Directum RX в Астраханской области:
новый уровень цифровизации ведомства

Предыстория

С 2008 года исполнительные органы государственной власти (ИОГВ) и Правительство Астраханской области полноценно работают в системе Directum. В 2012 году проект цифровизации внутренних процессов охватил структурные подразделения органов местного самоуправления в регионе. Работу чиновников перевели на безбумажные технологии, что значительно улучшило показатели исполнительской дисциплины и сократило срок согласования документов. На том же этапе были внедрены инструменты для анализа документов, их дальнейшего хранения и организации доступа к имеющейся архивной информации.

Дальнейшее развитие

В 2021 году в ведомстве приняли решение перейти на Directum RX — импортонезависимую систему нового поколения с улучшенной эргономикой и встроенными интеллектуальными сервисами. Требовалось упростить и ускорить работу внутреннего документооборота, усовершенствовать взаимодействие государственных органов с гражданами, а также улучшить процесс обмена корреспонденцией через МЭДО.

Подрядчиком на проекте выступил партнер Directum, компания «Интеллектика Консалтинг»

Цели и задачи проекта

В Directum RX планировалось выстроить процессы так, чтобы:

• оптимизировать создание, обработку, согласование и рассылку документов в электронном виде с сохранением удобства и прозрачности;
• отказаться от двойной регистрации поручений в электронном виде, контролировать их исполнение, автоматически отправлять периодические задания;
• сократить действия администратора системы при смене должностной роли или увольнении сотрудников;
• обрабатывать обращения от граждан и организаций, в том числе в интернет-приемной с автоматическим заполнением карточки документа по соответствующей форме;
• регистрировать и согласовывать правовые и нормативно-правовые акты с автоматической выгрузкой данных на портал npa.astrobl.ru;
• интегрироваться с МЭДО и ССТУ.

Решение

Ключевой момент при работе с государственными структурами — строгое соблюдение правил и норм, установленных на законодательном уровне. При разработке модуля по правовым актам и дальнейшей модификации документооборота в целом учитывались Федеральные законы и ГОСТы.

Не менее важное требование при переходе на Directum RX — это сохранение регламентов ключевых бизнес-процессов для удобства и быстрой адаптации пользователей, которые уже привыкли к работе в Directum.

Внутренний электронный документооборот

Правительство Астраханской области включает около 40 ведомств. Чтобы оптимизировать внутренний обмен корреспонденцией, большая часть документов была переведена в цифровой формат. Благодаря объединению этапов ознакомления с документом и его регистрации удалось избавиться от однотипных задач при отправке исходящих и получении входящих документов.

Из карточки исходящего письма в один клик можно стартовать задачу делопроизводителю подведомственного учреждения на регистрацию входящего документа. Делопроизводитель получит задачу с уже вложенной и заполненной карточкой входящего письма. Ему останется лишь проверить заполненные поля и связи с приложениями и, при необходимости, дополнить данные. Регистрация пройдет по соответствующей кнопке.

Если роль делопроизводителя ИОГВ не настроена или способ доставки указан для внешнего корреспондента, то система предупредит об ошибке при формировании листа рассылки.

Работа с правовыми актами

Нормативно-правовые и правовые акты теперь хранятся, учитываются и обрабатываются в единой системе. Задание на ознакомление и регистрацию документа отправляется по одному клику из заполненного списка рассылки, за счет чего ускорился процесс ознакомления сотрудников с этими документами.

Ответственный за правовой акт самостоятельно создает, согласовывает и подписывает его. Далее документ передается делопроизводителю на занесение в систему, регистрацию и рассылку по заинтересованным лицам.

Для внутреннего документооборота предусмотрен способ доставки — СЭД, который значительно уменьшает объем действий делопроизводителя и сокращает рутинные операции. В этом случае список адресатов сформируется по вычисляемому перечню ответственных сотрудников в подведомственном учреждении. Задача на ознакомление с документом отправится им автоматически.

Благодаря интеграции с МЭДО правовые акты можно отправлять на ознакомление внешним корреспондентам, указав соответствующий способ доставки в списке рассылки.

Периодические поручения

Снизить трудоемкость по подготовке задач удалось благодаря формированию периодических поручений. В системе можно запланировать задачи, которые будут регулярно повторяться (например, каждый месяц, квартал, год). Периодическое поручение достаточно настроить один раз, и исполнитель будет получать задание автоматически за указанный промежуток времени. С помощью таких поручений легче контролировать ход их выполнения, а также своевременно готовить повторяющиеся ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно документы согласно регламенту ИОГВ.

Вся информация по задачам на исполнение поручений отображается на вкладке «Журнал». Записи обновляются автоматически в фоновом режиме.

Новый реквизит «Должностная роль»

Освободить делопроизводителя от лишних манипуляций и сократить действия администратора системы при смене сотрудника удалось с помощью введения дополнительного атрибута «Должностная роль». Инструмент позволяет выставлять задачи, указывая должность исполнителя без ссылки на конкретную фамилию. При смене сотрудника происходит обновление должностной роли. Исполнитель в задачах автоматически актуализируется.

Администратору не нужно исправлять все справочники и задачи, в которых задействован предыдущий сотрудник. После несложных манипуляций администратора все периодические поручения будут приходить на исполнителя согласно новой должностной роли. Ее можно также использовать при заполнении полей в задачах:

• на исполнение поручений;
• на ознакомление;
• на согласование по регламенту;
• на рассмотрение;
• на подготовку проекта резолюции.

А также в настройках периодических поручений и в блоках схем согласования.

Взаимодействие с гражданами

В модуле «Обращения граждан» были добавлены новые справочники «События» и «Решения», которые отражают предшествующие мероприятия и принятые решения по конкретному обращению соответственно.

В карточке обращения гражданина появились новые поля:

• текст обращения;
• событие;
• уведомление о перенаправлении;
• решение;
• дата ответа;
• фактическая дата завершения;
• дата дополнительного контроля.

Для обращений, поступающих через интернет-приемную Правительства Астраханской области, разработаны черновики, в которые записывается информация с сайта. Ответственный за обработку проверяет текст обращения и приложенные документы на корректность (например, убирает нецензурную лексику в черновике), после чего формирует чистовой вариант обращения гражданина по шаблону. Далее документ в один клик преобразовывается в полноценную карточку обращения с предварительно заполненными полями. Права доступа к карточкам и поступающим заданиям разграничены в разрезе ИОГВ. Задача на регистрацию такого обращения формируется автоматически.

Также появилась возможность перенаправить обращение в другое ведомство, которое компетентно в решении конкретного вопроса. При этом формируется связь с изначальным обращением.

На исполнение каждого вида обращения задаются определенные сроки, которые автоматически указываются в сформированном поручении.

Результаты

Перевод исполнительных органов государственной власти Астраханской области на Directum RX облегчил работу ключевых пользователей за счет цифровизации многих бизнес-процессов:

1. Ускорилась доставка документов корреспондентам благодаря интеграции с  интернет-приемной Правительства Астраханской области, МЭДО, ССТУ и  интернет-сайтом «Реестр распорядительных документов».
2. Упрощена обработка обращений граждан, в том числе из интернет-приемной с помощью автоматического заполнения карточки.
3. Уменьшилась трудоемкость на выставление задач за счет формирования периодических поручений.
4. Стандартизированы шаблоны исходящих писем по утвержденным бланкам для всех ведомств.

Мобильное решение Directum Solo предоставило возможность должностным лицам работать по гибкому графику без привязки к рабочему месту. Они могут оперативно подключаться к срочным вопросам и не задерживать срок рассмотрения документов.

Текущие работы и планы по развитию проекта

В 2022 году выполнены работы по поддержке и развитию системы:

• переход на импортозамещенную среду — операционную систему Astra Linux SE 1.7 «Воронеж»;
• обновление версии Directum RX с 3.6 на 4.4 с учетом текущей функциональности и новых возможностей;
• подключение к мобильному решению Directum Solo всех руководителей ИОГВ;
• перевод интеграции с сайтом интернет-приемной на формат обмена данных по протоколу Odata;
• интеграция с платформой обратной связи (ПОС. Витрина данных).

Следующие в очереди на внедрение решения «Совещания», «Долговременный архив» и  «Agile-доски», а также настройка механизмов интеллектуальной обработки документов. Систему планируется тиражировать на органы местного самоуправления и подведомственные учреждения.

Исполнитель