неизбежно допускает ошибки, которые затем попадают во все документы, в том числе в трудовой договор. В цифровом мире все сведения собирает система, а погрешности устраняются на этапе идентификации гражданина и верификации данных.

Третий аспект — скорость. Больше нет необходимости тратить 15-40 минут на занесение данных о новичке в систему — решения для КЭДО сделают это за несколько минут.

Работодателю не нужно ждать, пока вернется подписанный работником экземпляр трудового договора. Раньше это могло тянуться очень надолго, и контролировать процесс было невозможно. Цифровой формат ликвидирует проблему.

Не требуется отдельно для каждого нового сотрудника готовить пакет документов — всё это происходит в системе в соответствии с конкретной категорией должности.

Четвертый аспект — безопасность. Подсмотреть персональные данные в бумажных кадровых документах проще, чем в электронных. В КЭДО вопросы конфиденциальности контролируются через назначение прав доступа.

Кроме того, новый формат высвобождает ресурсы кадровиков — они могут заниматься более творческой работой вместо трудоемких однообразных ручных операций.

Точкой улучшения я бы назвала связку с Госуслугами. Сотруднику для прохождения идентификации нужна подтвержденная учетная запись на Едином портале, и от этого нюанса сейчас зависит вся процедура онлайн-трудоустройства.