Directum RX в ТФОМС Свердловской области: импортозамещение в сжатые сроки

Предпосылки проекта

Сотрудники ТФОМС СО работают с большим объемом документов, в том числе поступающих от различных органов власти и организаций, а также граждан. Долгое время документооборот вели в классической системе электронного документооборота (СЭД), но постепенно она перестала устраивать пользователей:

• работа с государственными контрактами проходила на бумаге, что замедляло и затрудняло делопроизводство, а также хранение и поиск документов;
• регистрация документов проводилась вручную — сотрудники преобразовывали их в PDF-формат при помощи стороннего программного обеспечения (ПО), добавляли регистрационный штамп, маршруты согласования и ознакомления также формировали вручную;
• за год в ТФОМС СО проводится более 700 совещаний — ранее их организовывали в классическом формате вне СЭД, документация заносилась отдельно;
• для каждого подписанта требовалось индивидуально внедрять в систему электронную подпись;
• обучение новых сотрудников работе в СЭД проходило медленно и недостаточно эффективно.

 

Всё это утяжеляло без того сложное делопроизводство, затрудняло работу с поручениями по документам. ТФОМС СО требовался более гибкий и масштабируемый инструмент с широкой функциональностью. Выбор сделали в пользу Directum RX — интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами.

Основные цели и задачи внедрения:

• перевести бизнес-процессы в Directum RX;
• настроить удобный обмен данными между дирекцией и филиалами;
• в короткие сроки запустить систему в опытно-промышленную эксплуатацию.

Решение

Работы поделили между заказчиком и исполнителем — компанией «СТАРКОВ Групп», бизнес-партнером Directum. Администраторов со стороны ТФОМС предварительно обучили работе в Directum RX, особое внимание уделили процессам цифрового делопроизводства.

В Directum RX перевели работу с корреспонденцией и договорами, организацию совещаний — формирование повестки, итоговых протоколов, инициацию поручений на их основе.

Для удобного управления проектами использовали agile-доски, визуальный инструмент системы Directum Projects: контролировали ход работ, результаты и оперативно получали информацию по завершенным этапам.

Другие запросы заказчика потребовали некоторых модификаций. Так, например, для корректной работы с документами, содержащими персональные данные (конфиденциальными документами), в карточку добавлены дополнительные поля, содержащие гиперссылки на файл, расположенный в закрытом сегменте.

Подписание документов ЭП

Если в «прошлой» СЭД использование электронных подписей было ограничено — модули для подписания закупались опционально только для высшего руководства и требовали услуг по внедрению, Directum RX позволяет использовать электронные подписи для неограниченного количества подписантов — руководителей разного уровня.

Автоматическая регистрация документов

Чтобы уменьшить нагрузку на специалистов, настроили автоматическую регистрацию документов и специальный сценарий, который создает PDF-версию и добавляет в нее регистрационные данные и «отрисовку» штампа электронной подписи. Этот сценарий уже используется во многих других регламентах. Больше не нужно конвертировать документ вручную в PDF и генерировать штампы в стороннем ПО.

В результате оптимизации процессов регистрации документов появилась возможность ввести этап нормоконтроля всех исходящих писем — проверки правильности оформления документов. Если раньше в случае обнаружения ошибок приходилось заново запускать проект на подписание, то сейчас недостатки оформления устраняются до подписания документов. Таким образом, ТФОМС СО в разы повысил качество оформления исходящей документации.

Регистратор по подписанту

В ТФОМС СО место регистрации документа зависит от того, где работает подписант — в дирекции или филиале.

Чтобы «переезд» организации в Directum RX прошел комфортно и оперативно, логику процесса оставили без существенных изменений. Новый справочник «Регистратор по подписанту» и одноименная вычисляемая роль закрепили конкретных регистраторов за подписантом. Всего было выдано 73 права подписи необходимым сотрудникам.

Вычисление руководителя по иерархии

Чтобы при согласовании документов корректно определялся маршрут, в системе настроили автоматическое определение руководителей в зависимости от типа подразделения инициатора. Для этого разработали новую роль руководителя по иерархии и дополнительный реквизит — «Тип подразделения».

Миграция документов

В Directum RX перенесен массив документов «старой» СЭД на базе Microsoft Sharepoint, причем юридически значимых — с электронными подписями, за период с 2014 по май 2022 года. Для таких документов создана специальная архивная карточка, права доступа определяются администраторами системы.

Гибкое управление

Благодаря методологии и решению «Agile-доски» сотрудники тратят меньше времени на организацию своей работы: проверяют статус задач в пару кликов, быстрее приступают к выполнению новых поручений и общаются, не переключаясь между интерфейсами.

На следующем этапе проекта в ТФОМС СО собираются внедрять новые решения: масштабная интеграция с сервисом ЭДО, развитие использования модулей «Совещания», «Проекты», расширение количества пользователей мобильного приложения Directum Solo, использование службы потокового ввода документов Directum Capture Service (DCS).