Правительство Удмуртии внедряет интеллектуальные сервисы Directum для обработки входящей корреспонденции

С помощью интеллектуальных сервисов Directum в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики планируют в 4 раза ускорить работу с входящей корреспонденцией.

Цифровизация внутренних процессов в Удмуртской Республике началась более 10 лет назад. В основу инфраструктуры заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр.

Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции.

Предпосылки внедрения интеллектуальных сервисов

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 000 писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут:

• 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК);
• еще 6 минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции.

Далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Цель и задачи проекта

Основная цель – сократить трудозатраты делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит сконцентрироваться на других задачах. 

Цель достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса:

• проверке входящих писем на дубли;
• заполнению реквизитов и регистрации РКК;
• формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК;
• определению ответственного исполнителя.

В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов.

Как выглядит процесс с подключением Directum Ario

Механизмы искусственного интеллекта могут участвовать сразу в нескольких этапах обработки корреспонденции:

• заполнять реквизиты РКК входящих писем;
• заполнять шаблон проекта поручения;
• определять исполнителя по входящему письму;
• проверять на дубли входящие письма.

После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненную РКК и отправить на рассмотрение руководителю. Шаблон текста проекта поручения при этом сформируется автоматически.

Процесс обработки входящего письма с применением Directum Ario

Показатели эффективности

• 80% – корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
• 91% – корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения;
• 67% – корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.

В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации. 

Продукты Directum являются полностью российской разработкой и внесены в реестр отечественного ПО (записи № 4499 от 16.04.2018, № 12822 от 14.02.2022). Интеллектуальная система Directum Ario соответствует требованиям российского законодательства и может беспрепятственно использоваться как в госорганах и компаниях с госучастием, так и в любых других организациях на территории РФ, в том числе в рамках программы импортозамещения.